Hvordan angi generelle regnskapsalternativer i QuickBooks 2014

Kategorien Firmapreferanser inneholder følgende fem generelle regnskapsavmerkingsbokser, samt datoadvarsler og innstillinger for sluttdato. (Avmerkingsboksene er sannsynligvis selvforklarende for alle som har gjort litt regnskap med QuickBooks.)

• Bruk kontonumre: Avmerkingsboksen Bruk kontonumre, hvis valgt, lar deg angi et kontonummer for en transaksjon. Den tilknyttede avmerkingsboksen, Vis kun laveste underkonto, forteller QuickBooks å vise bare navnet og kontonummeret til en underkonto (hvis du bruker en) i stedet for hele arven til kontoen.

  Hvis du bruker mange nivåer av underkontoer, kan dette alternativet virkelig rydde opp i visninger, noe som gjør det lettere å finne ut hvilken konto du ser på.

• Krev kontoer: Avmerkingsboksen Krev kontoer, hvis valgt, forteller QuickBooks at du må spesifisere en konto for en transaksjon. Dette gir mening. Hvis du ikke bruker kontoer til å spore beløpene som strømmer inn og ut av virksomheten, driver du egentlig ikke med regnskap. Det ville aldri være fornuftig å fjerne merket for Krev kontoer.

• Bruk klassesporing for transaksjoner: Avmerkingsboksen Bruk klassesporing lar deg fortelle QuickBooks at du ikke bare vil bruke kontoer til å spore finansiell informasjon, men også klasser. Klasser lar deg dele informasjon på kontonivå på en annen måte. Dette høres komplisert ut, men det er egentlig ganske enkelt.

  Kontolisten lar deg for eksempel spore inntekter og utgifter etter kategorier av inntekter og utgifter. Du kan spore utgifter ved å bruke kategorier som lønn, husleie og forsyninger. Klasser gir deg derfor en måte å spore denne informasjonen i en annen dimensjon.

  Du kan for eksempel dele lønnsutgifter i de lønnene du har brukt for to forskjellige steder i virksomheten din. En restauratør med to restauranter vil kanskje gjøre dette. Merk at QuickBooks også har en boks du kan krysse av for å indikere at QuickBooks skal be deg om å tildele klasser.

• Tildel automatisk journaloppføringsnummer: Denne avmerkingsboksen forteller QuickBooks å tildele numre til de generelle journaloppføringene du legger inn ved å bruke kommandoen Lag journaloppføring. Du vil la denne avmerkingsboksen være valgt. Generelle journaloppføringer, forresten, blir vanligvis lagt inn av din CPA eller din profesjonelle regnskapsfører.

• Advarsel når du posterer en transaksjon til opptjent inntekt: Denne avmerkingsboksen forteller QuickBooks å vise en advarsel når du eller noen andre prøver å direkte debitere eller kreditere den opptjente kontoen. (Vanligvis ønsker du ikke å direkte debitere eller kreditere oppbevaringskontoen, og bare dyktige regnskapsførere vil i alle fall føre transaksjoner direkte inn i tilbakeholdt inntekt.)

• Datoadvarsler: Datoadvarsler-boksene forteller QuickBooks å advare deg når du eller noen andre går inn i en transaksjon med en dato for langt i fortiden eller for langt inn i fremtiden. Hvis du markerer en av boksene for datoadvarsler, vil du også spesifisere hvor mange dager som er for langt tilbake i fortiden eller for langt inn i fremtiden.

• Avslutningsdato-innstilling: Lukningsdato-boksen lar deg identifisere en dato før QuickBooks-datafilen din ikke kan endres. Med andre ord, hvis du setter sluttdatoen til 31. desember 2012, forteller du QuickBooks at du ikke vil at noen endringer skal gjøres i QuickBooks-datafilen før denne datoen.

• Dette betyr at noen ikke kan endre en transaksjon som er datert før sluttdatoen din uten å få en skummel advarsel. Det betyr også at noen ikke kan legge inn en transaksjon ved å bruke en dato før denne sluttdatoen. Du kan klikke på Angi dato/passord-knappen for å vise en dialogboks som lar deg spesifisere en sluttdato og opprette passordet som kreves når noen vil legge til en gammel transaksjon eller endre en gammel transaksjon.

Alle nyere versjoner av QuickBooks gir et revisjonsspor som alltid er på, slik at du ikke lenger ser en regnskapspreferanse for revisjonsspor. Et revisjonsspor holder forresten en liste over hvem som gjør hvilke endringer i transaksjoner. Regnskapsførere, forutsigbart, elsker revisjonsspor. Revisjonsspor lar noen, for eksempel din CPA, komme inn i etterkant og finne ut hvorfor en kontosaldo er som den er.