Hvordan håndtere QuickBooks 2012 pre-setup jitters

Etter at du har installert QuickBooks 2012, kjører du en veiviser på skjermen for å sette opp QuickBooks for firmaets regnskap. Smart, denne veiviseren på skjermen kalles QuickBooks-oppsettet.

Forbereder for QuickBooks 2012-oppsett

Når du kjører QuickBooks-oppsettet, gir du ganske mye informasjon til QuickBooks. Som en praktisk sak krever oppsettet og oppryddingen etter oppsett at du har følgende:

• Nøyaktige regnskaper fra datoen for konvertering til QuickBooks

• Detaljert oversikt over leverandørgjeld, kundefordringer, inventar og anleggsmidler

• En komplett eller nesten fullstendig liste over ansatte, kunder, leverandører og varelager (hvis du kjøper og selger varelager)

Du vil samle alle disse tingene før du starter QuickBooks-oppsettet fordi (avhengig av hvordan du setter opp QuickBooks) kan du bli spurt om disse tingene som en del av oppsettet. Ikke prøv å suse rundt og se etter et bestemt datastykke mens du kjører oppsettet; samle inn disse dataene på forhånd. Stable deretter alt nødvendig papirarbeid på skrivebordet ved siden av datamaskinen.

Du kommer til å ta flere regnskapsavgjørelser mens du går gjennom QuickBooks-oppsettet. Du kan for eksempel bli bedt om å bestemme om du vil bruke et kreditorsystem. Du kan velge å bruke oppsettet til å fortelle QuickBooks om du vil sende månedlige kontoutskrifter til kundene.

Du kan også bli spurt om du vil utarbeide estimater for kunder. Og du kan også bli spurt om du vil bruke klasser for å spore inntekt og forbruk ytterligere.

Generelt, når du blir spurt om noen av regnskapsspørsmålene, kan du ganske enkelt godta standardsvaret. Du er imidlertid pålagt ved lov å være konsekvent i regnskapet ditt for skatteformål. Hvis du vil endre regnskapet ditt - teknisk kalt en endring av regnskapsmetode av Internal Revenue Service - må du be om tillatelse til å gjøre endringen fra IRS.

Vær oppmerksom: IRS insisterer på at du er konsekvent i regnskapet ditt. Hvis du har behandlet bestemte inntekter eller utgifter på en bestemt måte, sier skattemyndighetene: "Hei, du, du må fortsette å behandle dem på den måten med mindre du får tillatelse fra oss til å endre."

En siste merknad: Du bør ha selvangivelsen fra i fjor tilgjengelig fordi den gir informasjon du trenger for å kjøre QuickBooks-oppsettet. For eksempel gir fjorårets selvangivelse ditt skattebetalers ID-nummer, ditt juridiske firmanavn og regnskapsmetoden din.

Hva skjer under QuickBooks 2012-oppsettet

Når du går gjennom oppsettet, jobber du med QuickBooks for å sette opp QuickBooks-preferansene (som bestemmer hvordan QuickBooks fungerer og hvilke funksjoner som er tilgjengelige i utgangspunktet) og for å sette opp en kontoplan og bankkontoene dine.

Den kontoplan, bare så du vet, identifiserer de inntekter, kostnader, eiendeler, gjeld og egenkapital kontoer som vises på regnskapet.

Etter at du har fullført QuickBooks-oppsettet, er du nesten klar til å begynne å bruke QuickBooks. Faktisk, i en klemme, kan du (etter QuickBooks-oppsettet) halte sammen med QuickBooks.

Et viktig poeng av avklaring: Du tenker kanskje at du bør være klar til å rocke og rulle etter å ha installert QuickBooks og kjørt gjennom oppsettet. Du har imidlertid to andre oppgaver å fullføre etter QuickBooks-oppsettet: identifisere startprøvebalansen og fullfør innlastingen av hovedfilene dine.

Den saldobalansen identifiserer år-til-dato inntekts- og kostnadstall; og din eiendel, forpliktelse og eiers egenkapitaltall på konverteringsdatoen. The master filer lagre informasjon som du bruker ofte om kunder, leverandører, ansatte og lagervarer. For eksempel lagrer kundemasterfilen en kundes navn og adresse, telefonnummer og kontaktperson.