Hvordan betale ansatte i QuickBooks 2019 Basic Payroll

For selvstendig næringsdrivende eller småbedriftseiere gir QuickBooks 2019 to gjør-det-selv-alternativer for betalende ansatte: Basic Payroll (som vanligvis betyr at regnskapsføreren din hjelper deg med lønnsskatteskjemaene) og Enhanced Payroll (som betyr at QuickBooks hjelper deg med deg med lønnsavgiftsskjemaene). Med alternativet Grunnlønn gjør du det meste selv, men du betaler ikke særlig mye for lønnsbehandlingen din.

Et tredje lønnsalternativ ville være QuickBooks Assisted Payroll. Med dette alternativet håndterer du å betale dine ansatte i QuickBooks, og deretter håndterer Intuit skattebetalingene og innlevering av nødvendige lønnsskatteskjemaer.

Sett opp QuickBooks 2019 Basic Payroll

For å sette opp gjør-det-selv-lønn, går du gjennom et nettbasert intervju. For å starte dette intervjuet, velg Ansatte → Lønn → Slå på lønn i QuickBooks. QuickBooks viser siden som vises.

Den første nettsiden for lønnsoppsett.

Du må kanskje klikke på en knapp for å utvide vinduet Slå på lønn i QuickBooks slik at du ser både de grunnleggende og forbedrede alternativene. I hovedsak, hvis du velger alternativet Grunnleggende lønn, vil enten du eller regnskapsføreren din måtte betale lønnsskatt og deretter utarbeide og sende inn lønnsoppgaven. Hvis du velger alternativet Forbedret lønn, vil QuickBooks hjelpe deg med å betale lønnsskatteinnskuddene og deretter utarbeide (eller for det meste utarbeide) selvangivelsen for deg.

Du velger lønnsalternativet du ønsker ved å klikke på Prøv det gratis-knappen. QuickBooks viser en annen side med informasjon som beskriver betalingsalternativene dine og eventuelle spesielle rabatter. (Noen ganger får du bedre priser og en spesiell rabatt ved å registrere deg for et år, for eksempel.)

Intuits priser for sine lønnstjenester endres, men på det tidspunktet jeg skriver (sommeren 2018), koster Basic Payroll-tjenesten rundt $250 per år, og Enhanced Payroll-tjenesten koster omtrent $400 per år. Hver kostnad øker avhengig av antall ansatte du har og antall sjekker utstedt.

For å velge alternativet Grunnleggende lønn, klikk på Fortsett-knappen når QuickBooks viser neste skjermbilde med tilleggsinformasjon om prisene og funksjonene til det alternativet. Deretter samler QuickBooks inn kredittkortinformasjonen din (slik at den kan fakturere deg for tjenesten).

Registrer deg for en lønnstjeneste

For å registrere deg for lønnstjenesten etter at du har valgt et bestemt alternativ, fyller du ut en rekke nettsideskjemaer. Underveis skriver du inn bedriftens navn og adresse, og oppgir firmaets arbeidsgiveridentifikasjonsnummer (EIN). For å gå gjennom nettsideskjemaene, klikk på Fortsett- og Tilbake-knappene. QuickBooks veileder deg veldig effektivt gjennom registreringsprosessen. Bare følg instruksjonene på skjermen for å beskrive hvordan bedriften din behandler lønn.

Men la meg gi en advarsel: Når du setter opp bedriftsinformasjonen din for lønn, ber QuickBooks om en haug med informasjon. Du trenger å beskrive fullt ut hvordan du betaler dine ansatte, hvem du betaler fradrag til og andre slike ting. Les nøye instruksjonene som QuickBooks gir, noe som tar litt tid. Hvis du får problemer, kan det være lurt å få hjelp fra en ekstern revisor til å sette opp tjenesten Forbedret lønn eller vurdere alternativet Assistert lønn.

Sett opp ansatte

Etter at du har konfigurert bedriftsinformasjonen din for lønn, er du klar til å konfigurere ansatte for lønn. Som en del av den grunnleggende lønnsoppsettsprosessen viser QuickBooks en nettside hvor du kan legge til dine ansatte. Du kan også legge til ansatte ved å vise Employees Center. (Velg Ansatte → Ansattsenter, og klikk på Ny ansatt-knappen.) Når du klikker på Ny ansatt-knappen, viser QuickBooks fanen Personlig i Ny ansatt-vinduet, som vist.

Kategorien Personlig i vinduet Ny ansatt.

For å beskrive en ansatt fyller du ut feltene som er oppgitt på fanen Personlig. Alt dette er selvforklarende. Du skriver inn personens navn i boksene for juridisk navn. Den ansattes fornavn går i First-boksen, den midterste initialen går i MI-boksen, og så videre.

