Hvordan jobbe i en QuickBooks Online-kundes selskap

Du jobber i en kundes QuickBooks Online (QBO)-selskap på omtrent samme måte som kunden din gjør. I denne artikkelen fokuserer vi på måter du enkelt kan navigere i en kundes selskap, søke etter og gjennomgå transaksjoner og kommunisere med kunder.

Enkel navigering i kundens selskap

For det meste er navigering med mus opplagt med et klikk her og et klikk der. Men du kan bruke noen få ikke-så-opplagte triks for å navigere enkelt, inkludert noen hurtigtaster. Noen vanlige navigasjonsteknikker er spesifikke for Chrome.

Bruke hurtigtaster

Gjemt i QBO-selskaper er tastatursnarveier som du kanskje vil bruke. Vi viser dem her i figuren, og du kan også finne dem på dette juksearket .

For å se disse snarveiene i QBO, sammen med gjeldende klient QBO Company ID, trykk og hold Ctrl+Alt og trykk deretter skråstrek-tasten (/). Mac-brukere, bruk Ctrl+Alternativ her og i neste avsnitt. Hvis du trykker Ctrl+Alt+/ uten å åpne et klient-QBO-selskap, er firma-ID-en du ser din egen.

Tastatursnarveier du kan bruke mens du jobber i et QBO-kundeselskap

For å bruke noen av disse snarveiene, trykk og hold Ctrl+Alt og trykk deretter den aktuelle tasten for å utføre den tilhørende handlingen. For å åpne fakturavinduet, trykk for eksempel Ctrl+Alt+I.

Åpne flere vinduer

Mange ganger ønsker regnskapsførere å jobbe med flere vinduer, og du kan gjøre det i QBO. Innenfor samme QBO-selskap kan du duplisere en nettleserfane ved å bruke kommandoen Nytt vindu på Accountant Tools-menyen på QuickBooks Online Accountant (QBOA)-verktøylinjen (se følgende figur).

Bruk kommandoen Nytt vindu mens du jobber i et QBO-selskap for å duplisere vinduet du ser på.

Hvis du bruker Chrome, kan du også duplisere en nettleserfane ved å høyreklikke på fanen og velge Dupliser eller, hvis du er en tastaturperson, trykk Alt+D etterfulgt av Alt+Enter (det vil være det samme som å holde inne ned Alt-tasten og trykk D etterfulgt av å trykke Enter). I Firefox kan du duplisere en nettleserfane ved å klikke i adressefeltet og trykke Alt+Enter.

Når du klikker på Nytt vindu-kommandoen, åpner QBO en ny nettleserfane og viser den samme informasjonen som vises i den opprinnelige nettleserfanen. Men fra det tidspunktet kan du vise forskjellig informasjon for det samme selskapet i hver nettleserfane. Og hvis du jobber i Chrome på flere skjermer, kan du dele fanene på forskjellige skjermer. Dra fanen du vil plassere på en annen skjerm nedover, og den deler seg bort fra nettleseren. Du kan umiddelbart dra den til en annen skjerm, eller du kan slippe museknappen, i så fall vises en ny forekomst av Chrome. Du kan deretter dra en av forekomstene til en annen skjerm.

Den samme teknikken fungerer i Firefox; dra en Firefox-fane nedover og slipp museknappen. Fanen deles bort og vises i en andre forekomst av Firefox. Du kan deretter dra en av forekomstene til en annen skjerm.

Hvis du er en fan av "delt skjerm", kan du bruke en Windows-snarvei for å vise to faner side ved side. Følg disse trinnene i enten Chrome eller Firefox:

Det er ingen kort, enkel måte å vise to vinduer vertikalt oppå hverandre. Du må endre størrelsen på vinduene manuelt og plassere dem der du vil ha dem.

Dupliser en nettleserfane ved å bruke en teknikk som allerede er beskrevet.

Dra gjeldende fane ned. Nettleseren viser fanen du dro i sitt eget nettleservindu.

Trykk og hold Windows-tasten (den som vises mellom venstre Ctrl- og venstre Alt-tast på tastaturet) og trykk på en piltast:

• Trykk på venstre piltast for å feste det aktive vinduet til venstre side av skjermen.
• Trykk på høyre piltast for å feste det aktive vinduet til høyre side av skjermen.

