Hvordan betale regninger med QuickBooks 2014

Hvis du bruker QuickBooks til å holde styr på regningene du skylder, bruker du ikke vinduet Skriv sjekker til å registrere regningene du vil betale. I stedet ber du QuickBooks om å vise en liste over disse ubetalte regningene som du allerede har registrert - og så velger du hvilke regninger QuickBooks skal betale og bankkontoen som QuickBooks skal skrive sjekken på.

Følg disse trinnene for å betale regninger på denne måten:

1Velg kommandoen Leverandører→ Betal regninger.

QuickBooks viser vinduet Betal regninger. Du bruker vinduet Betal regninger til å beskrive betalingen du ønsker å foreta.

2Beskriv hvilke regninger du vil betale.

Bruk Vis regninger-radioknappene øverst i vinduet Betal regninger for å identifisere hva du vil se. Velg alternativknappen Forfall på eller Før for å vise bare de regningene som forfaller på eller før den angitte datoen.

For å spesifisere datoen, skriv inn datoen i boksen Forfall på eller før. For å se en liste over alle regningene du må betale, velg Vis alle regninger alternativknappen.

Du kan bruke rullegardinlisten Sorter etter for å velge rekkefølgen som QuickBooks bruker for å føre regningene dine. Du kan for eksempel sortere regninger etter forfallsdato, rabattdato, leverandør og forfalt beløp.

3Velg regningene du vil betale.

For å velge regninger du vil betale, klikk på avmerkingskolonnen. (Kontrollkolonnen er kolonnen lengst til venstre i listen over ubetalte regninger; den er merket med en hake.) Når du klikker på avkrysningskolonnen, merker QuickBooks regningen med en hake. Haken forteller QuickBooks at du vil betale regningen.

For å velge bort en regning, klikk på avmerkingskolonnen igjen. QuickBooks fjerner haken.

4(Valgfritt) Gjennomgå en spesifikk regning.

Du kan se detaljert informasjon om en spesifikk regning ved først å klikke på regningen for å markere den i listen og deretter klikke på Gå til regningsknappen. Når du gjør dette, åpner QuickBooks vinduet Enter Bills, og viser regningsinformasjonen. For å lukke Enter Bills-vinduet, klikk på Lukk-knappen.

5 Angi rabatten.

Hvis du klikker på Angi rabatt-knappen, viser QuickBooks fanen Rabatt i dialogboksen Rabatt og kreditter. Du kan bruke fanen Rabatt for å angi et rabattbeløp for regningen. Hvis du legger inn et rabattbeløp på regningen, kommer du også inn på rabattkontoen. Dette er kontoen som blir kreditert for reduksjonen – rabatten – med riktig beløp.

6Sett inn kreditten og klikk på Ferdig.

Hvis du klikker på Betal regninger-vinduets Angi kreditter-knapp, viser QuickBooks Kreditt-fanen i dialogboksen Rabatt og kreditter. Kreditt-fanen viser eventuelle kreditnotaer fra denne leverandøren. For å bruke en kreditnota på beløpet til en leverandør, klikk på knappen Angi kreditter. QuickBooks markerer brukte studiepoeng ved å sette en hake i den merkede kolonnen.

Når du fullfører arbeidet med dialogboksen Rabatt og kreditter, klikker du på Ferdig-knappen for å lukke dialogboksen og gå tilbake til vinduet Betal regninger.

Klikk på Fjern-knappen i dialogboksen Rabatt og kreditter for å fjerne de brukte kredittene som vises på fanen Kreditter.

7Bruk rullegardinlisten Betalingskonto for å velge bankkontoen som skal brukes til å utføre betalinger.

Sluttsaldoen for bankkontoen viser nedtrekkslisten Konto.

8Bruk nedtrekkslisten Betalingsmåte for å velge betalingsmåte.

Hvis du for eksempel vil betale regningene dine med sjekk, velger du Sjekk. Forutsatt at du vil skrive ut sjekkene i QuickBooks, velg alternativknappen Skal skrives ut; Ellers velger du alternativknappen Tildel sjekknummer for å få QuickBooks til å tildele det neste sjekknummeret på rad.

Du kan også betale regninger med andre metoder, for eksempel med kredittkort og nettbetaling (hvis du er konfigurert for nettbetaling eller nettbank).

9Bruk Betalingsdato-boksen for å registrere betalingsdatoen.

Denne oppføringen samhandler med betalingsmåteoppføringen. Betalingsdatoen du angir, påvirker for eksempel når en nettbetaling foretas. Betalingsdatoen tilsvarer også datoen som vises på utskrevne sjekker.

10 Etter at du har valgt regningene du vil betale og beskriver hvordan du vil betale dem, klikker du på Betal valgte regninger.

QuickBooks registrerer betalingstransaksjonene på bankkontoen for å betale de valgte regningene og lukker vinduet Betal regninger.

11 Fullfør oppgaven.

Du må fortsatt skrive ut eventuelle utrykte sjekker som er nødvendige for å betale regninger hvis du bruker sjekker til å betale regningene. Du må også overføre eventuelle betalingsinstruksjoner på nettet som er nødvendige for å betale regningene, hvis det er slik du har valgt å betale regningene. Hvis du skal skrive sjekker for hånd, må du åpenbart skrive ut sjekkene for hånd og deretter sende dem i posten.

Med andre ord, alt QuickBooks gjør på dette tidspunktet er å registrere betalingstransaksjonene i QuickBooks datafil. Du må skrive ut sjekkene, sende betalingsinstruksjonene på nettet eller skrive ut sjekkene for hånd!