Hva du skal gjøre med avstemmingsresultater i QuickBooks 2016

I en avstemming, som du sikkert vet, bruker du QuickBooks til å sammenligne opplysningene dine om en bankkonto med bankens journaler for samme konto. Du bør være i stand til å forklare eventuelle forskjeller mellom de to kontoene - vanligvis ved å peke på sjekker du skrev som ennå ikke er slettet. (Noen ganger faller innskudd i samme kategori; du registrerer et innskudd og sender det, men banken har ennå ikke kreditert kontoen din.)

Hvis forskjellen er lik null

Etter at du har markert alle sjekkene og innskuddene, skal differansen mellom den avviklede saldoen for kontoen og kontoutskriftens sluttsaldo være lik null. Legg merke til bruken av ordet bør - ikke vil. Her er et Reconcile-vindu der alt er hektisk. Hvis forskjellen er liten, se etter små forskjeller mellom beløpet på sjekkene i registeret og de faktiske klarerte sjekkene på kontoutskriften.

Avstem-vinduet.

Hvis du finner et avvik med en bestemt sjekk, klikker du bare på Gå til-knappen for å gå til sjekken og endre beløpet. Klikk Lagre og lukk for å gå rett tilbake til Avstemming-vinduet.

Hvis forskjellen er lik null, er du ferdig. Bare klikk på Avstem nå-knappen. QuickBooks viser en gratulasjonsmeldingsboks som forteller deg at avstemmingen er fullført. Som en belønning for å være en så god gutt eller jente, spør meldingsboksen om du vil skrive ut en gratis sammendrag med alle utgifter eller en fullstendig avstemmingsrapport. Klikk Sammendrag eller Full og klikk deretter OK hvis du vil skrive ut rapporten. Ellers klikker du bare OK.

Kan du ikke bestemme om du vil skrive ut avstemmingsrapporten? Med mindre du er en forretningsbokholder eller en regnskapsfører som avstemmer en bankkonto for noen andre - for eksempel din arbeidsgiver eller en klient - trenger du ikke skrive ut avstemmingsrapporten.

Alt som utskrift gjør er å bevise at du har avstemt kontoen. (I utgangspunktet er dette beviset grunnen til at du bør skrive ut rapporten hvis du er en bokholder eller regnskapsfører. Personen du avstemmer kontoen for vil vite at du gjorde jobben din og vil ha et stykke papir å referere til. til senere med eventuelle spørsmål.) Du kan også alltid komme tilbake og skrive ut rapporten senere, om nødvendig. QuickBooks lagrer avstemmingsrapportene under Rapporter, Bank, Tidligere avstemming.

Nå er hvert innskudd, uttak og sjekk som du nettopp har slettet merket med et hake i registeret ditt. Hvis du ikke tror på dette, åpne registeret og finn det ut.

Hvis forskjellen ikke er lik null

Hvis forskjellen ikke er lik null, har du et problem. Hvis du klikker på Avstemming nå-knappen, viser QuickBooks dialogboksen Avstem justering. Denne dialogboksen forteller deg hvor ubalansert kontoen din er og spør om du vil justere den feiljusterte kontoen din.

Dialogboksen Avstem justering.

Klikk på Tilbake til avstemming-knappen hvis du ønsker å gå tilbake til Avstemming-vinduet og starte søket etter den manglende eller feiloppgitte transaksjonen.

Hvis du vil tvinge de to beløpene til å bli enige, klikker du OK. Å tvinge de to beløpene til å bli enige er ikke en veldig god idé. For å gjøre det, legger QuickBooks til en klarert transaksjon som tilsvarer differansen.

Å utsette en avstemming (ved å klikke på La avstemming-knappen) og ikke velge å justere bankkontosaldoen er vanligvis den beste tilnærmingen, for da kan du lokalisere og rette opp problemet når du har friske øyne. Deretter kan du starte avstemmingen på nytt og fullføre arbeidet. (Du starter en avstemming på nytt på samme måte som du oppretter en.)