Hvordan dele QuickBooks 2020-filer

Ok, her er en kul avtale: I QuickBooks kan du sette opp brukertillatelser, som lar deg spesifisere hvem som har tilgang til hvilke områder av QuickBooks-filene dine. Faktisk kan du også jobbe med QuickBooks-filen din på et nettverk og i et flerbrukermiljø ved å bruke en kraftig funksjon som kalles rekordlåsing.

Hvis du jobber på et nettverk og trenger å bruke eller bare vil finne ut om QuickBooks nettverksfunksjoner, les denne artikkelen. Hvis du er den eneste som bruker QuickBooks, kan du hoppe over denne artikkelen.

Dele en QuickBooks-fil på et nettverk

To viktige funksjoner driver QuickBooks flerbrukernettverkskapasitet: brukertillatelser og registreringslåsing. Den brukertillatelser funksjonen gir flere brukere av en Quickbooks fil unike tillatelser innstillinger tilgang til ulike områder av Quickbooks. Record locking, den andre funksjonen, gjør at mer enn én person kan logge på og jobbe med en QuickBooks-fil samtidig.

Brukertillatelser

QuickBooks lar deg angi brukertillatelser slik at du kan gi forskjellige QuickBooks-brukere forskjellige privilegier. Jane Owner kan være i stand til å gjøre hva hun vil fordi hun, metaforisk sett, er Da Man. Joe Clerk kan imidlertid bare skrive inn regninger. Joe, en ydmyk kontorist med kanskje tvilsom dømmekraft og skjønn, har kanskje ikke muligheten til å se selskapets resultatregnskap, skrive ut sjekker eller registrere kundebetalinger. Denne ideen gir mening på et praktisk nivå, ikke sant? I en situasjon der en haug med mennesker får tilgang til QuickBooks-filen, vil du sørge for at konfidensiell informasjon forblir konfidensiell.

Du vil også sørge for at folk ikke med vilje eller utilsiktet kan ødelegge dine økonomiske poster. Du vil ikke at noen skal legge inn feil data (kanskje fordi han snubler inn i et område av QuickBooks-programmet hvor han ikke har noen virksomhet). Og du vil ikke at noen uredelig registrerer transaksjoner - for eksempel falske sjekker - at hun kan gå i kontanter.

Jeg tror at hvis du reflekterer over disse brukertillatelsene, vil du innse at "Hei, ja, det gir mening!" Så jeg skal ikke snakke så mye mer om det. La meg avslutte med å kaste ut et par generelle observasjoner om hvordan du bestemmer hvilke brukertillatelser som er passende:

• Datakonfidensialitet: Dette problemet har sannsynligvis mest med ledelsesfilosofien din å gjøre. Jo mer åpen du er om ting, jo mindre trenger du sannsynligvis å bekymre deg for at folk snoker etter ting. Jeg vil imidlertid påpeke at lønn alltid er et ømtålelig tema. Hvis alle vet hva alle andre får betalt, oppstår det noen interessante diskusjoner - men det visste du allerede.
• Datakorrupsjon: Når det gjelder datakorrupsjon, må du vite at folk vanligvis bruker to generelle regler:
  • Ikke gi folk tilgang til verktøy de ikke vet hvordan de skal bruke. Det er bare å be om problemer.
  • Forsikre deg om at ingen person kan rote rundt uten tilsyn i noen områder av regnskapssystemet - spesielt hvis den personen registrerer eller håndterer kontanter.

Hvis det er mulig, bruk et vennesystem der folk gjør ting sammen, slik at folk alltid dobbeltsjekker andres arbeid - selv om det bare er indirekte. Kanskje Joe registrerer en regning, men Jane kutter alltid sjekken for å betale regningen. Kanskje Raul registrerer kundefakturaer, men Chang sender dem ut. Kanskje registrerer Saul kontantkvitteringer, men Beth setter dem inn. Du ser mønsteret, ikke sant? Hvis to personer håndterer en bestemt økonomisk begivenhet – igjen, spesielt en som involverer kontanter – er det en veldig god idé for Joe og Jane, Raul og Chang, og Saul og Beth å se hverandre over skuldrene.

