Hold QuickBooks 2014-data konfidensielle

Regnskapsdata er ofte konfidensiell informasjon. QuickBooks-dataene dine viser hvor mye penger du har i banken, hva du skylder kreditorer og hvor mye (eller hvor lite!) fortjeneste firmaet ditt produserer. Fordi denne informasjonen er privat, er din første bekymring ved å administrere et QuickBooks-regnskapssystem å holde dataene dine konfidensielle.

Du har to komplementære metoder for å holde QuickBooks-dataene dine konfidensielle. Den første metoden for å opprettholde konfidensialitet er avhengig av sikkerhetsfunksjonene innebygd i Microsoft Windows. Den andre metoden er avhengig av QuickBooks sikkerhetsfunksjoner.

Bruker Windows-sikkerhet

Du kan bruke sikkerheten som tilbys av Microsoft Windows 7 eller 8, Windows Vista eller Windows XP for å begrense tilgangen til en fil – enten en programfil eller en datafil – til bestemte brukere. Dette betyr at du kan bruke sikkerhet på Windows-nivå for å si hvem som kan og ikke kan bruke QuickBooks-programmet eller få tilgang til QuickBooks-datafilen.

Hvis du allerede bruker sikkerhet på Windows-nivå, vet du (eller noen på kontoret ditt) hvordan du bruker det verktøyet for å forhindre uautorisert tilgang til (eller bruk av) programfiler og datafiler. For å bruke sikkerhet på Windows-nivå for QuickBooks, kan du ganske enkelt bruke din eksisterende generelle kunnskap til QuickBooks-programfilen eller QuickBooks-datafilen.

Hvis du ikke allerede bruker sikkerhet på Windows-nivå, trenger du ikke bry deg om å lære deg Windowss kompliserte sikkerhetssystem. Du kan bruke den enklere QuickBooks-sikkerheten.

Bruker QuickBooks sikkerhet

Du kan beskytte konfidensialiteten til QuickBooks-dataene dine ved å tilordne et passord til en QuickBooks-selskapsdatafil. Du kan gjøre dette under installasjonsprosessen for QuickBooks.

Du kan også sette opp et passord ved å velge Bedrift→Konfigurer brukere og passord→Endre passord. Når du velger denne kommandoen, viser QuickBooks dialogboksen Endre QuickBooks-passord.

For å sette opp et passord, skriver du ganske enkelt inn det samme passordet både i tekstboksen Nytt passord og tekstboksen Bekreft nytt passord. Merk at passordet ditt er knyttet til brukernavnet Admin (som står for administrator).

Hvis du ennå ikke har satt opp et passord, har du ikke et gammelt passord, så du vil ikke se en tekstboks for Gammelt passord. Hvis du jobber med et administratorpassord, må du også oppgi et utfordringsspørsmål og svar. (Dette lar deg gjenopprette tilgangen til QuickBooks-filen din hvis du glemmer administratorpassordet.)

Selvfølgelig vil du angi passordet ditt slik at ingen (ikke engang en datamaskin) kan gjette det. Dette betyr at passordet ditt ikke skal være et ord i en ordbok. Passordet ditt skal heller ikke være et tall. Og spesielt passordet ditt bør ikke være et ord, en setning eller et navn som en kollega lett kan finne ut.

De beste passordene (fra et sikkerhetssynspunkt) er useriøse kombinasjoner av bokstaver og tall, for eksempel f34t5s eller s3df43x2.

Etter at du har angitt passordet ditt, bør du endre det med jevne mellomrom. For å endre passordet ditt, velger du også kommandoen Firma→ Konfigurer brukere og passord→ Endre passord. QuickBooks viser igjen dialogboksen Change QuickBooks Password.

Denne gangen må du skrive inn ditt gamle passord i tekstboksen Endre passord. Deretter må du skrive inn ditt nye passord både i tekstboksen Nytt passord og tekstboksen Bekreft nytt passord.

QuickBooks krever et brukernavn og passord før den åpner firmadatafilen. For eksempel, hvis du tilordner et passord til bedriftens datafil, når QuickBooks starter, viser den QuickBooks Login-dialogboksen, der du skriver inn brukernavn og passord og klikker OK. QuickBooks åpner datafilen. Hvis du ikke kan oppgi passordet, åpner ikke QuickBooks datafilen.