Du klikker på fanen Adresse og kontakt (ikke vist) for å samle inn og lagre den ansattes postadresse og annen kontaktinformasjon, for eksempel hans eller hennes telefonnummer.

Hvis du ønsker å samle inn og lagre tilleggsinformasjon for en ansatt (som hans bankkontonummer for direkte innskudd), klikker du på fanen Tilleggsinformasjon (ikke vist). Denne kategorien inneholder en Definer felt-knapp som du kan bruke til å samle tilpassede biter av informasjon om en ansatt. For å bruke alternativet Egendefinert felt, klikk på Definer felt-knappen og bruk deretter Definer felt-dialogboksen til å definere feltene du vil legge til.

Oppgi lønns- og skatteinformasjon

Bruk fanen Lønnsinfo for å beskrive hvordan en ansatts lønn eller lønn beregnes, som vist i følgende figur. Bruk nedtrekkslisten Lønnsplan for å sette opp en vanlig lønnsplan (som ukentlig eller halvmånedlig) og tilordne den ansatte til lønnsplanen. Bruk nedtrekkslisten Betalingsfrekvens for å identifisere betalingsperioden. Hvis du har slått på QuickBooks klassesporingsfunksjon, kan du eventuelt bruke rullegardinlisten Klasse for å klassifisere betalinger til denne ansatte. Du legger inn lønnsposten i området Inntjening. Hvis en ansatt tjener en årslønn på for eksempel $30 000, angir du lønnslønnsposten i Varenavn-kolonnen. Deretter skriver du inn årslønnen på $30 000 i kolonnen Time/årlig sats.

Lønnsinformasjon-fanen i vinduet Ny ansatt.

For å beskrive hvilke skatter en ansatt betaler, klikk på Skatter-knappen. QuickBooks viser dialogboksen Skatter. Bruk Federal-fanen for å identifisere den ansattes arkivstatus, antall godtgjørelser som kreves, og spesifisert ekstra forskuddstrekk. Bruk i tillegg avmerkingsboksene Emne til for å indikere om denne ansatte er underlagt Medicare, Social Security eller føderal arbeidsledighetsskatt, eller om den ansatte er kvalifisert for en arbeidsinntektskreditt. Merk at ikke alle ansatte er underlagt Medicare og Social Security skatter. Rådfør deg med skatterådgiveren din for mer informasjon.

Federal-fanen i Skatter-vinduet.

Staten fanen leverer bokser som du kan bruke til å beskrive statlige skatter, selvsagt. Andre-fanen lar deg beskrive og lagre lokal skatteinformasjon, for eksempel en byskatt. Igjen, hva du ser på Annet-fanen avhenger av lokaliteten din.

Hvis du klikker på Syk/ferie-knappen på fanen Lønnsinformasjon i dialogboksen Ny ansatt, ser du dialogboksen Syk og ferie. Denne dialogboksen lar deg spesifisere hvordan syke- eller feriepenger og personlig permisjonstid opptjenes lønnsperiode for lønnsperiode. Du kan spesifisere antall syke- eller ferietimer i tekstboksen Timer tilgjengelig fra når du setter opp lønn. Du kan bruke nedtrekkslisten Opptjening for å angi hvor ofte syke- eller feriepenger skal opptjenes. Hvis det påløper syke- eller feriepenger, bruk boksen Opptjente timer for å identifisere hvor mange timer med syke- eller ferietid en ansatt tjener hver lønnsslipp eller time, eller ved begynnelsen av året. Hvis du har angitt et maksimalt antall syketimer eller ferietimer som en ansatt kan akkumulere, skriv inn denne verdien i boksen Maksimalt antall timer. Hvis du ønsker å nullstille syketimer og ferietimer ved begynnelsen av hvert år, velger du Tilbakestill timer hvert nytt år? avkrysningsboksen.

Dialogboksen Syk og ferie.

Ferieområdet i dialogboksen Syk og ferie fungerer på samme måte som området Syk. Skriv inn antall ledige ferietimer i boksen Timer tilgjengelig fra og med. Bruk rullegardinlisten Opptjeningstid for å angi hvor ofte ansatte tjener ferietid. Bruk avmerkingsboksene Opptjente timer og Maksimalt antall timer for å kontrollere hvordan opptjening av ferietid fungerer. Til slutt, velg Tilbakestill timer hvert nytt år? avkrysningsboks for å nullstille ferietid ved begynnelsen av hvert nytt år.

