Hvordan fakturere en kunde med QuickBooks 2010

For å fakturere en kunde ved å bruke QuickBooks 2010, må du identifisere kunden og spesifisere beløpet som kunden skylder i vinduet Opprett fakturaer.

1Velg Kunder→Opprett fakturaer.

QuickBooks viser et Opprett faktura-vindu. Denne figuren har åpne vindu-listen lukket for å gi mer plass til vinduet Opprett fakturaer. Du kan lukke åpne vindu-listen ved å klikke på lukkeboksen (den lille boksen merket med en X som vises i øvre høyre hjørne av listen). For å vise listen over åpne vindu på nytt etter at du har lukket den, velg Vis → Åpne vinduliste.

2Velg kunden, eller kunde- og jobbkombinasjonen, fra rullegardinlisten Kunde:Jobb.

Hvis kunden er en ny kunde som du ennå ikke har fakturert eller beskrevet i Kundelisten, skriv inn et kort navn for kunden i Kunde:Jobb-listen. QuickBooks indikerer deretter at kunden ennå ikke finnes på kundelisten og spør om du vil legge til kunden; angi at du gjør det. Når du blir bedt om det, oppgi kundeinformasjonen som QuickBooks ber om.

3(Valgfritt) Klassifiser en faktura som å passe inn i en bestemt kategori ved å bruke rullegardinlisten Klasse.

Du kan bruke kurs for å få bedre kontroll på økonomien til bedriften din.

4Bekreft eller oppgi ny fakturahodeinformasjon.

Etter at du har identifisert kunden, fyller QuickBooks ut feltene Dato, Faktura, Faktura til og muligens Send til. Du trenger sannsynligvis ikke endre noen av denne informasjonen. Du bør se gjennom informasjonen som vises i disse boksene for å sikre at den er korrekt.

5 Oppgi eller bekreft informasjonen i feltet Faktura.

Fakturaer inkluderer feltinformasjon som registrerer elementer som innkjøpsordrenumre, betalingsbetingelser, forsendelsesdato og forsendelsesmetode. Sørg for at det QuickBooks viser i disse feltboksene er riktig.

6I kolonneområdet, beskriv hver vare - hvert produkt eller tjeneste - som en faktura fakturerer for.

Bruk en enkelt rad for hvert element. Det første elementet du vil fakturere for, går deretter inn i rad 1 i kolonneområdet. For hver vare angir du det bestilte antallet, koden for varen og en pris eller pris. QuickBooks henter en varebeskrivelse fra din vareliste og plasserer disse dataene i kolonnen Beskrivelse.

QuickBooks beregner også beløpet som faktureres for varen ved å multiplisere antallet med prisen eller prisen. Du kan imidlertid redigere både Beskrivelse og Mengde-feltene. Hvis du redigerer Mengde-feltet, beregner QuickBooks feltet Pris Hvert på nytt ved å dele beløpet på antallet.

7For å legge inn flere varer på fakturaen ved å legge inn flere rader.

Hver vare du vil fakturere for – hver vare som skal vises som en egen belastning på fakturaen – vises som en rad i kolonneområdet.

8I tekstboksen Kundemelding nederst i vinduet Opprett fakturaer, oppgi en kundemelding som vises nederst på fakturaen.

Hvis du har opprettet en tilpasset fakturaskjemamal som inneholder annen bunntekstinformasjon, vises disse bunntekstboksene også nederst i vinduet Opprett fakturaer. Du kan bruke dem til å samle inn og overføre ytterligere bunntekstinformasjon.

9(Valgfritt) Kontroller stavemåten ved å klikke på Stavekontroll-knappen.

QuickBooks kontrollerer stavemåten til ordene du har brukt på fakturaen. Hvis QuickBooks ikke finner stavefeil, vises en melding som forteller deg at stavekontrollen er fullført. Hvis QuickBooks finner en stavefeil (produktkodeforkortelser gir ofte stavefeil i QuickBooks) viser QuickBooks dialogboksen Kontroller stavekontroll på skjema.

10Klikk enten Lagre og lukk-knappen eller Lagre og Ny-knappen for å lagre fakturaen.

Klikk på knappen Lagre og lukk hvis du vil lagre fakturaen og lukke vinduet Opprett fakturaer. Du bruker knappen Lagre og ny hvis du vil lagre fakturaen og legger deretter inn en annen faktura i den tomme versjonen av vinduet Opprett fakturaer.