Hvordan fakturere for tid med QuickBooks 2011

Hvis du bruker QuickBooks 2011 med en servicebedrift, kan du selge flere tidsenheter enn du gjør materielle gjenstander. For eksempel kan en advokat selge timer eller deler av timer med juridisk rådgivning. QuickBooks leverer to metoder for å spore tidsbruken som vil bli fakturert på en faktura som en vare. Du kan bruke den ukentlige timelisten, eller du kan time eller registrere individuelle aktiviteter når du fakturerer med QuickBooks.

Bruker en ukentlig timeliste

For å bruke metoden for ukentlig timeliste, velg Kunder → Angi tid → Bruk ukentlig timeliste. For å bruke vinduet Ukentlig timeliste, velg ansatt eller leverandør eller annen person som utfører tjenesten fra Navn-boksen.

Hvis du ikke kan velge en persons navn fra Navn-boksen, skriv inn personens navn i boksen, og deretter, når du blir bedt om det, fortell QuickBooks hvilken liste (ansatt, leverandør eller andre navn) den skal legges til. Etter at du har lagt til navnet på personen som utfører arbeidet, bruker du kolonnene i vinduet Ukentlig timeliste for å beskrive kunden eller jobben som arbeidet er utført for.

Timer enkeltaktiviteter

Hvis du vil registrere tjenesteaktiviteter etter hvert som de oppstår, velger du Kunder→ Angi tid→ Tid/Skriv inn enkeltaktivitet. QuickBooks viser vinduet Time/Enter Single Activity. Fyll inn eller velg nødvendig informasjon:

• For å tidfeste eller registrere en enkelt aktivitet, registrer aktivitetsdatoen i Dato-boksen.

• Bruk Navn-boksen for å identifisere personen som utfører tjenesten.

• I Kunde:Jobb-boksen identifiserer du kunden eller jobben som tjenesten utføres for.

• Velg riktig serviceelement fra rullegardinlisten Service Item.

• Velg riktig lønnspost fra rullegardinlisten Lønnspost.

• Hvis du sporer klasser, bruk rullegardinlisten Klasse for å klassifisere aktiviteten.

Kontroller at avmerkingsboksen Fakturerbar er merket. Avmerkingsboksen Fakturerbar vises øverst til høyre i vinduet Tid/Angi enkeltaktivitet. Ved å velge boksen Fakturerbar, forteller du QuickBooks at den skal holde denne oversikten over en fakturerbar aktivitet for senere inkludering på en faktura.

Etter å ha beskrevet eller gitt denne generelle informasjonen om tjenesten, har du to måter å registrere tiden brukt på tjenesten:

• Registrer tid manuelt: Du kan manuelt registrere tiden brukt på en aktivitet ved å bruke Varighet-boksen for å angi tiden.

• Få QuickBooks til å registrere tiden: Du kan også få QuickBooks til å registrere tiden du brukte på aktiviteten. Bare klikk på Start-knappen i Varighet-boksen når du starter aktiviteten, og klikk på Stopp-knappen når du stopper aktiviteten.

Etter at du har beskrevet aktiviteten du utfører i vinduet Tid/Angi enkeltaktivitet, klikker du på Lagre og ny eller Lagre og lukk for å lagre aktivitetsinformasjonen.

Inkludert fakturerbar tid på en faktura

For å legge til fakturerbar tid og kostnad på en faktura, oppretter du fakturaen på vanlig måte. Etter at du har identifisert kunden, og hvis du har sporet tid eller kostnader for kunden, vil QuickBooks spørre om du vil fakturere for noen av tiden eller kostnadene. Hvis du angir "ja", viser QuickBooks dialogboksen Velg fakturerbar tid og kostnader. Tidsfanen i dialogboksen Velg fakturerbar tid og kostnader viser hver av tidene du har registrert for en kunde.