Hvordan bruke QuickBooks til å administrere med et budsjett

Etter at du har registrert budsjettet ditt i QuickBooks, kan du sammenligne dine faktiske økonomiske resultater med budsjetterte beløp ved å velge kommandoer fra Budsjetter og prognoser-undermenyen som QuickBooks viser. Når du velger kommandoen Rapporter → Budsjetter og prognoser, gir QuickBooks flere budsjetteringsrapporter, beskrevet i følgende liste:

• Budsjettoversikt: Denne rapporten oppsummerer budsjetterte beløp. Du kan bruke den til å se på og feilsjekke budsjettet ditt.

• Budsjett vs. faktisk: Denne rapporten lar deg sammenligne budsjettert resultatregnskapsinformasjon med faktisk resultatregnskapsinformasjon. Rapporten lar deg derfor sammenligne dine forventede inntekter og utgifter med de faktiske inntektene og utgiftene.

• Resultat- og tapsbudsjettytelse: Denne rapporten lar deg sammenligne dine faktiske inntekter, utgifter og fortjeneste med dine budsjetterte inntekter, utgifter og fortjeneste.

• Budsjett vs. faktisk graf: Denne grafen er ikke en rapport. Det er et diagram som viser budsjettert og faktisk informasjon.

• Prognoseoversikt: Denne rapporten oppsummerer en QuickBooks-prognose. En prognose er i utgangspunktet en spådom om fremtidige inntekter og kontantstrøm. Du bruker prognoser for å gjøre "hva hvis"-planlegging.

• Prognose vs. faktisk: Denne rapporten sammenligner en prognose med hva som faktisk skjedde.

Måten du bruker informasjonen til en budsjettrapport på er nøkkelen – og også hemmeligheten til å få verdi fra budsjettarbeidet ditt. Med et godt konstruert budsjett med sunn fornuft kan du se etter avvik mellom budsjettet og de faktiske økonomiske resultatene.

Du vil bruke budsjettet ditt til å oppdage situasjoner der for eksempel en utgiftspost er for lav, en eiendelspost er for høy, eller et inntektstall ligger etter det du forventer. Avvik mellom forventede resultater og faktiske resultater indikerer uventede resultater. Uventede resultater tyder ofte på problemer. . . eller muligheter.

Tenk på følgende eksempler på varians og hva avvikene kan indikere:

• Månedlig inntekt er $40 000 i stedet for $50 000. Månedlig inntekt som er 20 prosent mindre enn forventet kan indikere problemer med produktet ditt, problemer med salgsstyrken eller problemer med kundene dine. Uansett, hvis salget utgjør bare 80 prosent av det du forventer, må du sannsynligvis iverksette umiddelbare korrigerende tiltak.

• Beholdningssaldoene er i gjennomsnitt $ 50 000 ved månedens slutt i stedet for $ 100 000 ved månedens slutt. Å ha en lagersaldo som er lavere enn forventet, kan enten være bra eller dårlig. Sluttbeholdningssaldoen som er halvparten av hva du forventer kan indikere at du selger produkter mye raskere enn du forventet (og derfor bør du øke beholdningsinvesteringen og kjøpet av beholdningen).

  Å ha en lav inventarinvestering kan imidlertid også bety at du rett og slett ikke får materialer fra leverandørene dine så raskt som du trenger dem, og som et resultat har du stor risiko for å miste salg på grunn av utilstrekkelige lagernivåer.

• Forsknings- og utviklingsutgifter tilsvarer $50.000 i året i stedet for $25.000 i året. Forsknings- og utviklingsutgifter som er dobbelt så mye som du forventer, ser ut til å være dårlige. Hvordan kan det være greit å bruke dobbelt så mye på en utgift som du forventer? Det kan imidlertid være bra å doble forsknings- og utviklingsutgiftene hvis du uventet investerer i et lovende nytt produkt, en idé eller teknologi.

• Salget til en bestemt kundeklasse er 50 prosent høyere. Anta at du brukte klasser for å spore salg til kunder i landet og utenfor landet. Hvis du ser at salget til kunder utenfor landet ganske uventet ligger 50 prosent over det du forventer, kan den variasjonen tyde på en mulighet til å selge enda mer utenfor landet.

  Kanskje med mer innsats og energi kan kunder utenfor landet bli en enda større del av virksomheten din. Noen ganger identifiserer avvik muligheter du ellers ville gå glipp av.