Hvordan implementere et enkelt ABC-system i QuickBooks

Alt du gjør for å implementere et enkelt aktivitetsbasert kostnadssystem (ABC) i QuickBooks er det du gjør akkurat nå. Med andre ord, bare fortsett å spore driftsutgiftene dine ved å bruke en god, anstendig kontoplan. Det er 90 prosent av kampen.

Du må også ta vare på bare én eller to mindre, ekstra gjenstander. Først slår du på QuickBooks Class Tracking-funksjonen. Klassesporing lar deg kategorisere inntekts- og utgiftstransaksjoner som faller ikke bare inn i inntekts- og utgiftskontoer, men også i bestemte klasser.

For det andre, når du registrerer en utgift, identifiserer du også klassen som utgiften faller inn i. Ved å bruke klasser som samsvarer med aktivitetene dine - vel, du kan se at det er alt som skal til, ikke sant?

Du kan gjøre ABC veldig komplisert. Videre, hvis du går ut og ansetter en ekstern konsulent – ​​noen som ønsker å belaste deg tusenvis eller til og med titusenvis av dollar for å sette opp et av disse systemene – kan du ende opp med noe som er veldig, veldig kraftig og veldig, veldig komplisert.

Når det er sagt, trenger imidlertid ikke ABC-systemer å være så kompliserte, spesielt hvis du bare vil ha bedre fordeling av overheadkostnadene i stedet for et system for å se på kostnadsdriverne eller aktivitetene som utgjør de faste kostnadene. ABC kan være ganske enkelt. Dette gjelder spesielt i et lite eller mellomstort firma. Faktisk kan du sannsynligvis implementere et godt, førsteklasses ABC-system ved å ta følgende fire trinn:

Se på overheadkostnadene dine.

Bekreft at du har nok overhead til å bekymre deg for. Hvis du er i en bedrift med store fettmarginer og svært lave overhead, er det ikke sikkert at ABC gir noen mening for deg. Den inkrementelle verdien du oppnår ved å fordele overhead mer presist, kan ganske enkelt være en manifestasjon av en tvangsmessig personlighetsforstyrrelse i stedet for god regnskapsføring.

Identifiser de store overheadkostnadene.

Du må gjøre dette hvis du bestemmer deg for å tildele noen eller en haug av overhead via en ABC-tilnærming. Ikke bruk tid på å prøve å fordele noen øre-ante beløp (med mindre de er enkle å fordele som kan gjøres samtidig med det større prosjektet).

Gå for den største smellen du kan få for pengene. Lag et ABC-system som tildeler, med en minimal innsats, en stor del av overhead. Ikke bli for pedantisk.

Identifiser hovedaktivitetene som bruker opp overheadkostnadene.

I det enkle eksemplet med den imaginære pølsebodvirksomheten har du bare én enkelt aktivitet: å betjene en kunde. Du kommer garantert til å ha flere aktiviteter enn det. Du trenger imidlertid ikke lage en liste med 80 aktiviteter.

Identifiser de store aktivitetene som gjør at du kan fordele overhead. Jo færre aktiviteter du kan bruke til å gjøre dette, jo enklere blir regnskapet ditt. Finn en håndfull aktiviteter som lar deg fordele overhead til produktlinjer på en rettferdig og nøyaktig måte. Det er det store bildet.

Spor aktivitetene til produkter ved å bruke passende tiltak.

Etter at du har identifisert de håndfulle aktivitetene som lar deg koble faste utgifter til produkter, må du passe på å bruke passende tiltak – også kjent som en kostnadsdriver – for å knytte de faste utgiftene til produktlinjene eller tjenestelinjene.

I eksemplet med pølsebod-virksomheten trengte ikke én fast kostnad - husleie - en kostnadsdriver. Rekvisitakostnaden trengte heller ikke en kostnadsdriver fordi du var i stand til å fordele kostnadene gjennom enkel observasjon.

Lønnsutgiftene krevde en mer sofistikert læreboktilnærming til tildeling. For å fordele lønnsutgiften opprettet du en aktivitet som heter å betjene kunden, og deretter fordelte du aktivitetens kostnad basert på antall trinn som hver produktlinje krevde.

Et ABC-system er et verktøy du kan bruke til å administrere overheadkostnadene dine og lønnsomheten til produktene eller tjenestene du selger. I praksis ønsker du å fokusere på de store faste kostnadene, og til syvende og sist er alt du virkelig ønsker et ABC-system som produserer nyttige tall – tall som hjelper deg å tenke på virksomheten din mer tydelig og kreativt.