Rekordlåsing

Den enkleste måten å forstå postlåsing på er å sammenligne den med den andre varianten av låsing: fillåsing. De fleste andre programmer bruker fillåsing. Fillåsingbetyr at hvis én person på nettverket har for eksempel et tekstbehandlingsdokument åpent, kan ingen andre på nettverket åpne og deretter redigere det dokumentet. Andre kan kanskje åpne en kopi av dokumentet som de kan lagre på datamaskinene sine, men de kan ikke redigere originaldokumentet. Operativsystemet låser originaldokumentet (filen) slik at kun én person kan tulle med filen om gangen. Denne låsingen sikrer integriteten til dataene og endringene som folk gjør i dataene. (Hvis denne virksomheten om å sikre integritet virker rar, tenk på hvor vanskelig det er å sørge for at begge personenes endringer havner i et tekstbehandlingsdokument som begge redigerer samtidig.)

Rekordlåsing fungerer annerledes. Med postlåsing kan mer enn én person på nettverket åpne og redigere den samme filen samtidig, men bare én person kan jobbe med en bestemt post.

En post er en del av en fil. I en fil med regninger du skylder til leverandører, for eksempel, er filen hele samlingen av regninger. De enkelte regningene er poster i filen, og mer enn én person kan åpne regningsmappen. Individuelle regninger, men - de individuelle postene som utgjør filen - låses når en person tar tak i en post.

Denne informasjonen kan høres ut som for mye forvirring, men å skille mellom filer og postene i en fil er det som gjør det mulig å dele filer. I QuickBooks, for eksempel, hvis Jane legger inn én regning for Alpha Company i en fil, kan Joe redigere en regning for Beta Corporation fordi de to regningene er forskjellige poster. På grunn av rekordlåsing kan Jane imidlertid ikke tulle med Beta Corporation-regningen som Joe redigerer. Og Joe – igjen, på grunn av platelåsing – kan ikke fikle med Alpha Company-regningen som Jane skriver inn.

Omformulert mer generelt, ingen to personer kan redigere den samme posten i en fil samtidig. Record locking gjør det mulig for ansatte å bruke en fil i et flerbrukermiljø fordi det lar mer enn én person jobbe med en fil.

Installere QuickBooks for nettverksbruk

For å installere QuickBooks for nettverksbruk, må du først installere QuickBooks på alle datamaskinene på nettverket som trenger tilgang til og arbeide med QuickBooks-filen. Denne oppgaven er ikke vanskelig. Du trenger ikke å installere QuickBooks på noen fancy måte for å kunne dele QuickBooks-filer.

Du må kjøpe en kopi av QuickBooks for hver datamaskin som skal kjøre programmet. Hvis du har tre datamaskiner du vil bruke QuickBooks på, må du kjøpe tre eksemplarer av QuickBooks. Eller du kan kjøpe en spesiell flerseters lisensversjon av QuickBooks. Hvis du prøver å installere en enkelt kopi av QuickBooks (med en enkelt nøkkelkode) på flere datamaskiner, vil ikke QuickBooks tillate at to datamaskiner som bruker samme nøkkelkode deler en fil i flerbrukermodus.

Når du oppretter filen du vil dele, må du sørge for at du lagrer filen på et sted hvor de andre QuickBooks-brukerne kan få tilgang til den. Det vil si at du kanskje må lagre filen på en server. Du kan også lagre filen på en klientdatamaskin så lenge du angir delingstillatelser for enten mappen eller stasjonen du lagrer QuickBooks-filen på.

En annen viktig ting: Den som lager QuickBooks-filen blir automatisk filadministrator. Den filadministratoren har tilgang til alle områder av filen og setter opp den andre filen brukere, slik at du ikke vil at hvem som helst sette opp Quickbooks fil. Enten bedriftseier eller regnskapssjef er godt egnet for denne jobben. I alle fall bør personen som setter opp filen være en pålitelig gjenganger på kontoret som er lett å nå for spørsmål eller problemer som oppstår. Dessuten bør denne personen sannsynligvis ha en sterk bakgrunn innen regnskap. Se følgende avsnitt for mer informasjon.