Hvis du har valgt å bruke alternativet for direkte innskudd, klikker du på Direkteinnskudd-knappen på fanen Lønnsinformasjon i dialogboksen Ny ansatt. QuickBooks ber deg om å oppgi informasjonen som er nødvendig for å sette inn sjekker direkte for ansatte.

Gi annen arbeidsrelatert informasjon

Hvis du velger Ansettelsesinformasjon-fanen i dialogboksen Ny ansatt, viser QuickBooks fanen du bruker til å lagre ansettelsesdato, branndato og lignende biter av ansettelsesdata.

Sett opp år til dato beløp

Hvis du setter opp Grunnlønnstjenesten helt i begynnelsen av virksomhetens drift eller i begynnelsen av året, trenger du ikke å sette opp noen år-til-dato beløp (fordi alle år-til-dato beløp lik null). Hvis du bytter til Hoved Lønn tjenesten en gang i midyear, men du trenger må sette opp år-til-dato beløp. Av denne grunn leder QuickBooks Basic Payroll Setup Wizard deg gjennom prosessen for å registrere beløp fra år til dato.

Hvis et eksternt servicebyrå som ADP eller Paychex har utført lønnsbehandlingen din, gir den endelige lønnsrapporten fra dette eksterne servicebyrået sannsynligvis all informasjonen du trenger for å sette opp Basic Payroll-tjenesten. Hvis du har jobbet med en regnskapsfører eller regnskapsfører for å få utført lønn, bør du kunne få denne personens hjelp til å beskrive lønnsbeløp fra år til dato.

Sjekk lønnsoppsettdataene dine

Som en del av oppsettsprosessen for grunnleggende lønn, kan QuickBooks (eller du) identifisere lønnsdata som ikke virker riktige. Kanskje viser en ansatt som du vet du har betalt, ingen årslønn. I dette tilfellet retter du feil data ved å følge instruksjonene på skjermen. Vær imidlertid oppmerksom på at QuickBooks Basic Payroll-oppsettsprosess også kan identifisere mistenkelige lønnsdata som faktisk er korrekte. I staten Washington, for eksempel, er ikke offiserer underlagt statlig arbeidsledighetsforsikring hvis de velger det. QuickBooks vet imidlertid ikke dette, så det flagger offiserer som ikke er merket som underlagt statlig arbeidsledighetsforsikring som mulige feil.

Igjen, hvis du ikke føler deg komfortabel med å svare på noen av disse spørsmålene om lønnsoppsett, kan du få hjelp fra en regnskapsfører. Helt ærlig, når du har et eksternt servicebyrå som forbereder lønnssjekkene dine, betaler du virkelig for firmaets ekspertise og kunnskap om hvordan alt dette med lønnsbehandling fungerer. Du betaler egentlig ikke for datamaskintiden og papiret som sjekkene er skrevet på.

Planlegg QuickBooks 2019 lønnskjøringer

Grunnleggende lønnsoppsett tar deg også gjennom arbeidet med å planlegge lønnskjøringene dine. Med andre ord, hvis du skal kjøre lønn hver uke, to ganger i måneden eller uansett intervall, ber oppsettsprosessen deg om å beskrive tidsplanen. Igjen, som med de andre oppgavene som Basic Payroll-oppsettsprosessen hjelper deg med, er alt du trenger å gjøre å gi noen biter og biter av informasjon.

Betal ansatte i QuickBooks 2019

Etter at du har gått gjennom trinnene som kreves for å sette opp QuickBooks lønnsbehandlingsevne, er det ganske enkelt å betale ansatte - takk og lov -. Følg disse trinnene for å betale ansatte:

Velg Ansatte → Lønn ansatte → Planlagt lønn.
QuickBooks viser vinduet Employee Center.

Start den planlagte lønnen du vil kjøre.
For å starte den planlagte lønnskjøringen du ønsker å kjøre, velg den i listeboksen øverst i vinduet Employee Center.

Klikk på knappen Start planlagt lønn.

Oppgi datoen for lønnssjekk, og bruk boksen Sjekk dato for å angi datoen du vil skal vises på lønnssjekkene.

Identifiser datoen da lønnsperioden slutter i boksen Betalingsperiode slutter.

Bruk rullegardinlisten Bankkonto for å identifisere bankkontoen du vil skrive sjekker på.

Bekreft de ansatte som du vil betale.
QuickBooks viser de aktive ansatte som er inkludert i den planlagte lønnslisten. Du vil være sikker på at listen over utvalgte ansatte er riktig. Du kan klikke på oppførte ansatte for å velge og oppheve valget av dem.

Klikk på Fortsett.
QuickBooks beregner lønnssjekkene og lønnstrekkbeløpene for hver av de valgte ansatte.

