Hvordan fakturere for tid i QuickBooks 2021

Som oftest er linjeelementer som vises i QuickBooks-fakturaer elementer som du beskriver i varelisten og deretter kvantifiserer direkte i fakturaen. I noen servicebedrifter kan du imidlertid faktisk selge mange enheter av samme vare. En advokat kan selge timer eller delvise timer med juridisk rådgivning, og den tiden kan være alt hun selger. En CPA kan selge timer med rådgivning, regnskap eller skatteforberedende arbeid.

Under disse omstendighetene vil du ikke at en faktura skal sendes ut til kunden med én linje i som sier for eksempel "Juridiske tjenester, 100 timer, $20 000" - med mindre du ikke ønsker å fortsette i virksomheten. I stedet vil du ha en faktura som beskriver hver av oppgavene som advokaten utførte: boplanlegging i 1,5 time, gjennomgang av en kontrakt i 4 timer, utarbeidelse av ny eiendomsleie i 2 timer, og så videre. For å gi dette detaljnivået - detaljer som egentlig er under elementet - bruker du QuickBooks tidssporingsfunksjon.

QuickBooks leverer to metoder for å spore tidsbruken som vil bli fakturert i en faktura som en vare. Du kan bruke den ukentlige timelisten, eller du kan time eller registrere individuelle aktiviteter. Jeg beskriver kort hvordan begge tidsregistreringsmetodene fungerer; ingen av delene er vanskelig. Profesjonelle tjenesteleverandører (regnskapsførere, advokater, konsulenter, arkitekter osv.) som fakturerer basert på tidsbruken bør vurdere å bruke en av disse funksjonene for å sikre at de fører nøyaktige oversikter over tiden brukt på å jobbe for en klient eller kunde.

Hvordan bruke en ukentlig timeliste

For å bruke metoden for ukentlig timeliste, velg Kunder → Angi tid → Bruk ukentlig timeliste. QuickBooks viser vinduet Ukentlig timeliste, vist. For å bruke vinduet Ukentlig timeliste, bruk først Navn-boksen for å identifisere den ansatte, leverandøren eller annen person som utfører tjenesten.

Du skal kunne velge denne personens navn fra rullegardinlisten Navn. Hvis du ikke kan velge personens navn fra rullegardinlisten Navn, skriv det inn i boksen; deretter, når du blir bedt om det, fortell QuickBooks hvilken liste (ansatt, leverandør eller andre navn) navnet skal legges til. Etter at du har lagt til navnet på personen som utførte arbeidet, bruk kolonnene i vinduet Ukentlig timeliste for å beskrive kunden eller jobben som arbeidet ble utført for, tjenestekoden, en kort beskrivelse eller notat, lønnsposten ( hvis du bruker QuickBooks for lønn), klassen (hvis du sporer klasser), og deretter timene som brukes per dag.

Du kan legge inn så mange linjer du vil i vinduet Ukentlig timeliste. Hver linje vises separat i en faktura. Notatinformasjonen vises i beskrivelsesområdet på fakturaen. Av denne grunn ønsker du å bruke passende og beskrivende notater.

Hvordan fakturere for tid i QuickBooks 2021

Vinduet Ukentlig timeliste

Timer enkeltaktiviteter

Hvis du vil registrere tjenesteaktiviteter etter hvert som de oppstår, velger du Kunder→ Angi tid→ Tid/Skriv inn enkeltaktivitet. QuickBooks viser dialogboksen Time/Enter Single Activity, som vist.

Hvordan fakturere for tid i QuickBooks 2021

Dialogboksen Tid/Angi enkeltaktivitet

For å tidfeste eller registrere en enkelt aktivitet, registrer aktivitetsdatoen i Dato-boksen. Bruk Navn-boksen for å identifisere personen som utførte tjenesten. I Kunde:Jobb-boksen identifiserer du kunden eller jobben som tjenesten ble utført for. Velg riktig tjenesteelement fra rullegardinlisten Tjenesteelement og (hvis du sporer en ansatt) riktig lønnselement fra rullegardinlisten Lønnelement. Hvis du sporer klasser, forutsigbart, kan du også bruke rullegardinlisten Klasse for å klassifisere aktiviteten. Bruk Merknader-boksen for å registrere en kort, passende beskrivelse av tjenesten. Denne beskrivelsen står på fakturaen, så vær nøye med det du skriver.

Etter å ha beskrevet eller gitt denne generelle informasjonen om tjenesten, har du to måter å registrere tiden brukt på tjenesten:

  • Registrer tid manuelt. Du kan manuelt registrere tiden brukt på en aktivitet ved å bruke Varighet-boksen for å angi tiden. Hvis du brukte 10 minutter, for eksempel, skriv inn 0:10 i Varighet-boksen. Hvis du brukte 3 timer og 40 minutter, skriv inn 3:40 i Varighet-boksen.
  • La QuickBooks registrere tiden. Du kan også få QuickBooks til å registrere tiden du brukte på aktiviteten. Bare klikk på Start-knappen i Varighet-boksen når du starter aktiviteten, og klikk på Stopp-knappen når du stopper aktiviteten. Hvis du vil sette tidtakeren på pause (for eksempel mens du tar en telefonsamtale), klikker du på Pause-knappen.

Etter at du har brukt dialogboksen Tid/Angi enkeltaktivitet for å beskrive aktiviteten du utfører, klikker du på Lagre og ny eller Lagre og lukk for å lagre aktivitetsinformasjonen.

Kontroller at avmerkingsboksen Fakturerbar (i øverste høyre hjørne av dialogboksen) er valgt. Ved å velge boksen Fakturerbar, forteller du QuickBooks at den skal holde denne oversikten over en fakturerbar aktivitet for senere å inkluderes i en faktura.

