Hvordan fakturere en kunde i QuickBooks 2012

For å fakturere en kunde i QuickBooks 2012, bruk vinduet Opprett fakturaer for å identifisere kunden og spesifisere beløpet kunden skylder. Du kan bruke mer enn én type fakturaskjema eller en som du har tilpasset.

1For å vise vinduet Opprett fakturaer, velg kommandoen Kunder→Opprett fakturaer.

QuickBooks viser et Opprett faktura-vindu.

2Identifiser kunden og eventuelt jobben.

For å gjøre dette, velg kunde- eller kunde- og jobbkombinasjonen fra rullegardinlisten Kunde:Jobb. Ikke bekymre deg for denne "jobb"-virksomheten hvis du ikke er kjent med den.

Du bør imidlertid forstå hvordan kunder fungerer. Du må identifisere den spesifikke kunden du fakturerer. Dette gjør du ved å velge kunden fra Kunde:Jobb-listen. Hvis kunden er en ny kunde som du ennå ikke har fakturert eller beskrevet i kundelisten, skriv inn et kort navn for kunden – som en forkortelse av kundens virksomhetsnavn – i Kunde:Jobb-listen.

QuickBooks indikerer deretter at kunden ennå ikke finnes på kundelisten og spør om du vil legge til kunden; angi at du gjør det. Når du blir bedt om det, oppgi kundeinformasjonen som QuickBooks ber om.

3Bekreft eller oppgi ny fakturahodeinformasjon.

Etter at du har identifisert kunden, fyller QuickBooks ut feltene Dato, Faktura, Faktura til og muligens Send til. Du trenger sannsynligvis ikke endre noen av denne informasjonen. Du bør se gjennom informasjonen som vises i disse boksene for å sikre at den er korrekt.

For eksempel vil du vanligvis ikke fakturere noen med mindre du allerede har sendt produktet eller tjenesten allerede er levert. Derfor bør du sannsynligvis bekrefte at fakturadatoen følger produktforsendelsesdatoen eller leveringsdatoen. Det kan også være lurt å bekrefte for eksempel at Send til-adressen er riktig.

4 Oppgi eller bekreft informasjonen i fakturafeltet.

Fakturaer inkluderer feltinformasjon som registrerer elementer som innkjøpsordrenumre, betalingsbetingelser, forsendelsesdato og forsendelsesmetode. Du bør sørge for at det QuickBooks viser i disse feltboksene er riktig. Hvis en kunde har gitt deg et innkjøpsordrenummer, for eksempel, skriv inn det innkjøpsordrenummeret i PO-nummer-boksen.

Bekreft at betalingsbetingelsene vist i Vilkår-boksen er korrekte. Bekreft at datoen som vises i feltet Send er riktig. Ikke alle disse feltene trenger å fylles ut for hver faktura, men du ønsker å oppgi informasjon som gjør det lettere for en kunde å betale en faktura, knytte en faktura til hans eller hennes kjøpsregister og finne ut hvordan og når en vare er blir sendt.

5 Beskriv varene som selges.

Hvordan kolonneområdet på fakturaen din ser ut, avhenger egentlig av om du selger produkter eller tjenester. Kolonneområdet for en tjeneste ser enklere ut fordi du ikke gir mye informasjon når du beskriver tjenesteelementer. I kolonneområdet vil du beskrive hver vare —hvert produkt eller tjeneste — som en faktura fakturerer for.

For å gjøre dette bruker du en enkelt rad for hvert element. Det første elementet du vil fakturere for, går deretter inn i rad 1 i kolonneområdet. For hver vare angir du det bestilte antallet, koden for varen og en pris eller pris.

QuickBooks henter en varebeskrivelse fra din vareliste og plasserer disse dataene i kolonnen Beskrivelse. QuickBooks beregner også beløpet som faktureres for varen ved å multiplisere antallet med prisen eller prisen. Du kan imidlertid redigere både Beskrivelse og Mengde-feltene. Hvis du redigerer Mengde-feltet, beregner QuickBooks feltet Pris Hvert på nytt ved å dele beløpet på antallet.

6Bruk Kundemelding-boksen nederst i Opprett faktura-vinduet for å gi en kundemelding som vises nederst på fakturaen.

Hvis du har opprettet en tilpasset fakturaskjemamal som inneholder annen bunntekstinformasjon, vises disse bunntekstboksene også nederst i vinduet Opprett fakturaer. Du kan bruke dem til å samle inn og overføre ytterligere bunntekstinformasjon.

7Klikk enten Lagre og lukk-knappen eller Lagre og Ny-knappen for å lagre fakturaen.

Klikk på knappen Lagre og lukk hvis du vil lagre fakturaen og lukke vinduet Opprett fakturaer. Du bruker knappen Lagre og ny hvis du vil lagre fakturaen og legger deretter inn en annen faktura i den tomme versjonen av vinduet Opprett fakturaer.