Klikk på det andre tilgjengelige vinduet for å gjøre det til det aktive vinduet og gjenta trinn 3.

I den følgende figuren viste vi balansen (til venstre) og opprettet deretter et andre nettleservindu der vi gikk ned for å vise transaksjonene på brukskontoen. Deretter festet vi de to vinduene side ved side på skjermen.

To vinduer festet side ved side

Du kan klikke på menyknappen i ett av eller begge vinduene for å skjule navigasjonslinjen (gi mer skjermeiendom til dataene, som vi gjorde i figuren).

Når du er ferdig med å jobbe i to vinduer, lukker du bare det ene og maksimerer det andre.

Jobber i to selskaper samtidig

Anta at du er ferdig med å jobbe med én klient og ønsker å åpne en annen klient. Du kan klikke på Gå til QuickBooks-knappen på QBOA-verktøylinjen og velge en ny klient. Eller du kan klikke på Accountant-knappen øverst til venstre i QBOA-grensesnittet for å vise klientsiden på nytt og deretter klikke på QuickBooks-ikonet til venstre for firmanavnet du nå vil åpne. Uansett, QBOA viser informasjonen for den nylig valgte klienten.

Det bringer opp spørsmålet, "Hvordan jobber jeg i to forskjellige selskaper samtidig?" Vel, du kan åpne en annen nettleser, logge på QBOA og åpne et andre QBO-klientselskap. Hvis du for eksempel jobber i Chrome, kan du åpne Windows Edge, Firefox, Safari eller en annen nettleser med samme QBOA-påloggingsinformasjon. Du kan deretter åpne to forskjellige selskaper, slik vi gjorde med Chrome og Microsoft Edge i denne figuren.

For å jobbe i to selskaper samtidig, kan du bruke to nettlesere.

Hvis du jobber i Chrome, kan du også dra nytte av Chrome-brukere og åpne Chrome som en annen bruker. Du ville ha to forekomster av Chrome som kjører samtidig.

Tilgjengelige transaksjonstyper

Du kan se de tilgjengelige transaksjonene ved å åpne et klient-QBO-selskap og deretter klikke på Ny-menyen. Denne figuren viser New-menyen åpen.

Transaksjonene du kan opprette mens du jobber i et QBO-selskap

Tilgjengelige transaksjoner er organisert på menyen etter typen personer de gjelder. Og Opprett-menyen inneholder en "Annet"-kategori for transaksjoner som ikke gjelder bestemte typer mennesker - som bankinnskudd.

Hvis du bare vil se noen få vanlig brukte transaksjoner, klikker du på Vis mindre-koblingen nederst på Ny-menyen. Koblingen endres til Vis mer-koblingen slik at du kan vise alle typer transaksjoner på nytt.

Hvordan søke etter transaksjoner

Oftere enn ikke vil du søke etter transaksjoner i et QBO-kundeselskap i stedet for å opprette dem. Du kan søke etter transaksjoner ved å bruke søkeboksen på QBOA-verktøylinjen øverst i klient-QBO-selskapsvinduet (se følgende figur). Når du klikker i søkeboksen, viser QBO en liste over nylige transaksjoner, og muligens en hoppe til-liste over oppgaver, kontakter, rapporter og kontoer.

Søkeboksen lar deg søke i QBO fra topp til bunn, noe som betyr at et søkeord kan gjøre det mulig for deg å opprette transaksjoner, få tilgang til kontaktoppføringer, se rapporter og få tilgang til kontoer.

Skriv inn en setning du vil bruke som søkefilter, eller klikk på Avansert søk nederst i søkelisten.

Hvis du ser det du vil ha, klikk for å åpne det aktuelle vinduet. Hvis du ikke ser det du vil ha, klikker du Avansert søk i nedre høyre hjørne av menyen, og QBO viser søkesiden.

Angi kriterier for et mer spesifikt definert søk.

Du kan begrense søket til en bestemt transaksjonstype, velge å søke etter en av flere typer data, og angi om søket skal inneholde, ikke inneholde, være lik eller ikke være lik søkekriteriene.

Fra et hvilket som helst transaksjonsvindu kan du se nylige transaksjoner av den typen ved å klikke på knappen som vises i transaksjonens tittellinje, rett til venstre for navnet på transaksjonstypen. Knappebildet ser litt ut som en klokke.

