Hvordan administrere praksisen din i QuickBooks Online Accountant

Før du dykker inn i å bruke QuickBooks Online Accountant (QBOA)-verktøyene som er tilgjengelige mens du jobber i en kundes QBO-selskap, ta en titt på Arbeid-siden i navigasjonsruten, som fungerer som et praksisstyringsverktøy. Å ha et slikt verktøy i QBOA gjør deg i stand til å sentralisere praksisledelse, fordi alle teammedlemmer i firmaet ditt har tilgang til Arbeidssiden i QBOA.

Det er viktig å forstå at kundene dine ikke ser Arbeid-siden – den er bare tilgjengelig i QBOA, så bare du og teammedlemmene dine ser Arbeid-siden. Videre er informasjonen hvert teammedlem ser på Arbeid-siden kun spesifikk for kundene hans – de som teammedlemmet ditt har tilgang til.

Arbeidssiden lar deg spore hva som må skje for både kundene dine og ditt eget firma. Og selv om terminologien som brukes på Arbeid-siden refererer til prosjekter, husk at disse prosjektene er helt forskjellige fra prosjektene dine klienter kan lage i QBO.

Rutenettvisningen i QBOA

Når du klikker på Arbeid i navigasjonslinjen, viser QBOA standard rutenettvisning på siden. Rutenettvisningen viser oppgavekort organisert i datoperioder (Forfaller i dag, denne uken, neste uke og i de neste 30 dagene).

Rutenettvisningen av Arbeidssiden i QBOA.

Hvert oppgavekort for et gitt prosjekt identifiserer klienten som arbeidet skal utføres for (eller ditt eget firma, hvis prosjektet ikke er for en klient) samt prosjektnavnet. Unikt på hvert oppgavekort finner du oppgavenavnet.

Du kan kontrollere noe av det du ser i rutenettvisningen på Arbeid-siden. Du kan for eksempel filtrere siden for å vise informasjon for alle kunder, firmaet ditt, bestemte kunder eller spesifikke teammedlemmer. Arbeidsfunksjonen bruker også data i klient-QBO-selskaper for automatisk å vise tidsfrister du må møte og ting du må gjøre, for eksempel lønnsfrister og avstemming av tilknyttede banktransaksjoner. Hvis du ikke vil se denne automatisk opprettede informasjonen, kan du klikke Fra QuickBooks-glidebryteren.

For øyeblikket foreslår Work-funksjonen automatisk handlinger som kun skal utføres knyttet til QBO; Work-funksjonen kobles ikke til andre produkter som ProConnect Tax Online.

Fordi rutenettvisningen organiserer oppgaver etter forfallsdato, vil du ikke se noen form for visuell forbindelse mellom oppgaver. det vil si at det ikke vises noen linjer som kobler oppgaver til hverandre, fordi rutenettvisningen ikke er et flytskjema.

Rutenettvisning er ikke den eneste tilgjengelige visningen på Arbeid-siden; du kan lese om listevisning og kalendervisning senere i dette kapittelet, etter at jeg har diskutert å lage prosjekter og oppgaver.

Hvordan lage prosjekter og oppgaver

Du kan bruke Arbeidssiden til å opprette kundeforespørsler. Med hensyn til praksisledelse bruker du Arbeid-siden til å lage prosjekter som representerer ting som må gjøres. Du bryter hvert prosjekt ned i oppgaver, som er undergrupper av prosjektet som gir mer detaljer om hva som må gjøres for å fullføre prosjektet. Du oppretter oppgaver som en del av et prosjekt, men du kan tilordne forskjellige teammedlemmer til forskjellige oppgaver på samme prosjekt. Prosjekter er vanligvis generelle ting du må oppnå innen en spesifisert frist, og oppgaver beskriver de spesifikke tingene du må gjøre for å fullføre prosjektet.

Når du oppretter et prosjekt, tildeler du en frist til prosjektet, og du tildeler forfallsdatoer til hver oppgave i prosjektet. Du identifiserer klienten som prosjektet er tilknyttet og teammedlemmet som har ansvaret for prosjektet. Eller du kan spesifisere at prosjektet er et internt prosjekt som påvirker firmaet ditt, men ikke noen av kundene dine.

QBOA inneholder prosjektmaler som hjelper deg raskt å lage vanlige prosjekter, for eksempel månedlig bokføring eller klientintroduksjon. Når du bruker en av disse malene, oppretter QBOA ikke bare prosjektet, men alle oppgavene knyttet til prosjektet. Du kan deretter redigere prosjektet etter behov.

