Hvordan balansere en bankkonto i QuickBooks 2021

Å balansere en bankkonto er bemerkelsesverdig enkelt i QuickBooks. Faktisk vil jeg gå så langt som å si at hvis du har noen problemer, stammer de fra . . . vel, slurvet journalføring som gikk foran bruken din av QuickBooks .

Nok av denne blasken. Jeg starter med å beskrive hvordan du avstemmer en konto.

Gi QuickBooks informasjon fra kontoutskriften

I en avstemming, som du sikkert vet, sammenligner du registrene dine på en bankkonto med bankens journaler for samme konto. Du bør kunne forklare eventuelle forskjeller mellom de to kontoene - vanligvis ved å peke på sjekker du skrev som ennå ikke er slettet. (Noen ganger faller innskudd i samme kategori; du registrerer et innskudd og sender det, men banken har ennå ikke kreditert kontoen din.)

Det første trinnet er da å levere bankens kontoinformasjon til QuickBooks. Denne informasjonen får du fra din månedlige kontoutskrift. Gi QuickBooks tallene den trenger, som følger:

1. Velg Bank → Avstem, eller klikk på Avstemming-ikonet på startskjermen.

QuickBooks viser dialogboksen Start avstemming, som vist.

Hvis du har flere bankkontoer, må du kanskje velge kontoen du ønsker å avstemme.

Dialogboksen Start avstemming

2. Hvis bankkontoen som vises ikke er den du vil avstemme, åpner du rullegardinmenyen Konto og velger riktig konto.

3. Skriv inn kontoutskriftsdatoen i tekstboksen Utskriftsdato.

Du kan justere en dato én dag om gangen ved å bruke pluss (+) og minus (–) tastene. Du kan også klikke på Kalender-knappen til høyre i tekstboksen Statement Date for å velge en dato fra kalenderen.

Se juksearket på nett for en liste over andre hemmelige datoredigeringstriks.

4. Bekreft åpningsbalansen på kontoutskriften.

QuickBooks viser et beløp i Startsaldo-delen av skjermen.

5. Skriv inn sluttsaldoen fra kontoutskriften i tekstboksen Sluttsaldo.

6. Angi bankens servicegebyr.

Hvis kontoutskriften viser et servicegebyr, og du ikke allerede har angitt det, flytter du markøren til tekstboksen Service Charge og skriver inn beløpet. (Typ 10 for et servicegebyr på $10, for eksempel.)

7. Angi en transaksjonsdato for tjenesteavgiftstransaksjonen.

QuickBooks legger til en måned til tjenesteavgiftsdatoen fra forrige gang du avstemte. Hvis denne datoen ikke er riktig, skriv inn den riktige.

8. Tilordne bankens servicegebyr til en konto.

Skriv inn utgiftskontoen du tilordner banktjenestegebyrer til i den første Konto-tekstboksen – den ved siden av Dato-tekstboksen. Aktiver rullegardinmenyen ved å klikke på pil ned, marker kategorien ved å bruke piltastene, og trykk deretter på Enter. Jeg vedder på at du registrerer disse kostnadene på Bank Service Charges-kontoen som QuickBooks setter opp som standard.

Hvis du fortalte QuickBooks at du også ønsker å spore inntekter og utgifter ved å bruke klasser, legger QuickBooks til klassetekstbokser i dialogboksen Start avstemming slik at du kan samle inn denne informasjonen.

9. Legg inn kontoens renteinntekter.

Hvis kontoen har tjent renter for måneden, og du ikke allerede har angitt dette tallet, skriv inn et beløp i tekstboksen Renter opptjent.

10. Angi en transaksjonsdato for renteinntektstransaksjonen.

Du vet allerede hvordan du legger inn datoer. Jeg skal ikke kjede deg ved å forklare det igjen (men se trinn 3 hvis du har problemer).

11. Tilordne renten til en konto.

I den andre kontotekstboksen skriver du inn kontoen som denne kontoens interesse skal tilordnes. Jeg vedder på at du registrerer denne under Renteinntektskontoen, som er nær bunnen av rullegardinmenyen Konto. For å velge en kategori fra Konto-menyen, aktiver menyen ved å klikke på nedoverpilen, uthev kategorien og trykk deretter på Enter.

