Hvordan fakturere en kunde i QuickBooks 2019

For å fakturere en kunde fra QuickBooks 2019, bruk Opprett faktura-vinduet for å identifisere kunden og spesifisere beløpet som kunden skylder. For å vise vinduet Opprett fakturaer, velg kommandoen Kunder → Opprett fakturaer. Når du gjør det, viser QuickBooks et Opprett faktura-vindu som det som vises. Du kan bruke mer enn én type QuickBooks fakturamal.

Vær imidlertid oppmerksom på at vinduet Opprett fakturaer du ser kanskje ikke ser helt ut som det som vises. Du kan også velge å tilpasse et fakturaskjema slik at det passer perfekt til dine forretningsbehov. De spesifikke trinnene du tar kan være aldri så litt annerledes hvis du jobber med en annen QuickBooks-fakturaskjemamal.

1For å vise vinduet Opprett fakturaer, velg kommandoen Kunder→Opprett fakturaer.

Når du gjør det, viser QuickBooks et Opprett faktura-vindu. Vær imidlertid oppmerksom på at vinduet Opprett fakturaer du ser kanskje ikke ser helt ut som det som vises. Du kan bruke mer enn én type fakturaskjema. Du kan også velge å tilpasse et fakturaskjema slik at det passer perfekt til dine forretningsbehov.

2Identifiser kunden og eventuelt jobben.

For å gjøre dette, velg kunde- eller kunde- og jobbkombinasjonen fra rullegardinlisten Kunde:Jobb. Ikke bekymre deg for denne "jobb"-virksomheten hvis du ikke er kjent med den.

Du må identifisere den spesifikke kunden du fakturerer ved å velge den kunden fra Kunde:Jobb-listen. Hvis kunden er en ny kunde som du ennå ikke har fakturert eller beskrevet i kundelisten, skriv inn et kort navn for kunden – for eksempel en forkortelse av kundens virksomhetsnavn – i Kunde:Jobb-listen.

QuickBooks indikerer deretter at kunden ennå ikke eksisterer i kundelisten og spør om du vil legge til kunden; angi at du gjør det. Når du blir bedt om det, oppgi kundeinformasjonen som QuickBooks ber om.

Du kan også klassifisere en faktura som å passe inn i en bestemt kategori ved å bruke rullegardinlisten Klasse. Ikke bekymre deg for å bruke klassesporing på dette tidspunktet.

3Bekreft eller oppgi ny fakturahodeinformasjon.

Etter at du har identifisert kunden, fyller QuickBooks ut feltene Dato, Faktura, Faktura til og muligens Send til. Du trenger sannsynligvis ikke endre noen av denne informasjonen. Du bør se gjennom informasjonen som vises i disse boksene for å sikre at den er korrekt.

For eksempel vil du vanligvis ikke fakturere noen med mindre du allerede har sendt produktet eller levert tjenesten. Derfor bør du sannsynligvis bekrefte at fakturadatoen følger produktforsendelsesdatoen eller leveringsdatoen. Det kan også være lurt å bekrefte for eksempel at Send til-adressen er riktig.

4 Oppgi eller bekreft informasjonen i fakturafeltet.

Fakturaer inkluderer feltinformasjon som registrerer elementer som innkjøpsordrenumre, betalingsbetingelser, forsendelsesdato og forsendelsesmetode. Du bør sørge for at det QuickBooks viser i disse tekstboksene er riktig.

Hvis en kunde har gitt deg et innkjøpsordrenummer, for eksempel, skriv inn det innkjøpsordrenummeret i PO-nummer-boksen. Bekreft at betalingsbetingelsene vist i Vilkår-boksen er korrekte. Bekreft at datoen som vises i feltet Send er riktig.

Ikke alle disse feltene trenger å fylles ut for hver faktura, men du ønsker å oppgi informasjon som gjør det lettere for en kunde å betale en faktura, knytte en faktura til hans eller hennes kjøpsregister og finne ut hvordan og når en vare er blir sendt.

5 Beskriv varene som selges.

Hvordan kolonneområdet på fakturaen din ser ut, avhenger egentlig av om du selger produkter eller tjenester. Figuren viser kolonneområdet for produkter. Kolonneområdet for en tjeneste ser enklere ut fordi du ikke gir mye informasjon når du beskriver tjenesteelementer.

I kolonneområdet ønsker du å beskrive hver vare – hvert produkt eller tjeneste – som en faktura fakturerer for. For å gjøre dette bruker du en enkelt rad for hvert element. Det første elementet du vil fakturere for, går da i rad 1 i kolonneområdet.

For hver vare angir du det bestilte antallet, koden for varen og en pris eller pris. QuickBooks henter en varebeskrivelse fra varelisten din og plasserer disse dataene i kolonnen Beskrivelse. QuickBooks beregner også beløpet som faktureres for varen ved å multiplisere antallet med prisen eller prisen.

Du kan imidlertid redigere både Beskrivelse og Mengde-feltene. Hvis du redigerer Mengde-feltet, beregner QuickBooks feltet Pris Hvert på nytt ved å dele beløpet på antallet.

