Hvordan eksportere klientendringer til en regnskapsførerkopi

Etter at du har brukt en regnskapsførerkopi av en QuickBooks 2016-datafil til å korrigere transaksjoner eller for å legge inn nye transaksjoner, eksporterer du endringene slik at de senere kan importeres til klientens datafil.

For å gjøre dette, velg kommandoen Fil → Send firmafil → Kontoførers kopi → Vis/eksporter endringer for klient. QuickBooks viser først et vindu som viser endringene du har gjort i regnskapsførerens kopi (ikke vist). Merk at du kan skrive ut denne listen eller lage en PDF-fil av den ved å klikke på Skriv ut eller Lagre som PDF-knappen.

Hvis du klikker på knappen Opprett endringsfil for klient, viser QuickBooks dialogboksen Lagre regnskapsførers eksport til (ikke vist). Denne dialogboksen fungerer som en standard Windows-dialogboks for lagring av en fil eller et dokument. Du bruker rullegardinlisten Lagre i for å identifisere plasseringen til endringsfilen. Bruk deretter Filnavn-boksen for å gi filen et unikt navn. Når du klikker Lagre, lagrer QuickBooks endringene du har gjort i en fil. Du importerer denne filen senere, eller lar klienten importere denne filen, til QuickBooks-datafilen.

Hvis du klikker på Send endringer til klient-knappen, viser QuickBooks dialogboksen Lagre regnskapsførerens endringer (ikke vist). Denne dialogboksen samler inn informasjonen som er nødvendig for å sende kunden en e-post med instruksjoner om hvordan du importerer regnskapsførerendringene og en lenke klienten kan bruke for å hente frem selve regnskapsførerens endringer. En fin ting med dette alternativet er at QuickBooks forteller regnskapsføreren når klienten tar tak i endringene.

Du beholder ikke regnskapsførerens kopi av datafilen. Med andre ord, regnskapsførerens kopi er bare en midlertidig kopi av datafilen som du bruker til å identifisere og lage et sett med endringer som er nødvendige for å oppdatere eller korrigere klientens poster. Etter at du har gjort endringene, eksporterer du endringene til en endringsfil. Deretter importerer klienten disse endringene. Hvis du gjør endringer igjen en gang i nær fremtid, får du kunden til å lage en ny — en helt ny — regnskapsførereksemplar.

Å identifisere når du arbeider med en regnskapsfører kopi, Quickbooks viser parentes setning (Accountant ' s Copy) langs toppen av Quickbooks programvinduet. Quickbooks identifiserer også vanlige Quickbooks datafiler som regnskapsfører eksemplarer har blitt skapt ved å legge parentes setning (Accountant ' s Kopier eksisterer). Denne setningen vises bare på QuickBooks programvindus tittellinje fra det tidspunktet når klienten oppretter regnskapsførerens kopi til punktet når klienten importerer endringer fra regnskapsførerens kopi.