Hva skjer når du kondenserer QuickBooks Company File

QuickBooks-filkondenseringsprosessen gjør to ting: QuickBooks-kondenseringskommandoen lager en permanent kopi av QuickBooks-datafilen (kalt en arkivkopi av filen); filkondenseringsprosessen gjør datafilen mindre ved å oppsummere mange gamle lukkede, detaljerte transaksjoner som bruker store monsterjournaloppføringer.

Fordi denne kondenseringen og arkiveringen kan være litt forvirrende, er her et raskt sammendrag av nøyaktig hva som skjer når du kondenserer QuickBooks-selskapsfilen. Her er hva QuickBooks vanligvis gjør under prosessen:

• Lagrer en arkivkopi av firmafilene dine: Når du komprimerer QuickBooks firmafilen, lagrer QuickBooks en arkivkopi av den filen.

• Fjerner gamle lukkede transaksjoner: Som en del av kondenseringsprosessen gir QuickBooks deg muligheten til å fjerne gamle, lukkede transaksjoner fra gjeldende, fungerende versjon av QuickBooks-selskapsfilen. Husk at arkivering oppretter en arkivkopi av QuickBooks-selskapsfilen.

  Du har imidlertid fortsatt den fungerende versjonen av QuickBooks-selskapsfilen, og det er denne gjeldende, fungerende versjonen av QuickBooks-selskapsfilen som blir ryddet opp, eller kondensert, ved fjerning av gamle, lukkede transaksjoner.

  Lukkede transaksjoner er transaksjoner som QuickBooks ikke lenger trenger å spore i detalj. For eksempel er en gammel kundefaktura — etter at den er betalt — en avsluttet transaksjon. En gammel sjekk skrevet til en leverandør - etter at den er klarert i banken - er en avsluttet transaksjon.

• Oppsummerer gamle, lukkede transaksjoner: Fordi de gamle, lukkede transaksjonene fjernes fra QuickBooks-datafilen, oppretter kondensering vanligvis månedlige journaloppsummeringer for de gamle, lukkede transaksjonene og plasserer disse sammendragstransaksjonene i gjeldende, fungerende versjon av QuickBooks-datafilen.

  Disse oppsummerende månedlige journalpostene lar deg fortsette å utarbeide månedlige regnskaper. For eksempel, selv om arkivering fjerner alle de gamle, lukkede transaksjonene fra for eksempel januar 2011, kan du fortsatt produsere regnskap for januar 2011 i 2014. For å produsere månedlige regnskaper for januar 2011 bruker QuickBooks månedlige journaloppsummeringer.

• Tømmer revisjonssporet: QuickBooks opprettholder et revisjonsspor som viser hvem som har lagt inn hvilke transaksjoner. En nesten skjult effekt av oppryddingen av QuickBooks-datafilene gjelder revisjonssporet. Hvis du rydder opp i en selskapsfil og indikerer at selskapsfilen skal komprimeres, tømmer QuickBooks revisjonssporet før datoen for "fjernede lukkede transaksjoner på eller før".

  Med andre ord, i den perioden QuickBooks fjerner gamle, lukkede transaksjoner, fjerner den også revisjonssporet til disse transaksjonene.

Kondenseringsfilprosessen betyr vanligvis å lage en kopi av QuickBooks-datafilen som du lagrer og legger bort et sted, og deretter oppretter en nedskalert versjon av arbeidsselskapsfilen. Kommandoen du bruker til å kondensere QuickBooks-selskapsfilen, lar deg imidlertid også lage nesten tomme firmafiler.

De fleste trenger aldri å bruke dette alternativet. Bare én kategori av QuickBooks-brukere som kanskje vil lage nesten tomme firmafiler: CPA-er og konsulenter (som ønsker å gjenbruke en firmafil for en annen forretningsenhet eller klient) vil kanskje bruke denne kommandoen til å lage firmadatafiler som har mange av listene er allerede satt opp.