For å legge inn flere varer i fakturaen, skriv inn flere rader. Hver vare du vil fakturere for – hver vare som skal vises som en egen belastning på fakturaen – vises som en rad i kolonneområdet. Hvis du ønsker å fakturere en kunde for et produkt, brukes én linje i kolonneområdet på fakturaen for det produktet.

Hvis du vil belaste en kunde for frakt, beskriver én linje i fakturaområdet denne fraktkostnaden. Hvis du ønsker å fakturere en kunde for merverdiavgift, viser én linje eller rad i kolonneområdet denne merverdiavgiften.

Rabatter representerer vanskelige ordrelinjer å inkludere i en faktura. Anta at du ønsker å gi en kunde 10 prosent rabatt. For å gjøre dette inkluderer du en rabattlinje på fakturaen. Men selv om QuickBooks inkluderer et rabattelement i varelisten, kan en rabattprosent kun brukes på den forrige artikkelen på fakturaen. Av denne grunn leverer QuickBooks også en deltotal linjeelement. Du bruker en subtotallinje for å summere alle de tidligere varene som vises på fakturaen. Ved å subtotalere alle produktvarene som vises på fakturaen, kan bedriften for eksempel gi kunden 10 prosent rabatt på disse produktene.

Du må inkludere prosentsymbolet for å fortelle QuickBooks å beregne en rabatt som tilsvarer en prosentandel av delsummen. Hvis du utelater prosentsymbolet, antar QuickBooks at du ønsker en dollarrabatt, ikke en prosentrabatt. I figuren, for eksempel, ville utelatelse av prosentsymbolet gjøre 10 prosent rabatt til en rabatt på 10 USD.

6Bruk Kundemelding-boksen nederst i Opprett faktura-vinduet for å gi en kundemelding som vises nederst på fakturaen.

Hvis du har opprettet en tilpasset fakturaskjemamal som inneholder annen bunntekstinformasjon, vises disse bunntekstboksene også nederst i vinduet Opprett fakturaer. Du kan bruke dem til å samle inn og overføre ytterligere bunntekstinformasjon.

7(Valgfritt) Sjekk stavemåten.

Hvis du klikker på Stavekontroll-knappen, som vises langs den øvre kanten av Opprett faktura-vinduets Formatering-fane, kontrollerer QuickBooks stavemåten til ordene du bruker på fakturaen. Hvis QuickBooks ikke finner stavefeil, viser den en melding som forteller deg at stavekontrollen er fullført. Hvis QuickBooks finner en stavefeil - produktkodeforkortelser gir ofte stavefeil i QuickBooks - viser den dialogboksen Kontroller stavemåte på skjema.

Du kan bruke Endre til-boksen for å rette stavefeilen - hvis det faktisk er en stavefeil. Du kan velge en av de foreslåtte erstatningene fra listeboksen Forslag ved å klikke på forslaget og deretter på Erstatt-knappen. Du kan erstatte alle forekomster av feilstavingen ved å klikke på Erstatt alle-knappen. Hvis ordet som QuickBooks sier er feilstavet faktisk er riktig stavet, kan du klikke på Ignorer-knappen for å fortelle QuickBooks å ignorere dette ordet eller Ignorer alle-knappen for å fortelle QuickBooks å ignorere alle forekomster av dette ordet i fakturaskjemaet.

Hvis du bruker termer som alltid dukker opp som feilstavede ord, i det minste i QuickBooks, kan du klikke på Legg til-knappen som vises i dialogboksen Kontroller stavekontroll på skjema. Ved å klikke på Legg til-knappen får QuickBooks beskjed om å legge til ordet i staveordboken. Etter at du har lagt til et ord i QuickBooks staveordbok, ser ikke QuickBooks ordet som feilstavet.

Merk også at du kan klikke på Alternativer-knappen for å vise dialogboksen Stavealternativer. Dialogboksen Stavealternativer inneholder avmerkingsbokser som du kan bruke til å slå visse typer stavekontrolllogikk på eller av. Du kan velge en avmerkingsboks for å fortelle QuickBooks å alltid kontrollere stavemåten til skjemaer før du skriver ut, lagrer eller sender skjemaet, for eksempel. Dialogboksen inneholder også avmerkingsbokser som forteller QuickBooks å ignorere visse typer ord, for eksempel de som bruker tall, de som alle er store og de som er blandet store og små.

8Klikk enten Lagre og lukk-knappen eller Lagre og Ny-knappen for å lagre fakturaen.

Klikk på knappen Lagre og lukk hvis du vil lagre fakturaen og lukke vinduet Opprett fakturaer. Klikk på Lagre og Ny-knappen hvis du vil lagre fakturaen og skriv deretter inn en annen faktura i den tomme versjonen av Opprett faktura-vinduet.

Klikk på Send/Send-fanen og deretter enten FedEx- eller UPS-knappen for å starte QuickBooks Shipping Manager-vinduet, som lar deg automatisere noen av trinnene i fraktpakker ved hjelp av Federal Express eller United Parcel Service (UPS). Første gang du starter Shipping Manager, må du gjøre litt oppsettsarbeid.

For å bla gjennom fakturaer du allerede har opprettet, klikk på knappene Forrige og Neste. Eller klikk på Finn-knappen og bruk dialogboksen Finn fakturaer for å beskrive fakturaen du vil finne.