Holde oversikt over kundebetalinger i QuickBooks 2003

Hvis kundene dine ikke alltid betaler deg på forhånd for kjøpene sine, må du registrere en annen type betaling – de kundene gjør for å betale ned eller betale ned det du har fakturert dem. For å registrere betalingene må du selvfølgelig først registrere fakturaer for kunden. Hvis du utsteder kreditnotaer som kunder kan bruke til å redusere beløpene de skylder, må du også først registrere kreditnotaer for kunden. Resten er lett.

For å få tilgang til et vell av kundeinformasjon på én side, velg Kunder –> Kundesenter. Kundesenteret vises, og viser utestående saldoer, ufakturert tid og kostnader, og kunder etter lønnsomhet.

For å vise vinduet Motta betalinger, velg ganske enkelt Kunder –> Motta betalinger. Eller velg Kunder fra Navigator-listen og klikk deretter på Motta betalinger-ikonet. Beskriv deretter kundebetalingen og de betalte fakturaene. For blodige detaljer, les gjennom følgende trinn:

1. Velg Kunder –> Motta betalinger.

Vinduet Motta betalinger vises.

2. Identifiser kunden og eventuelt jobben.

Aktiver rullegardinlisten Kunde:Jobb og velg kunden eller jobben ved å klikke på den. QuickBooks viser de åpne eller ubetalte fakturaene for kunden i den store listeboksen for utestående fakturaer/utskriftsgebyrer nederst i vinduet.

3. Oppgi betalingsdato.

Trykk Tab for å flytte markøren til tekstboksen Dato og skriv inn riktig dato i formatet MM/DD/ÅÅ.

4. Angi beløpet for betalingen.

Flytt markøren til linjen Beløp og skriv inn kundebetalingsbeløpet.

5. (Valgfritt) Spesifiser betalingsmåten.

Aktiver Pmt. Metode rullegardinliste og velg betalingsmåte.

6. (Valgfritt) Oppgi sjekknummeret.

Flytt markøren til linjen Ref./Check No. Deretter skriver du inn sjekknummeret fra kundens sjekk. Trenger du å fullføre dette trinnet? Nei. Men denne informasjonen kan være nyttig hvis du eller kunden senere har spørsmål om hvilke sjekker som er betalt for hvilke fakturaer.

7. (Valgfritt) Legg til en memobeskrivelse.

Bruk Memo-beskrivelsen for å lagre litt informasjon som vil hjelpe deg på en eller annen måte. Merk at dette feltet skrives ut på kundeerklæringen.

8. Bestem hvordan du vil håndtere betalingen.

Alternativknappene i nedre venstre hjørne av vinduet bør se noe kjent ut fordi de også vises i vinduet Skriv inn salgskvitteringer. Disse alternativene lar deg velge om du vil gruppere betalingen med andre uinnsatte midler eller sette den direkte inn på en konto.

9. Hvis kunden har utestående kreditter, avgjør om du vil bruke dem i denne betalingen.

QuickBooks summerer summene av noen av kundens eksisterende kreditter. De kan være alt fra en overbetaling på en tidligere faktura til en returkreditt eller noe annet.

Hvis du vil bruke en kreditnota på en spesifikk åpen faktura, velger du fakturaen og klikker deretter på knappen Angi kreditter. Når QuickBooks viser fanen Kreditt i dialogboksen Rabatt og kreditter, klikker du på kreditnotaen du vil bruke.

10. Identifiser hvilke åpne fakturaer kunden betaler.

Så lenge du har valgt automatisk bruk betalinger, bruker QuickBooks automatisk betalingen på de åpne fakturaene, og starter med den eldste åpne fakturaen. Du kan endre denne applikasjonen ved å angi beløp i kolonnen Betaling. Bare klikk på den åpne fakturaens betalingsbeløp og skriv inn riktig beløp.

Du kan la en del av betalingen være ubrukt, hvis du vil. Du kan også opprette en kreditnota for den ubrukte delen av en kundebetaling ved å klikke på knappen Skriv ut kreditnota.

Hvis du ønsker å bruke kundebetalingen på de eldste åpne fakturaene, klikker du på Auto Apply-knappen. Hvis du vil fjerne betalinger som du allerede har brukt på åpne fakturaer, klikker du på Fjern valg-knappen. Fjern valg og Autobruk er den samme knappen. QuickBooks endrer navnet på knappen avhengig av om du allerede har brukt betalinger.

11. Juster rabattene ved tidlig betaling om nødvendig.

Hvis du tilbyr betalingsvilkår som inkluderer rabatt for tidlig betaling, reduserer QuickBooks det opprinnelige beløpet for åpne faktura (vist i kolonnen Opprinnelig beløp) med rabatten for tidlig betaling du spesifiserer for å beregne det justerte beløpet som forfaller (vist i kolonnen Forfallsbeløp) ).

For å spesifisere rabatten, velg den åpne fakturaen som har tidligbetalingsrabatten du vil endre. Klikk deretter på knappen Rabattinformasjon. Med liten eller ingen nøling vises fanen Rabatt i dialogboksen Rabatt og kreditter. Skriv inn dollarbeløpet for rabatten i tekstboksen Rabattbeløp. Angi deretter utgiftskontoen du vil bruke til å spore rabatter ved tidlig betaling ved å aktivere rullegardinlisten Rabattkonto og velge en av kontoene. (Rentekostnader er sannsynligvis en god konto å bruke, med mindre du ønsker å sette opp en spesiell utgiftskonto for tidlige rabatter kalt noe sånt som Rabattutgifter eller gitte rabatter. Tross alt utgjør rabatter ved tidlig betaling renter.)

Når du er ferdig, klikker du OK for å gå tilbake til vinduet Motta betalinger.

12. Registrer kundens betalingsinformasjon.

Etter at du har identifisert hvilke fakturaer kunden betaler – det ubrukte beløpet skal sannsynligvis vises som null – er du klar til å registrere kundens betalingsinformasjon. Du kan gjøre det ved å klikke Lagre og ny eller Lagre og lukk. QuickBooks lagrer kundebetalingen som vises på skjermen. Hvis du klikker på Lagre og ny, viser QuickBooks et tomt Motta betalinger-vindu slik at du kan legge inn en annen betaling.

Du kan gå tilbake til kundebetalinger du registrerte tidligere ved å klikke på Forrige-knappen.