Hvordan angi kontrollpreferanser i QuickBooks 2011

Hvis du viser dialogboksen Preferanser og klikker Kontroller-ikonet til venstre, viser QuickBooks 2011 enten kategorien Mine innstillinger eller kategorien Selskapsinnstillinger. Fanen Mine innstillinger for å sjekke innstillinger lar deg fortelle QuickBooks hvilken konto den skal foreslå som standardkonto når du åpner bestemte vinduer i QuickBooks. Den første avmerkingsboksen er avmerkingsboksen Åpne skrivekontroller. Skjema med konto-rullegardinlisten lar deg velge en konto du vil bruke hver gang du åpner vinduet Skriv sjekker.

Hvis du har satt opp flere sjekkkontoer, er det fortsatt en god idé å angi standardkontoer ved å bruke fanen Mine preferanser. Ved å angi disse preferansene er det mindre sannsynlig at du feilaktig vil skrive sjekker på eller betale regninger fra feil konto.

Kategorien Firmainnstillinger inneholder avmerkingsbokser som du kan bruke til å beskrive hvordan sjekker fungerer i QuickBooks:

• Skriv ut kontonavn på kupong: Når denne avmerkingsboksen er valgt, skriver QuickBooks ut kontonavn på kupongdelen av sjekken.

• Endre sjekkdato når sjekk skrives ut: Merk av i denne avmerkingsboksen for å fortelle QuickBooks å bruke gjeldende systemdato som utskrevet sjekkdato.

• Start med betalingsmottakerfelt ved sjekk: Merk av i denne avmerkingsboksen for å fortelle QuickBooks å plassere innsettingspunktet, eller tekstmarkøren, på betalingsmottakerfeltet når du åpner vinduet Skriv sjekker.

• Advar om dupliserte sjekknumre: Ved å merke av i denne avmerkingsboksen får QuickBooks beskjed om å varsle deg om dupliserte sjekknumre. (Du vil selvsagt la denne avmerkingsboksen være valgt, slik at du ikke bruker dupliserte eller feilaktige kontrollnumre.)

• Autofyll utbetalingsmottakerkontonummer i sjekknotat: Merk av i denne avmerkingsboksen for å fortelle QuickBooks om automatisk å fylle ut betalingsmottakerkontonummer når du skriver en sjekk. QuickBooks henter kontonummeret til en betalingsmottaker fra leverandørlisten eller fra listen over andre navn.

• Velg standardkontoer som skal brukes: Disse avmerkingsboksene lar deg spesifisere hvilken konto QuickBooks foreslår når du åpner vinduet Opprett lønnsslipper eller lønnslønnsforpliktelser-vinduet.

• Velg nettbankvisning: Hvis du har slått på nettbank, gir QuickBooks alternativer du kan bruke til å endre måten nettbasert transaksjonsinformasjon vises i nettbankvinduet.