12. Klikk på Fortsett-knappen.

QuickBooks viser Reconcile-vinduet, som vist.

Avstem-vinduet

Merk klarerte sjekker og innskudd

I Avstemmingsvinduet forteller du QuickBooks hvilke innskudd og sjekker som er avklart i banken. (Se kontoutskriften din for denne informasjonen.) Følg disse trinnene:

1. Identifiser det første innskuddet som er klarert.

Du vet hvordan du gjør dette, det er jeg sikker på. Bare bla gjennom kontoutskriften for å finne det første innskuddet som er oppført.

2. Merk det første klarerte innskuddet som klarert.

Bla gjennom transaksjonene som er oppført under Innskudd og andre kreditter i Avstemmingsvinduet, finn innskuddet og klikk på det. Alternativt kan du markere innskuddet ved å bruke Tab- eller piltastene og deretter trykke på mellomromstasten. QuickBooks setter en hake foran innskuddet for å merke det som ryddet og oppdaterer den ryddede kontosaldoen.

Hvis du har et stort antall innskudd å fjerne, og du kan identifisere dem raskt, klikker du på Mark All-knappen og fjerner merkingen av transaksjonene som ikke er på kontoutskriften. For å fjerne merket for en transaksjon, klikk på den. Haken forsvinner.

3. Registrer eventuelle slettede, men manglende innskudd.

Hvis du ikke finner et innskudd i Avstemming-vinduet, har du ikke lagt det inn i registeret ennå. Jeg kan bare gjette hvorfor du ikke har lagt inn det. Kanskje du bare har glemt det. Lukk eller deaktiver Avstemming-vinduet ved å klikke på Forlat-knappen. Åpne nå registeret og skriv inn depositumet i registeret på vanlig måte. For å gå tilbake til Avstemming-vinduet, åpne det på nytt eller reaktiver det. Eller, hvis du vil, velg Bank → Gjør innskudd og åpne innskuddsskjermen rett øverst i Avstemming-vinduet. Registrer innskuddet og klikk deretter på Lagre og lukk-knappen. Når du åpner Avstem-vinduet igjen, vises innskuddet i området Innskudd og andre kreditter.

4. Gjenta trinn 1–3 for alle innskudd som er oppført på kontoutskriften.

Sørg for at datoene stemmer overens og at beløpene på innskuddene stemmer. Hvis de ikke er det, gå tilbake til transaksjonene for å korrigere dem. For å komme til en transaksjon, klikk på Gå til-knappen. Du ser vinduet Skriv sjekker eller foreta innskudd der transaksjonen opprinnelig ble registrert. Gjør rettelsene der og klikk deretter på Lagre og lukk. Du går tilbake til Avstemming-vinduet.

5. Identifiser den første sjekken som er fjernet.

Ingen svette, ikke sant? Bare finn den første sjekken eller uttaket som er oppført på kontoutskriften.

QuickBooks lar deg sortere transaksjonene som er oppført i Avstemming-vinduet ved å klikke på kolonneoverskriftene i Sjekker og betalinger og i Innskudd og andre kreditter. Det kan være lurt å eksperimentere litt med denne praktiske funksjonen. Sortering og omsortering av transaksjoner – spesielt i bankkontoer med høyt transaksjonsvolum – forenkler ofte arbeidet med å avstemme en bankkonto.

6. Merk den første ryddet sjekken som ryddet.

Bla gjennom transaksjonene som er oppført under Sjekker og betalinger i Avstemmingsvinduet; finn den første sjekken; og klikk på den. Du kan også markere den ved å trykke Tab og en piltast. Trykk deretter på mellomromstasten. QuickBooks setter inn en hake for å merke denne transaksjonen som ryddet og oppdaterer den ryddede kontosaldoen.

7. Registrer eventuelle manglende, men slettede sjekker.

Hvis du ikke finner en sjekk eller uttak i QuickBooks, gjett hva? Du har ikke lagt det inn i registeret ennå. Lukk eller deaktiver Avstemming-vinduet ved å klikke på Forlat-knappen eller ved å aktivere et annet vindu. Vis deretter registeret og skriv inn sjekken eller uttaket. For å gå tilbake til Avstemming-vinduet, åpne eller reaktiver det. Eller du kan velge Banking → Skriv sjekker, opprette sjekken rett øverst i Avstemming-vinduet, og deretter klikke Lagre og lukk for å gå tilbake til Avstemming-skjermen og fortsette der du slapp.