Angi brukertillatelser

Du kan fortelle QuickBooks hvem andre som skal bruke filen og angi tillatelser for disse andre personene under QuickBooks-oppsettet eller senere.

Brukertillatelser i Enterprise Solutions

Følg disse trinnene for å angi tillatelser i Enterprise Solutions:

1. Fortell QuickBooks at du vil angi brukertillatelser.

Velg kommandoen Firma→Brukere→Konfigurer brukere og roller. QuickBooks viser dialogboksen Brukere og roller (ikke vist).

2. Angi at du ønsker å sette opp en ny bruker.

Klikk på Ny-knappen slik at QuickBooks viser dialogboksen Ny bruker (ikke vist) som viser en rekke regnskapsroller som en QuickBooks-bruker kan fylle. Disse rollene gir en bruker muligheten til å utføre passende regnskapsoppgaver med QuickBooks-programmet. Beskrivelse-boksen nederst i dialogboksen oppsummerer oppgavene som noen i en gitt rolle kan forventes å utføre.

3. Velg rollen som passer best til brukeren du beskriver, og klikk deretter på Legg til.

Eiere bør forresten ha full tilgangsrollen slik at de kan gjøre hva de vil. Merk at du kan gi en bruker mer enn én rolle.

Hvis du vil endre en eksisterende brukers tillatelser, velg brukeren på fanen Brukerliste og klikk deretter Rediger-knappen. QuickBooks viser dialogboksen Rediger bruker (ikke avbildet), som ligner dialogboksen Ny bruker og lar deg endre en brukers rolle eller roller.

4. Klikk OK for å gå tilbake til dialogboksen Brukere og roller.

Du kan se gjennom tillatelsene (i utgangspunktet listen over funksjoner som QuickBooks tillater) for en bestemt person eller en forhåndsdefinert rolle. For å se tillatelsene en bruker har, velg kategorien Brukerliste i dialogboksen Brukere og roller, klikk Vis tillatelser-knappen, velg brukeren i listeboksen og klikk deretter Vis-knappen. QuickBooks viser en stor dialogboks som spesifikt identifiserer hva brukeren kan gjøre. For å se tillatelsene som en bestemt rolle har, velg Rolleliste-fanen i dialogboksen Brukere og roller, klikk Vis tillatelser-knappen, velg rollen og klikk deretter Vis-knappen.

Brukertillatelser i QuickBooks Pro og Premier

For å angi tillatelser i QuickBooks Pro eller QuickBooks Premier, følg disse trinnene:

1. Velg kommandoen Firma→ Konfigurer brukere og passord→ Konfigurer brukere.

QuickBooks viser dialogboksen Brukerliste (se figuren).

Dialogboksen Brukerliste

2. Klikk på knappen Legg til bruker.

QuickBooks viser dialogboksen Sett opp brukerpassord og tilgang, som du bruker til å legge til nye brukere og spesifisere passord.

Dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang

3. Skriv inn et brukernavn og passord for den ekstra personen du ønsker skal kunne bruke QuickBooks-filen; skriv deretter inn passordet på nytt i tekstboksen Bekreft passord.

Å taste inn passordet på nytt bekrefter at du skrev inn passordet riktig første gang.

Fra dette tidspunktet, når noen åpner QuickBooks-filen, ber QuickBooks om et brukernavn og passord. Så for at en annen person skal få tilgang til QuickBooks-filen, må hun skrive inn brukernavnet og passordet du angir.

4. Spesifiser brukerens tilgang.

QuickBooks viser en dialogboks som spør om du vil at personen skal ha tilgang til alle områder av QuickBooks-filen eller bare noen områder.

