Hva gjør kondensering av QuickBooks-selskapsfilene?

QuickBooks-filkondenseringsprosessen gjør to ting. QuickBooks Condense-kommandoen oppretter en permanent kopi av QuickBooks-datafilen. (Denne kopien kalles en arkivkopi av filen.) Filkondenseringsprosessen gjør også datafilen mindre ved å oppsummere mange gamle lukkede, detaljerte transaksjoner som bruker monsterjournalposter.

En arkivkopi av firmafilen utgjør et øyeblikksbilde av firmafilen slik den eksisterte på et bestemt tidspunkt. Hvis noen senere har et spørsmål - kanskje regnskapsføreren din, eller en føderal eller statlig revisor - kan du bruke arkivkopien av datafilen for å vise hvordan firmafilen så ut på et bestemt tidspunkt.

Her er hva QuickBooks vanligvis gjør under prosessen:

• Lagrer en arkivkopi av firmafilene dine: Når du komprimerer QuickBooks firmafilen, lagrer QuickBooks en arkivkopi av den filen.
• Fjerner lukkede transaksjoner: Som en del av kondenseringsprosessen gir QuickBooks deg muligheten til å fjerne gamle, lukkede transaksjoner fra gjeldende, fungerende versjon av QuickBooks-selskapsfilen. Husk at arkivering oppretter en arkivkopi av QuickBooks-selskapsfilen. Du har imidlertid fortsatt den fungerende versjonen av QuickBooks-selskapsfilen, og det er denne gjeldende, fungerende versjonen av QuickBooks-selskapsfilen som blir ryddet opp, eller kondensert, ved fjerning av gamle, lukkede transaksjoner.

Lukkede transaksjoner er transaksjoner som QuickBooks ikke lenger trenger å spore i detalj. En gammel kundefaktura – etter at den er betalt – er en avsluttet transaksjon. En gammel sjekk skrevet til en leverandør - etter at den er klarert i banken - er en avsluttet transaksjon.

• Oppsummerer lukkede transaksjoner: Fordi de gamle, lukkede transaksjonene fjernes fra QuickBooks-datafilen, oppretter kondensering vanligvis månedlige journaloppsummeringer for de gamle, lukkede transaksjonene og plasserer disse sammendragstransaksjonene i gjeldende, fungerende versjon av QuickBooks-datafilen. Disse oppsummerende månedlige journalpostene lar deg fortsette å utarbeide månedlige regnskaper. Selv om arkivering fjerner alle de gamle, lukkede transaksjonene fra for eksempel januar 2020, kan du fortsatt produsere regnskap for januar 2020 i 2021. For å produsere månedlige regnskaper for januar 2020 bruker QuickBooks månedlige journaloppsummeringer.
• Tømmer revisjonssporet: QuickBooks opprettholder et revisjonsspor som viser hvem som skrev inn hvilke transaksjoner. En nesten skjult effekt av oppryddingen av QuickBooks-datafilene gjelder revisjonssporet. Hvis du rydder opp i en selskapsfil og indikerer at selskapsfilen skal komprimeres, tømmer QuickBooks revisjonssporet før datoen for "fjernede lukkede transaksjoner på eller før". Med andre ord, i den perioden QuickBooks fjerner gamle, lukkede transaksjoner, fjerner den også revisjonssporet til disse transaksjonene.

Den kondens filen prosessen vanligvis betyr å skape en kopi av Quickbooks datafilen du sette bort et sted og deretter opprette en nedskalert versjon av arbeidende selskap filen. Kommandoen du bruker til å kondensere QuickBooks-selskapsfilen, lar deg imidlertid også lage nesten tomme firmafiler. De fleste trenger aldri å bruke dette alternativet. Jeg kan tenke på bare én kategori av QuickBooks-brukere som kanskje vil lage nesten tomme selskapsfiler: CPA-er og konsulenter (som ønsker å gjenbruke en selskapsfil for en annen forretningsenhet eller klient) vil kanskje bruke denne kommandoen til å lage selskapsdatafiler som allerede har satt opp mange av listene. Jeg går ikke nærmere inn på å lage en nesten tom firmafil ved å bruke arkiveringskommandoen, men du bør vite at den er der.

Grunnleggende om opprydding

Når du forstår hva arkivering handler om, er prosessen ganske grei. Følg disse trinnene for å kondensere QuickBooks-selskapsfilen:

1. Velg Fil→ Verktøy→ Kondenser data.

QuickBooks viser den første dialogboksen Kondensere data, vist.

Dialogboksen Kondenser bedriftsfilen

2. Velg alternativknappen med tittelen Fjern transaksjonene du velger fra firmafilen din, og klikk deretter på Neste.

Dialogboksen Kondenser data åpnes.

