Hvordan jobbe med QuickBooks 2018 journaloppføringer

QuickBooks gjør det enkelt for deg – en regnskapsfører – å registrere journalposter. Hvis du har brukt tid på å jobbe med QuickBooks, vet du kanskje at de fleste journaloppføringene som blir registrert i QuickBooks-datafilen, registreres automatisk. Hvis noen skriver en sjekk, for eksempel, registrerer QuickBooks journalposten for det. Når noen oppretter en faktura igjen, registrerer QuickBooks journalposten for det.

I noen tilfeller må imidlertid noen - sannsynligvis du - registrere en journalpost for å få en transaksjon inn i QuickBooks-datafilen. Du bruker journalposter til for eksempel å registrere avskrivninger, påløpe forpliktelser og for å registrere avhending av eiendeler.

Registrere en journalpost

For å registrere en journalpost, velg Firma → Lag generelle journalposter. QuickBooks viser vinduet Lag generelle journaloppføringer, som vist.

Vinduet Lag generelle journaloppføringer.

Du kan sannsynligvis finne ut hvordan du bruker vinduet Lag generelle journaloppføringer selv. Du legger inn den generelle journalføringsdatoen i Dato-boksen. Du bruker Entry No.-boksen til å nummerere journalposter eller tildele dem en meningsfull kode. Etter at du har oppgitt denne grunnleggende informasjonen, bruker du kolonnene i vinduet Lag generelle journaloppføringer til å registrere journalposten. Du trenger ikke at jeg forteller deg at hovedbokkontonummeret eller -navnet går i Konto-kolonnen, debetbeløpet i Debet-kolonnen og kredittbeløpet i Kreditt-kolonnen. Du kan imidlertid finne det nyttig å bli påminnet om at du kan bruke Memo-kolonnen til å skrive inn en beskrivelse av debet eller kreditt; du kan bruke Navn-kolonnen for å identifisere kunden, leverandøren, ansatt eller annet navn knyttet til kreditten eller debet; du kan bruke Fakturerbar-kolonnen for å indikere at debet eller kreditt skal være oppført som et beløp som skal faktureres den navngitte kunden; og du kan bruke Klasse-kolonnen (hvis du har slått på klassesporing) for å klassifisere debet eller kreditt.

Du bør aldri sette et navn i den første raden i journalposten. Hvis du gjør det, vil det navnet bli knyttet til hver linje i den journalposten når du viser rapporter i QuickBooks, selv om navnet bare gjelder den første linjen.

Hvis du ønsker å knytte navn til linjer i en journalpost, er en måte å gjøre dette rent på å la den første linjen i journalposten stå tom, slik at ingen uønskede oppføringer utilsiktet blir knyttet til rapporter.

Reversere en journalpost

For å reversere en journalpost, vis først vinduet Lag generelle journaloppføringer ved å velge kommandoen Firma → Lag generelle journaloppføringer. QuickBooks viser vinduet Lag generelle journaloppføringer. Bruk knappene Forrige og Neste for å bla gjennom generelle journaloppføringer som du allerede har lagt inn. Fant du oppføringen? God.

En oppdatering av årets versjon betyr nå at alle generelle journalposter kan reverseres på samme måte: Når du finner journalposten du vil reversere, klikker du på Reverser-knappen. (Reverseringsknappen vises langs den øverste kanten av hovedfanen i vinduet Lag generelle journaloppføringer.) QuickBooks reverserer den generelle journaloppføringen ved å legge inn en transaksjon i neste regnskapsmåned med debet og kreditering snudd.

Avmerkingsboksen Justering av oppføring, tilgjengelig i vinduet Lag generelle journaloppføringer i enkelte versjoner av QuickBooks, indikerer at journalposten er en spesiell oppføring som er gjort i etterkant av regnskapsføreren. Du kan skrive ut en rapport med bare de spesielle «justeringsoppføringene».

Redigering av journaloppføringer

Vanligvis vil du ikke lure og endre journaloppføringene senere. Hvis du imidlertid føler behov for å gjøre endringer, tilbyr QuickBooks en Rediger-meny med kommandoer som du kan bruke til nettopp dette formålet. For det første leverer QuickBooks en Slett generell journal-kommando som du kan bruke til å slette journaloppføringen som vises i vinduet Lag generelle journaloppføringer. QuickBooks leverer også en Void General Journal-kommando som du kan bruke til å annullere den generelle journaloppføringen som vises i vinduet. Vanligvis - og igjen, du vet allerede dette - vil du ikke slette generelle journaloppføringer. I stedet vil du annullere dem. Nok sagt.