Hvis du spesifiserer at du bare vil gi tilgang til noen områder - det vanlige tilfellet, sannsynligvis - viser QuickBooks en rekke dialogbokser som lar deg angi tillatelser for hvert område. Du velger alternativet Ingen tilgang for å gjøre et bestemt område (som bankting) utelukket for brukeren, velg alternativknappen Alle områder av QuickBooks for å gi brukeren tillatelse til å opprette og skrive ut transaksjoner og rapporter i området, eller velge valgknappen Selected Areas of QuickBooks for å gi brukeren delvis tilgang til området. Hvis du velger alternativet Valgte områder, må du spesifisere den begrensede tilgangen ved å gå gjennom sidene til veiviseren og beskrive i grundig detalj tilgangen du vil at brukeren skal ha. Du kan også angi om andre applikasjoner (som TurboTax) skal få tilgang til QuickBooks-dataene.

Spesifiserer hvilke områder en bruker har tilgang til

5. Se gjennom brukerens tilgang.

Etter at du er ferdig med å gå gjennom dialogboksene Konfigurer brukerpassord og tilgang, viser QuickBooks et sammendrag av tillatelsene for en bruker. Klikk Tilbake-knappen hvis du trenger å gå tilbake og endre tillatelser for et område, eller klikk Fullfør for å indikere at du er ferdig med å spesifisere hva den aktuelle brukeren kan gjøre. QuickBooks viser dialogboksen Brukerliste igjen, med den nye brukeren lagt til. Klikk på Legg til bruker for å legge til en ny bruker, klikk på Rediger bruker for å redigere den valgte brukeren, eller klikk på Lukk for å lukke dialogboksen.

En bruker kan logge på og åpne en QuickBooks-fil fra hvilken som helst datamaskin på nettverket så lenge datamaskinen har QuickBooks installert og har nettverkstilgang til QuickBooks-filen. Hvis en person prøver å åpne et begrenset område eller utføre en uautorisert handling, viser QuickBooks en meldingsboks som indikerer at personen mangler tillatelsene som er nødvendige for å utføre handlingen.

Spesifisere og arbeide i flerbrukermodus

For at mer enn én person skal kunne jobbe med en QuickBooks-fil samtidig, må brukere jobbe med QuickBooks-filen i flerbrukermodus. Den første personen som åpner filen må spesifisere flerbrukermodus for at andre skal kunne åpne filen. For å spesifisere flerbrukermodus, velg Fil–>Bytt til flerbrukermodus. Du kan se at du jobber i flerbrukermodus fordi QuickBooks tittellinje indikerer det. Når andre åpner QuickBooks-filen, åpnes den automatisk i flerbrukermodus. For at en annen bruker skal jobbe i enkeltbrukermodus, må de andre brukerne lukke QuickBooks-filen, og brukeren som ønsker å jobbe i enkeltbrukermodus må velge Fil–>Bytt til enkeltbrukermodus.

Å dele en QuickBooks-fil over et nettverk innebærer et par triks. Først må du sørge for at ingen som er i enkeltbrukermodus bruker filen du vil åpne. Hvis noen bruker filen, og du prøver å åpne den, viser QuickBooks en melding som indikerer at noen bruker firmafilen i enkeltbrukermodus. Be personen om å bytte til flerbrukermodus og klikk deretter på Prøv igjen-knappen.

Så snart du begynner å opprette eller redigere en transaksjon, låser QuickBooks transaksjonen. På denne måten kan ingen andre redigere transaksjonen mens du jobber med den. Du kan se om du har en transaksjon åpen i redigeringsmodus etter hva QuickBooks viser i tittellinjen øverst i skjemaet: Redigere transaksjon. Andre brukere kan åpne transaksjonen mens du redigerer den i redigeringsmodus, men de kan ikke gjøre endringer i den før du er ferdig.

Hvis du prøver å redigere en transaksjon som kollegaen din Harriet allerede har åpen i redigeringsmodus, for eksempel, viser QuickBooks en melding som lyder (og her parafraserer jeg) Unnskyld meg, Bubba. Harriet jobber med den transaksjonen. Du må komme tilbake senere.