3. Velg alternativknappen Transaksjoner før en bestemt dato.

Dette alternativet (vist her) forteller QuickBooks at du vil gjøre to ting: lage en arkivkopi av QuickBooks-datafilen, og slanke ned arbeidsselskapsfilen slik at den ikke er så stor. QuickBooks reduserer størrelsen på den fungerende versjonen av firmadatafilen ved å fjerne gamle, lukkede transaksjoner hvis du velger i trinn 2 å fjerne transaksjoner.

Dialogboksen Kondenser data

4. Spesifiser datoen Fjern transaksjoner før.

For å spesifisere datoen før som avsluttede transaksjoner skal fjernes, skriv inn datoen i datoboksen. Hvis du ønsker å komprimere filen ved å fjerne transaksjoner innen eller før 31. desember 2020, for eksempel, skriv inn 1/1/2021 i datoboksen . Du trenger imidlertid ikke føle deg tvangsmessig for å fjerne en haug med lukkede transaksjoner. Du fjerner lukkede transaksjoner bare hvis QuickBooks-selskapsfilen din blir for stor. Du kan enkelt jobbe med en QuickBooks-selskapsfil som er på 25 MB, 50 MB eller til og med 100 MB (megabyte).

Selv om du vanligvis kondenserer en QuickBooks-fil ved å fjerne gamle, lukkede transaksjoner, oppretter kommandoen Condense også filer uten transaksjoner og filer med bare et spesifisert dataområde for transaksjoner. For å lage en fil som inneholder lister og preferanser, men ingen transaksjoner, velg alternativknappen Alle transaksjoner. Forresten, kan du bruke alternativet Alle transaksjoner til å bygge en nesten tom fil som du kan bruke på nytt (for eksempel til trening). For å lage en QuickBooks-fil som inneholder et spesifisert spekter av transaksjoner, velg alternativknappen Transaksjoner utenfor en datoperiode og skriv deretter inn datoene som bokfører intervallet i Før- og Etter-boksene.

5. Klikk Neste når du er ferdig med å spesifisere hvilke transaksjoner QuickBooks skal fjerne.

QuickBooks viser dialogboksen Kondensere data.

Den tredje dialogboksen Kondenser data

6. Spesifiser hvordan transaksjoner skal oppsummeres.

Hvis du vil oppsummere historiske transaksjoner, bruker QuickBooks en tredje dialogboks for Kondensere data for å spørre hvordan den skal oppsummere historiske data: med en enkelt sammendragsjournalpost, med månedlige oppsummeringsjournalposter, eller ingen oppsummering i det hele tatt. Velg alternativknappen som tilsvarer oppsummeringsmetoden du ønsker. (Vanligvis velger du det andre alternativet - å la QuickBooks lage månedlige oppsummerende journaloppføringer - slik at du fortsatt kan generere meningsfulle sammenlignende månedlige rapporter.)

7. Klikk Neste når du er ferdig med å spesifisere hvordan QuickBooks skal oppsummere transaksjoner.

QuickBooks viser den fjerde dialogboksen Kondensere data, som vist.

Den fjerde dialogboksen Kondenser data

8. Spesifiser hvordan lagertransaksjoner skal komprimeres, og klikk Neste.

Hvis QuickBooks-filen inkluderer lagertransaksjoner, anbefaler QuickBooks at du fjerner gamle lagertransaksjoner. Når QuickBooks viser den fjerde dialogboksen Kondenser data, kan du be QuickBooks om å gjøre nettopp dette ved å velge alternativknappen Summarize Inventory Transactions (anbefalt). (Hvis du ikke vil fjerne gamle transaksjoner, velg alternativknappen Behold beholdningstransaksjonsdetaljer.)

Når du klikker på Neste, fortsetter du til den femte dialogboksen Kondenser data (ikke vist), som spør hvilke transaksjoner som bør anses å være avsluttet.

9. Spesifiser hvilke transaksjoner som skal fjernes, og klikk Neste.

QuickBooks ber om litt mer informasjon om nøyaktig hva som utgjør en lukket eller gammel transaksjon som bør fjernes. Du merker av i avmerkingsbokser for å indikere om transaksjoner før fjerningsdatoen skal fjernes selv om de er uavklarte, merket som skal skrives ut, flagges som skal sendes og så videre.

Når du klikker på Neste, går du videre til den sjette dialogboksen Kondensere data.

Den sjette dialogboksen Kondenser data

10. Angi en listeopprydding som skal skje, og klikk på Neste.

Bruk den sjette dialogboksen Kondenser data for å fortelle QuickBooks at i tillegg til å fjerne gamle lukkede transaksjoner, bør den rydde opp i noen av listene. Du kan velge avmerkingsbokser som forteller QuickBooks å fjerne ubrukte kontoer, ubrukte kunder, ubrukte leverandører og så videre. Ved å rydde opp i listen din ved å fjerne ubrukte listeelementer, reduserer du ikke bare størrelsen på firmafilen, men gjør det også enklere for folk å jobbe med listen.