Lag klientnotater

Du og teammedlemmene dine kan bruke notatfunksjonen i QBOA for å dokumentere all slags informasjon om noen av kundene dine. For hvert notat tildeler QBOA automatisk tidspunktet notatet ble opprettet og teammedlemmet som opprettet notatet. Teammedlemmer som har tilgang til klienten kan se og redigere denne klientens notater. Og du kan "feste" notater for å gjøre dem enkle å finne. Du kan tenke på QBOAs Notes-funksjon som en måte å lage elektroniske klistrelapper på.

For å lage et notat, vis QBOA-hjemmesiden din (du kan klikke på QB Accountant-symbolet i øvre venstre hjørne av QBOA-grensesnittet) og klikk deretter på Klienter i navigasjonslinjen. I klientlisten klikker du på navnet på klienten du vil lage et notat for (ikke QB-symbolet, men klientens navn). QBOA viser siden vist her.

Siden der du oppretter et klientnotat.

Skriv inn notatet og klikk Lagre. Etter at du har lagret et notat, kan du feste det. flytt musepekeren over notatet (pekeren vises som en hånd) og alternativer for notatet vises i nedre høyre hjørne:

• Klikk på knappenålen for å feste notatet.
• Klikk på blyantknappen for å redigere notatet.
• Klikk på søppelbøtteknappen for å slette notatet.

Kommuniser med en klient

Kommunikasjon er viktig i alle samfunnslag, inkludert mellom en klient og en regnskapsfører. Du kan bruke verktøy i QBO og QBOA for å kommunisere med kundene dine som har QBO-abonnement.

Hvis du foretrekker det, kan du hoppe over å bruke QBO og QBOA for å kommunisere og bare bruke e-post.

Du kan for eksempel bruke Client Requests til å be om at kunden din for eksempel sender deg en kontoutskrift. Slike meldinger som du sender fra QBOA vises på My Accountant-siden til kundens QBO-selskap. Følg disse trinnene:

Fra QBOA klikker du på Arbeid i navigasjonsruten.

Klikk på Opprett klientforespørsel. QBOA viser Client Request-panelet på høyre side av skjermen.

Skriv inn et navn for forespørselen. Tenk på dette som emnelinjen for en e-postmelding.

Velg en klient. Kun kunder med QBO-abonnement vises i listen.

Oppgi forfallsdato for forespørselen.

Du kan eventuelt fylle ut resten av feltene på forespørselsskjemaet, inkludert å legge til dokumenter du vil sende til klienten din.

Du kan eventuelt velge avmerkingsboksen Varsle klient for å sende en QBOA-generert e-post til klienten og varsle ham om forespørselen.

Klikk Publiser til kundens QuickBooks.

Bruk dette panelet til å kommunisere med en QBO-klient på en generell måte.

Hvis du valgte Varsle klient i trinn 7, viser QBOA en forhåndsvisning av meldingen du skal sende til klienten din. Etter at du har gjennomgått den, klikker du på Publiser og send e-post.

En forhåndsvisning av en klientforespørselsmelding

Når klienten din åpner QBO-selskapet sitt, kan han klikke på Min regnskapsfører i navigasjonsruten for å se meldingen og svare på den.

En kundeforespørsel i en kundes QBO-selskap

For å svare på meldingen ved hjelp av QBO, klikker klienten på meldingen på Min regnskapsfører-siden for å vise et panel som det som vises, hvor klienten kan skrive en melding og legge ved nødvendige dokumenter.

Panelet klienten bruker for å svare på en klientforespørsel du har generert

Dokumenter kan ikke være større enn 30 MB.

Når du mottar et dokument fra en klient, kan du hente det i QBOA. Klikk på Klienter fra navigasjonsruten, og klikk på navnet på klienten i klientlisten. QBOA åpner kundens detaljside, der du klikker på fanen Delte dokumenter som vises.

Siden Delte dokumenter i et klient-QBO-selskap etter at en regnskapsfører mottar en klients dokumenter

Derfra kan du laste ned dokumentet eller klikke på lenken i Forespørselskolonnen for å se/oppdatere den opprinnelige forespørselen. Eventuelle endringer du gjør vises på fanen Arbeid.