Opprette et prosjekt

For å prøve å holde denne informasjonen så enkel å følge som mulig, lager vi prosjekter separat fra å lage oppgaver – selv om du kan, og sannsynligvis vil, lage oppgaver når du oppretter prosjekter. Følg disse trinnene for å opprette et prosjekt:

1 . Klikk på Arbeid i navigasjonsruten.

QBOA viser Arbeid-siden for firmaet ditt.

2 . Klikk på Opprett prosjekt øverst til høyre på siden.

QBOA åpner et panel på høyre side av siden som du bruker til å lage et prosjekt.

Opprette et prosjekt ved hjelp av en mal.

3 . Hvis prosjektet ditt faller inn under en av de forhåndsdefinerte malkategoriene for Bi-weekly Payroll, Client Onboard, Monthly Bookkeeping, eller Yearly taxes, velg malen fra Prosjektmal-listeboksen.

QBOA legger til oppgavene knyttet til prosjektmalen til prosjektet, og tildeler hver oppgave en forfallsdato "i morgen".

4 . Fyll inn et navn for prosjektet.

Hvis du valgte en prosjektmal, fyller QBOA ut prosjektnavnet ved å bruke prosjektmalnavnet.

5 . Velg QBO-klienten som prosjektet er knyttet til, fra listeboksen Firma eller klient .

Hvis prosjektet bare gjelder ditt firma og ingen klient, velg Mitt firma.

6 . Angi en forfallsdato for prosjektet.

Forfallsdatoen du angir for prosjektet er en begrensning; hvis du legger til oppgaver i prosjektet, vil du ikke kunne angi forfallsdatoer for oppgavene som skjer etter prosjektets slutt.

7 . Ved å bruke Tilordnet til-listeboksen, tilordne prosjektet til et av teammedlemmene dine.

Du kan legge til detaljer for prosjektet hvis du vil.

Noen prosjekter, som å avstemme en kontoutskrift, må gjentas med jevne mellomrom; for disse prosjektene, klikk på Gjenta-glidebryteren for å sette opp tidsrammen QBOA skal bruke for å gjenta prosjektet.

Jobber med oppgaver

Nå som du har opprettet et prosjekt, kan du jobbe med prosjektets oppgaver. Du kan

• Legg til og slett oppgaver,
• Endre forfallsdatoene QBOA tildeler oppgavene, og
• Reorganiser rekkefølgen på oppgaver i et prosjekt.

1 . Legg til en oppgave i et prosjekt ved å klikke på Legg til en oppgave-knappen nederst på listen over oppgaver.

QBOA viser et skjema for oppgaveinformasjon (se følgende figur).

Oppgi et oppgavenavn og forfallsdato, og tilordne det til et teammedlem i firmaet.

2 . Oppgi et oppgavenavn, forfallsdato, teammedlemmet du vil tilordne oppgaven til, og eventuelle relevante detaljer om oppgaven, for eksempel QBO-kommandoene som brukes til å utføre oppgaven.

Det er ingen grense for antall oppgaver du kan lage.

3 . For å jobbe med en annen oppgave, skjul den du jobber med ved å klikke på Skjul nederst til høyre på oppgavekortet.

Du lagrer ikke individuelle oppgaver; i stedet lagrer du prosjektet, som lagrer oppgaveinformasjonen.

4 . For å slette en oppgave eller endre informasjonen, klikk på oppgaven.

QBOA viser detaljene for oppgaven.

Klikk på en oppgave for å redigere eller slette den, eller dra den for å omorganisere den.

• For å endre oppgaven, oppgi den nye informasjonen.
• For å slette oppgaven, klikk på Fjern-koblingen.

5 . For å endre posisjonen til en oppgave i prosjektet, skjuler du den og drar deretter firkantsymbolet på høyre kant av en oppgave opp eller ned.

Du kan se symbolet du drar for å omorganisere en oppgave.

6 . Klikk Lagre for å lagre prosjektet og dets oppgaver.

QBOA viser Arbeid-siden på nytt, og de nye prosjektene og oppgavene dine vises på den.

Hvordan oppdatere oppgavestatus i QBOA

Etter hvert som du gjør fremgang på en oppgave, kan du oppdatere statusen direkte fra rutenettvisningen på Arbeidssiden. Klikk på nedoverpilen på et oppgavekort for å endre statusen.

Bruk pil ned på et oppgave- eller prosjektkort for å vise listen over tilgjengelige statuser.

Oppgaver kan ha statusen Å gjøre, Pågår, Blokkert eller Ferdig. Du bruker Blokkert-statusen når noe hindrer deg i å fullføre en oppgave.