For å godta en forhåndsvist lønnsslipp beskrevet eller vist i dialogboksen, klikk på Opprett lønnsslipp-knappen.
QuickBooks viser en dialogboks som lar deg skrive ut lønnsslipper eller lønnsslipper for direkte innskudd.

Klikk på knappen Skriv ut lønnsslipper eller Skriv ut lønnsslipper, og følg instruksjonene på skjermen.
Når du klikker på en av knappene, viser QuickBooks dialogboksen Velg lønnsslipper/lønnsslipper som skal skrives ut. Du bør bekrefte bankkontoen du vil skrive sjekkene på. Hvis du skriver ut sjekker, bør du også bruke boksen First Check Number for å oppgi det forhåndstrykte skjemanummeret som vises på den første lønnssjekken du skal skrive ut. Du bør også bekrefte at de ansattes lønnsslipper oppført i dialogboksen er de du vil skrive ut.

Etter at du har bekreftet at lønnsutskriftsinformasjonen er riktig, klikker du OK.
QuickBooks viser dialogboksen Skriv ut sjekker (den samme som du bruker til å skrive ut en sjekk).

Skriv ut sjekker på vanlig måte.

Hvis du vil fjerne markeringen av en lønnsslipp for utskrift, klikker du på avmerkingskolonnen for å fjerne haken og dermed fjerne merket for lønnsslippen.

Fordel lønnsslippene eller lønnsslippene.
Selvfølgelig, etter at du har skrevet ut sjekkene, signerer du og deler dem ut. Jeg overlater deg til deg selv her. Jeg er sikker på at du vet hvordan du finner ansatte som du må betale, og dessuten hvordan du gir dem lønnsslippene. Pokker, de står sannsynligvis ved siden av skrivebordet ditt akkurat nå og venter på at du skal fullføre lønnssjekkene uansett.

Vinduet Medarbeidersenter: Lønnssenter.

Hvordan redigere og annullere lønnsslipp i QuickBooks 2019

Vær forsiktig når du vil endre informasjon om lønnssjekk. Lønnssjekker er litt vanskeligere enn vanlige sjekker fordi informasjonen fra lønnssjekkene påvirker en haug med lønnstellere. Lønnssjekker øker for eksempel noens bruttolønn for året, og påvirker også trekkbeløpene. Av denne grunn, når du vil gjøre en endring eller annullere en lønnsslipp som du tidligere har opprettet, velger du kommandoen Ansatte → Rediger/ugyldiggjør lønnsslipp. Når du gjør dette, viser QuickBooks vinduet Edit/Void Paychecks (ikke vist). Dette vinduet viser lønnsslipper som du tidligere har opprettet og skrevet ut. For å endre en av lønnsslippene som er oppført, dobbeltklikk på lønnsslippen. Når QuickBooks viser lønnsslippvinduet, klikker du på Paycheck Detail-knappen. Når QuickBooks viser vinduet Review Paychecks, bruke den til å gjøre den riktige endringen i lønnsslippen. Merk at du kan endre andre detaljer, for eksempel navn eller adresse, ved å bruke lønnsslippvinduet.

For å annullere lønnsslippen som vises i Paycheck-vinduet, velg kommandoen Rediger →Void Paycheck.

Etter at du har redigert eller annullert en sjekk, klikker du på Lagre og lukk eller Lagre og Ny-knappen for å lagre endringene i lønnsslippen.

Lønnsforpliktelser i QuickBooks 2019

Beløp som du holder tilbake fra ansattes lønnsslipp blir forpliktelser som du senere må betale. Hvis du holder tilbake føderale skattefradrag, må du overføre disse betalingene til Internal Revenue Service.

For å betale lønnsskatteforpliktelser, velg Ansatte→Lønnsskatter og forpliktelser→Betal planlagte forpliktelser. QuickBooks viser Employee Center-vinduet, som lar deg velge lønnsforpliktelsene du vil betale. Klikk på forpliktelsen du vil betale, og klikk deretter på Vis/betal-knappen. QuickBooks skriver en sjekk for å betale det valgte forpliktelsen. Denne sjekken skriver du ut på vanlig måte.

Hvor raskt du trenger å betale lønnsskatt utløst av lønn avhenger av en rekke faktorer, inkludert størrelsen på innskuddet. Men en god praksis er å umiddelbart betale eventuelle beløp du skylder. Vanligvis lar den aktuelle offentlige etaten deg enkelt og elektronisk foreta skatteinnskudd ved å bruke en nettside. US Treasury sin nettside, for eksempel, lar deg enkelt gjøre føderale skatteinnskudd på denne måten. Faktisk er du pålagt å bruke dette systemet hvis du betaler mer enn $2500 i lønnsskatt hvert kvartal.