Når du klikker på Neste, viser QuickBooks den syvende dialogboksen Kondensere data, som vist her. Dialogboksen forteller deg at arkiveringsprosessen begynner med at QuickBooks lager en kopi av datafilen og at kondenseringsoperasjonen kan ta flere minutter eller til og med flere timer å fullføre.

Den syvende og siste dialogboksen Kondenser data

11. Klikk på Begynn kondensering.

QuickBooks begynner prosessen med å kondensere datafilen.

12. Sikkerhetskopier datafilen når du blir bedt om det.

I begynnelsen av kondenseringsprosessen ber QuickBooks deg om å sikkerhetskopiere QuickBooks-selskapsfilen. Å sikkerhetskopiere QuickBooks-selskapsfilen som en del av en kondenseringsoperasjon fungerer på samme måte som å sikkerhetskopiere QuickBooks-selskapsfilen når som helst. Hvis du har spørsmål om hvordan du sikkerhetskopierer QuickBooks-selskapsfilen, se "Grunnleggende om sikkerhetskopiering" tidligere i dette kapittelet.

Etter at du har sikkerhetskopiert QuickBooks-selskapsfilen, lagrer QuickBooks en arkivkopi av firmafilen og rydder deretter opp i arbeidsversjonen av firmafilen i henhold til instruksjonene dine. Igjen, som nevnt i de tidligere trinnene, kan oppryddingsprosessen ta bare noen få minutter, eller det kan ta flere timer hvis filen din er veldig stor.

Noen oppryddings- og arkiveringsstrategier

Å bestemme når og hvordan du vil rydde opp eller arkivere QuickBooks-selskapsfilen er for det meste et spørsmål om sunn fornuft. Din første vurdering bør være om du trenger å kondensere selskapsfilen i det hele tatt. Hvis QuickBooks fortsatt kjører med en rimelig hastighet, hvis du ikke opplever at du blir gal på grunn av mange ubrukte elementer i lister, eller hvis datafilen ikke har vokst seg uhyrlig stor (større enn 100 MB eller så), trenger du kanskje ikke kondensere. I mange tilfeller oppnår du ingen fordel ved å rydde opp. Og ved å ikke rydde opp, har du fortsatt fullstendige, detaljerte økonomiske poster for hånden.

Min tekniske redaktør vil at jeg skal påpeke noe her: Han bemerker at å kjøre en oppryddingsoperasjon ikke nødvendigvis reduserer størrelsen på QuickBooks-datafilen så mye som mulig. Han sier derfor at hvis du virkelig må ha en mindre datafil, bør du først kjøre en oppryddingsoperasjon og deretter lagre og gjenopprette en bærbar QuickBooks-datafil.

Her er en annen sunn fornuft om å rydde opp og arkivere QuickBooks-selskapsfilene: Du bør lage en arkivkopi av QuickBooks-datafilen. Faktisk anbefaler jeg at du oppretter en arkivkopi av QuickBooks-datafilen på slutten av året, etter at du eller din CPA har foretatt noen endelige justeringer for året. Det er en god idé å lage en arkivkopi av QuickBooks-datafilen som brukes til å utarbeide selvangivelsen og eventuelle regnskaper, fordi du alltid senere kan forklare et tall i en selvangivelse eller regnskap ved å se på arkivkopien av dataene. fil.

Et av problemene med å bruke QuickBooks er at folk med vilje eller utilsiktet kan endre gamle transaksjoner. Dette betyr, dessverre, at noen kan endre transaksjoner i en QuickBooks-datafil i et tidligere år. Når denne endringen skjer, kan noen som ser på QuickBooks-datafilen senere ikke være i stand til å forklare et tall i en selvangivelse eller et regnskap. Hvis noen går tilbake for å endre en transaksjon i et tidligere år, og den transaksjonen brukes til å beregne totale inntekter for året, kan du ikke lenger bruke QuickBooks-dataene til å forklare tall på selvangivelsen og regnskapet for totalinntekter. Det gir mening, ikke sant?

Heldigvis, ved å ha en arkivkopi av QuickBooks-datafilen - QuickBooks-datafilen som ga tall til selvangivelsen og regnskapet - kan du alltid se hvilke QuickBooks-transaksjoner som støtter et bestemt selvangivelsesnummer eller regnskapsnummer. Hvis du fortsatt er forvirret om dette punktet - og det er litt vanskelig - spør skatterådgiveren din eller CPA om problemet. Han eller hun kan forklare deg faren for å ha en endring i QuickBooks-data som har blitt brukt til å utarbeide en avkastning eller et regnskap etter at denne avkastningen er utarbeidet, eller etter at disse regnskapene har blitt publisert og distribuert.