Hvordan redigere og slette prosjektinformasjon

Du kan redigere ethvert prosjekt eller oppgave bortsett fra de som er opprettet automatisk fra et QBO-selskap - du kan bare skjule eller vise de automatisk opprettede oppgavene ved å bruke Fra QuickBooks-glidebryteren.

Uavhengig av visningen du viser på Arbeid-siden, for å redigere ethvert prosjekt eller oppgave du har opprettet, klikk på en oppgave i prosjektet. QBOA åpner deretter Rediger prosjekt-panelet på høyre side av skjermen og viser informasjonen om oppgaven du klikket på.

Du kan endre prosjektinformasjonen ved å redigere den øverste delen av Rediger prosjekt-panelet. Du kan slette et hvilket som helst prosjekt fra Rediger prosjekt-panelet ved å klikke på søppelbøtteikonet i nedre venstre hjørne av panelet (se følgende figur).

Slett eller dupliser et prosjekt eller lag en mal fra det.

Mange av prosjektene du oppretter ligner hverandre, så spar deg selv for litt arbeid og dupliser et eksisterende prosjekt for å lage et nytt. Du kan også bruke et eksisterende prosjekt til å lage en mal for påfølgende lignende prosjekter. Fra Rediger prosjekt-panelet dupliserer du prosjektet ved å klikke på Dupliser-knappen. For å lage en mal fra prosjektet, klikk på Opprett mal.

Selv om du kan redigere prosjekt- og oppgaveinformasjon, kan du ikke endre et prosjekt til en oppgave eller en oppgave til et prosjekt.

For å lukke Rediger prosjekt-panelet, klikk på X i øvre høyre hjørne av panelet.

Hvordan jobbe i listevisningen

Rutenettvisningen på Arbeid-siden er begrenset i hva den kan vise fordi kortene tar opp ganske mye skjermeiendom. Du kan se prosjektene og oppgavene dine i listevisning, som vist her, ved å klikke på Listevisning-knappen i øvre høyre hjørne av Arbeidssiden (like under Opprett prosjekt-knappen).

Arbeidssiden i listevisning.

Fra denne visningen har du ekstra filtre tilgjengelig for deg. I tillegg til å filtrere etter en klient, et teammedlem og en type arbeid (prosjekt, oppgave eller klientforespørsel), kan du også filtrere etter status og angi en datoperiode som er interessant for deg. Og du kan fortsatt redigere ethvert prosjekt eller oppgave; bare klikk hvor som helst på prosjektets eller oppgavens linje for å vise Rediger prosjekt-panelet vist tidligere.

Slik jobber du i kalendervisningen

Kalendervisningen viser oppgavene for en hvilken som helst valgt dato. På kalenderen ser du antall oppgaver som skal forfalle på hver dato. Når du klikker på en dato, bruker QBOA høyre side av kalendervisningen for å vise oppgavene som forfaller den datoen.

Kalendervisning viser prosjektoppgaver etter forfallsdato.

Kommuniser med teammedlemmer om arbeidet

Med fare for å si det åpenbare, er kommunikasjon viktig når du jobber i et teammiljø. QBOA lar deg gi varsler via e-post for en rekke handlinger knyttet til prosjektene og oppgavene som vises på Arbeidssiden. For å spesifisere varslene du vil at QBOA skal sende til teamet ditt, klikker du på koblingen Varslinger øverst på Arbeidssiden for å vise varslingsfanen i dialogboksen Firmainnstillinger.

Sett opp e-postvarsler for teammedlemmer angående arbeid.

Klikk på blyanten i øvre høyre hjørne av E-post-delen for å slå av og på e-postvarsler for ulike handlinger som finner sted på Arbeid-siden. Klikk Lagre når du er ferdig, etterfulgt av Ferdig for å gå tilbake til QBOA.

Hvert teammedlem kontrollerer varslene han mottar. Som standard får hvert teammedlem varslinger om nye oppdrag og forfallsdatoer som standard, men for å sette opp resten av disse varslene må hvert av teammedlemmene dine logge på sin personlige QBOA-konto og endre disse innstillingene.

Hvis organisasjonen din bruker Slack, et samarbeidsverktøy som hjelper teamet ditt å koble sammen, kan du integrere Slack med QBOA. Legg til appen til QBOA ved å klikke på Koble til nå på jobbsiden. Hvis du tidligere har skjult annonsen for Slack, klikker du på Koble Work to Slack-knappen på Varsler-fanen i dialogboksen Firmainnstillinger.

Slack tilbyr en gratisversjon som passer for små lag som ønsker å prøve ut Slack; gratisversjonen har noen begrensninger. Slack tilbyr også to "betal"-versjoner: Standard og Plus; kostnadene for disse versjonene avhenger av antall aktive Slack-brukere per måned.