Hvordan avstemme bankkontoer i QuickBooks

Du kan avstemme en bankkonto med overraskende hastighet i QuickBooks. Hvis du vil, kan du skrive ut en liten rapport som oppsummerer avstemmingen din etter at du har klikket på Avstemming nå-knappen. (QuickBooks gir deg dette alternativet i en dialogboks som vises.)

Du kan også klikke på Forrige rapporter-knappen for å vise en dialogboks som lar deg skrive ut andre gamle avstemmingsrapporter. Du kan klikke på Avviksrapport-knappen for å lage en rapport som viser transaksjoner som har blitt redigert siden du sist avstemte kontoen.

Du kan klikke på kolonneoverskriftene som brukes i avstemmingsvinduet for å sortere og sortere bankkontoinformasjonen på nytt.

Følg disse trinnene for å begynne å avstemme kontoen din:

1Velg kommandoen Bank → Avstem.

QuickBooks viser dialogboksen Start avstemming. Velg kontoen du vil avstemme fra rullegardinlisten Konto.

2Bruk Utskriftsdato-boksen for å identifisere sluttdatoen for kontoutskriften du bruker i avstemmingen.

Som alltid med datofelt i QuickBooks, skriver du inn datoen i mm/dd/åååå datoformat, eller klikker på kalenderknappen og bruker den til å velge riktig dato.

Skriv inn sluttsaldoen som vises på kontoutskriften i boksen Sluttsaldo.

3Bruk boksene Tjenestegebyr og Renter opptjent for å identifisere beløpet for servicegebyrer eller renter, datoen for en slik transaksjon og kontoen du bruker til å spore disse kostnadene.

Hvis for eksempel kontoutskriften din viser et servicegebyr, skriv inn servicegebyrbeløpet i den første Service Charge-boksen. Skriv inn datoen for transaksjonen med serviceavgift i boksen Serviceavgiftsdato. Til slutt velger du en passende utgiftskonto for sporing av servicegebyrer fra rullegardinlisten Service Charge Account. (Bankgebyrer er for eksempel en god konto for å spore servicegebyrer.)

På lignende måte kan du bruke boksene for opptjente renter for å beskrive eventuelle renter som er opptjent på en bedriftskonto.

4 Se gjennom erklæringsinformasjonen.

Etter at du har angitt informasjon om bankkontoen, kontoutskriftsdatoen, sluttsaldoen og eventuell informasjon om servicegebyrer eller renter, bør du ta deg tid til å se gjennom informasjonen og bekrefte at den er korrekt. Du kommer til å ha en uventet tid på å avstemme en konto hvis beløpet du prøver å avstemme er feil.

5 Etter at du har forsikret deg om at alt er hektisk, klikker du på Fortsett-knappen.

QuickBooks viser Avstemming-vinduet.

6For å identifisere sjekker og betalingstransaksjoner som har slettet bankkontoen din, klikker du på transaksjonene som er slettet.

Avstem-vinduet viser to lister over transaksjoner: en liste over sjekker og betalinger, som vises til venstre, og en liste over innskudd og andre kreditter, som vises til høyre. Når du klikker på en transaksjon, merker QuickBooks transaksjonen med et hakemerke, noe som indikerer at en transaksjon er klarert.

Du kan merke alle transaksjonene i en liste som slettet ved å klikke på Mark All-knappen. For å merke alle transaksjonene i en liste som uavklarte, klikk på Fjern merking av alle-knappen.

Bruk listen Innskudd og andre kreditter for å identifisere de innskuddstransaksjonene som har tømt bankkontoen. Du identifiserer en klarert innskuddstransaksjon på samme måte som du identifiserer en klarert sjekk eller betalingstransaksjon. Du kan klikke på en transaksjon, noe som får QuickBooks til å merke transaksjonen som ryddet.

Du kan også bruke knappene Mark All og Unmark All for å merke eller fjerne merkingen av alle innskudd og andre kreditttransaksjoner på en gang.

Hvis du innser at du som en del av avstemmingen har angitt feil serviceavgift, opptjente renter, sluttsaldo eller annen informasjon, klikker du på Endre-knappen. QuickBooks viser dialogboksen Start avstemming på nytt. Gjør de nødvendige endringene, og klikk på Fortsett for å gå tilbake til Avstemming-vinduet.

7Bekreft at den ryddede saldoen er lik sluttsaldoen.

Hvis du oppga riktig informasjon i dialogboksen Begynn avstemming, og du har identifisert alle transaksjonene som har tømt kontoen din korrekt, skal sluttsaldoen tilsvare den ryddede saldoen.

8Når sluttsaldoen tilsvarer den ryddede saldoen, klikker du på Avstem nå-knappen.

QuickBooks registrerer dine klarerte transaksjoner permanent som ryddet og viser registervinduet på nytt. Hvis du ikke kan avstemme en konto, kan du klikke på Forlat-knappen. QuickBooks lagrer den halvfullførte avstemmingen din slik at du kan komme tilbake senere og fullføre den.