Du kan bruke Forrige og Neste-knappene, som vises øverst i dialogboksen, til å bla frem og tilbake gjennom registreringene av aktivitetstiming. Merk også at en staveknapp er tilgjengelig. Klikk på den knappen for å stavekontrollere notatbeskrivelsen du skriver inn - noe som er en god idé, fordi denne informasjonen vil vises på en faktura senere.

Hvordan inkludere fakturerbar tid på en faktura

For å legge til fakturerbar tid og kostnad på en faktura, oppretter du fakturaen på vanlig måte, som jeg har beskrevet tidligere. Etter at du har identifisert kunden (hvis du har angitt tid for kunden), og hvis du har sporet kostnadene for kunden, viser QuickBooks en meldingsboks som spør om du vil fakturere for noen av tiden eller kostnadene. Hvis du svarer ja, viser QuickBooks dialogboksen Velg fakturerbar tid og kostnader, vist her.

Hvordan fakturere for tid i QuickBooks 2021

Dialogboksen Velg fakturerbar tid og kostnader

Tid-fanen i denne dialogboksen viser hver av tidene du har registrert for en kunde. For å legge til disse tidene på fakturaen, klikk på Bruk-kolonnen for tidspunktet. (Bruk-kolonnen er kolonnen lengst til venstre, og viser en hake.) Eller, hvis du vil velge alle tidspunktene, klikker du på Velg alle-knappen. Klikk deretter OK. QuickBooks legger til hver av disse fakturerbare tidene på fakturaen som separate linjer. Denne figuren viser hvordan informasjon om fakturerbar tid vises i vinduet Opprett fakturaer.

Hvordan fakturere for tid i QuickBooks 2021

Vinduet Opprett fakturaer, fakturering for fakturerbar tid

Hvis du lar avmerkingsboksen med tittelen Skriv ut valgt tid og kostnader som én faktura være umarkert, setter QuickBooks hver gang du logger inn på en egen linje på fakturaen, som vist. Hvis du merker av i boksen, lar QuickBooks deg imidlertid kombinere individuelle tidsregistreringer til en enkelt fakturalinje. (Det kan være lurt å eksperimentere litt med denne funksjonen hvis du er interessert.)

Du kan klikke på fanen Artikler, Utgifter eller Kjørelengde for å se lister over varene, egenutgiftene eller forretningsmilene som påløper på vegne av en kunde. Du legger til gebyrer på en faktura for denne typen ting på samme måte som du legger til kostnader for tid. Du kan til og med bruke et påslag på utgiftene dine. Forresten, hvis du vil gå tilbake til dialogboksen Velg fakturerbar tid og kostnader, og du ser på Opprett fakturaer-vinduet, klikker du på knappen Legg til tid/kostnader, som vises øverst i vinduet Opprett fakturaer.


Hvordan fikse zoomkameraet som ikke fungerer (fullstendig veiledning)

Hvordan fikse zoomkameraet som ikke fungerer (fullstendig veiledning)

Zoom har blitt det populære valget det siste året, med så mange nye mennesker som jobber hjemmefra for første gang. Den er spesielt flott hvis du må bruke den

Hvordan lagre/oppheve lagring av meldinger i Microsoft Teams

Hvordan lagre/oppheve lagring av meldinger i Microsoft Teams

Chat-applikasjoner som brukes for produktivitet trenger en måte å forhindre at viktige meldinger går tapt i større, lengre samtaler. Kanaler er én

Microsoft Teams eksterne brukere: Hvordan legge til gjester?

Microsoft Teams eksterne brukere: Hvordan legge til gjester?

Microsoft Teams er ment å brukes i en organisasjon. Vanligvis er brukere satt opp over en aktiv katalog og normalt fra samme nettverk eller

Slik ser du etter Trusted Platform Module (TPM)-brikke på Windows 10

Slik ser du etter Trusted Platform Module (TPM)-brikke på Windows 10

Slik ser du etter Trusted Platform Module TPM-brikke på Windows 10

Slik oppdaterer du Microsoft Teams

Slik oppdaterer du Microsoft Teams

Microsoft Teams er en av mange apper som har sett en jevn økning i brukere siden arbeidet har flyttet på nettet for mange mennesker. Appen er et ganske robust verktøy for

Slik aktiverer du Office 365

Slik aktiverer du Office 365

Microsoft Office har for lenge siden flyttet til en abonnementsbasert modell, men eldre versjoner av Office, dvs. Office 2017 (eller eldre) fungerer fortsatt, og de

Hvordan installere Zoom videokonferanse-appen på Linux

Hvordan installere Zoom videokonferanse-appen på Linux

Hvordan installere Zoom videokonferanse-appen på Linux

Slik tømmer du Microsoft Teams-bufferen

Slik tømmer du Microsoft Teams-bufferen

Microsoft Teams er en app som har sett en drastisk økning i brukere siden så mange begynte å jobbe hjemmefra. Det er et ganske godt verktøy for

Slik skjuler du oppgavelinjen for Teams-møtekontroll

Slik skjuler du oppgavelinjen for Teams-møtekontroll

Videokonferanseverktøy er mer komplekse apper, og som sådan vil du forvente et brukergrensesnitt som krever litt læring og tilvenning. UI for komplekse apper har

Microsoft Teams kan ikke slette fil (FIKSET)

Microsoft Teams kan ikke slette fil (FIKSET)

Microsoft Teams er mer enn en chat-applikasjon; det er et samarbeidsverktøy som drar nytte av Microsoft Office 365-apper så vel som diverse andre