8. Gjenta trinn 5–7 for alle uttak som er oppført på kontoutskriften.

Disse trinnene tar ikke veldig lang tid. Å avstemme kontoen min hver måned tar meg omtrent to minutter. Jeg tuller ikke eller overdriver. Med to minutter mener jeg egentlig to minutter.

Hvis forskjellen er lik null

Etter at du har merket alle sjekkene og innskuddene, skal differansen mellom den klarerte saldoen for kontoen og kontoutskriftens sluttsaldo være lik null. Legg merke til at jeg sa burde – ikke vil.Bakgrunnsvinduet i figuren ovenfor er et Reconcile-vindu der alt er hunky-dory. Ser du at det er null forskjell i nedre høyre hjørne av Avstemming-vinduet i figuren ovenfor? Det betyr at bankkontoen din og QuickBooks-filen er synkronisert. Hvis forskjellen er liten, se etter små forskjeller mellom beløpene på sjekkene i registeret og de faktiske klarerte sjekkene i kontoutskriften. Hvis du finner et avvik med en bestemt sjekk, klikk på Gå til-knappen for å gå til sjekken og endre beløpet. Klikk Lagre og lukk for å gå rett tilbake til Avstemming-vinduet.

Dialogboksen Velg avstemmingsrapport

Hvis forskjellen er lik null, er du ferdig. Klikk på Avstem nå-knappen. QuickBooks viser en gratulasjonsmeldingsboks (se figuren over) som forteller deg at avstemmingen er fullført. Som en belønning for å være en så god gutt eller jente, spør meldingsboksen om du vil skrive ut en gratis sammendrag eller detaljavstemmingsrapport som er betalt for alle utgifter. Klikk Sammendrag eller Detalj og klikk deretter OK hvis du vil skrive ut rapporten; Ellers klikker du på Lukk.

Kan du ikke bestemme om du vil skrive ut avstemmingsrapporten? Med mindre du er en forretningsbokholder eller en regnskapsfører som avstemmer en bankkonto for noen andre - for eksempel din arbeidsgiver eller en klient - trenger du ikke skrive ut avstemmingsrapporten. Alt utskriften gjør er å bevise at du har avstemt kontoen. (I utgangspunktet er dette beviset grunnen til at du bør skrive ut rapporten hvis du er en bokholder eller regnskapsfører. Personen du avstemmer kontoen for vil vite at du gjorde jobben din og vil ha et stykke papir å referere til. til senere med eventuelle spørsmål.) Du kan også alltid komme tilbake og skrive ut rapporten senere, om nødvendig. For å få tilgang til avstemmingsrapportene som QuickBooks lagret, velg Rapporter → Banktjenester → Forrige avstemming.

Nå er hvert innskudd, uttak og sjekk som du har klarert merket med en hake i registeret ditt. Hvis du ikke tror meg, åpne registeret og finn det ut.

Hvis forskjellen ikke er lik null

Hvis forskjellen ikke er lik null, har du et problem. Hvis du klikker på Avstemming nå-knappen, viser QuickBooks deg dialogboksen Avstem justering, vist nedenfor. Denne dialogboksen forteller deg hvor ubalansert kontoen din er og spør om du vil justere den feiljusterte kontoen din.

Dialogboksen Avstem justering

Klikk på Tilbake til avstemming-knappen hvis du vil gå tilbake til avstemmingsvinduet og starte søket etter den manglende eller feil inntastede transaksjonen.

Hvis du vil tvinge de to beløpene til å bli enige, klikker du OK. Å tvinge de to beløpene til å bli enige er ikke en veldig god idé. For å gjøre det, legger QuickBooks til en klarert transaksjon som tilsvarer differansen.

Å utsette en avstemming (ved å klikke på Forlat avstemming-knappen) og ikke velge å justere bankkontosaldoen er vanligvis den beste tilnærmingen, fordi du kan finne og rette opp problemet senere, når du har friske øyne. Deretter kan du starte avstemmingen på nytt og fullføre arbeidet. (Du starter en avstemming på nytt på samme måte som du oppretter en.)