Håndtering av lønn med QuickBooks 2003

Hvis du vil bruke QuickBooks til lønn fordi du vil spare penger, ikke er redd for litt papirarbeid, eller kanskje vil ha den ekstra fleksibiliteten som følger med å gjøre det selv, må du registrere deg for en av QuickBooks lønnstjenester: Grunnleggende lønnstjeneste eller Deluxe lønnstjeneste.

For å registrere deg for en av tjenestene, gjør deg klar til å hoppe på Internett. Følg disse trinnene:

1. Velg kommandoen Ansatte –> Sett opp lønn.

Eller velg Ansatte i Navigatører-listen og klikk deretter på Konfigurer lønn-ikonet.

QuickBooks kobler seg til Internett og viser den første siden i et webskjema på flere sider som lar deg sette opp enten Basic Payroll Service eller Deluxe Payroll Service.

2. Følg instruksjonene på skjermen.

Hvordan er det perfekt, smertefritt enkelt?

Ta tak i skatter

Du trenger et par ting hvis du vil gjøre lønn på riktig måte: et arbeidsgiveridentifikasjonsnummer, et statlig arbeidsgiveridentifikasjonsnummer hvis du holder tilbake statlig inntektsskatt, et arbeidsledighetsskattenummer og noen W-4 skatteskjemaer.

Få et arbeidsgiver-ID-nummer

For å få et arbeidsgiver-ID-nummer, må du sende inn et SS-4-skjema, eller Request for Employer Identification Number-skjema, til Internal Revenue Service (IRS) slik at du kan få et arbeidsgiveridentifikasjonsnummer. Du kan få dette skjemaet hos IRS eller ved å ringe IRS og be om et.

Du kan også søke om og motta arbeidsgiveridentifikasjonsnummer på telefon. Du må likevel fylle ut SS-4-skjemaet, slik at du kan svare på spørsmålene som skattemyndighetene stiller under den korte telefonsøknadsprosessen. (Du må også sende eller fakse skjemaet til IRS etter at du har den lille telefonsamtalen.)

La ansatte gjøre sitt

Du må også gjøre noe annet før du kan vite hvordan du skal håndtere alle disse skattene - du må få hver av dine ansatte til å fylle ut et W-4-skjema for å fortelle deg hvilken innleveringsstatus de vil bruke og hvor mange personlige fritak de. vil kreve. Gjett hvor du får tak i tomme W-4-er? Fra din vennlige IRS-agent eller IRS -nettstedet.

Betaler dine ansatte

Etter at du abonnerer på QuickBooks Payroll Service, konfigurerer lønnskontoene dine og får et arbeidsgiveridentifikasjonsnummer, er du klar til å betale noen. Denne delen kommer til å blåse deg, spesielt hvis du har utført lønn manuelt. Prosessen gjør hele beslutningen din om å bruke QuickBooks for å gjøre lønnen din verdt. Dette er hvordan:

1. Start lønnsprosessen ved å velge Ansatte –> Lønn Ansatte.

Eller velg Ansatte i Navigatører-listen og klikk på Betal ansatte-ikonet. Vinduet Velg ansatte som skal betales vises. Hvis du ikke ser et navn du leter etter i denne listen, har du aldri lagt til den ansatte i medarbeiderlisten din.

2. Endre eventuelle innstillinger du vil.

Du bør ikke trenge å bruke noen av boksene og knappene i vinduet Velg ansatte som skal betales for å endre måten QuickBooks utfører lønn på. Men du kan gjøre flere endringer:

• • Hvis du ikke skal skrive ut sjekker – kanskje du skriver dem for hånd eller bare bruker QuickBooks for å beholde bøkene – lar du avmerkingsboksen skrives ut.

• Bekreft bankkontoen som de ansatte får betalt fra i rullegardinlisten Bankkonto.

• Vanligvis vil du la alternativet Angi timer og forhåndsvisningssjekk før oppretting være valgt, for sikkerhets skyld. Med dette alternativet valgt, viser QuickBooks en oppsummerende forhåndsvisning for hver lønnsslipp du oppretter. Hvis du velger det andre alternativet, Opprett sjekk uten forhåndsvisning ved å bruke under og siste mengder, lar QuickBooks deg ikke sjekke arbeidet først - QuickBooks oppretter bare sjekkene.

• Angi sjekkdatoen og sluttdatoene for betalingsperiode på riktig måte.

3. Velg de ansatte som du betaler, og klikk på Opprett-knappen.

Hvis du betaler alle ansatte som er oppført, klikker du bare på Merk alle-knappen på høyre side av skjermbildet Velg ansatte som skal betales. Hvis du trenger å merke de ansatte individuelt, klikker du bare ved siden av hver enkelt i venstre kolonne — kolonnen med haken i overskriften. Klikk deretter på Opprett-knappen for å få QuickBooks til å lage "utkast"-versjoner av hver av lønnssjekkene du trenger for ansatte. QuickBooks viser deretter vinduet Forhåndsvisning av lønnsslipp hvis du angav i trinn 2 at du vil forhåndsvise lønnssjekker. Vinduet viser også arbeidsgiveravgiften og forskuddsbeløpene QuickBooks har beregnet for deg.

4. Fyll ut lønnsinformasjonen etter behov.

I Inntjening-boksen fyller du inn antall timer personen jobbet og bruk disse timene på en kunde eller jobb, om nødvendig. I boksen Andre lønnsposter skriver du inn provisjoner, tillegg (som tips, bonuser og utgiftsrefusjon), fradrag (som fagforeningskontingent og 401(k)-bidrag) og bedriftsbidrag (som forsikringsfordeler eller 401(k) tilsvarende beløp). Du kan også endre lønnsposten eller satsen eller legge til en annen lønnspost, hvis du trenger det.

Se dette. QuickBooks beregner selskapets og ansattes skatter og beløpet på nettosjekken. Hvis noe informasjon er unøyaktig, klikker du ganske enkelt på beløpet og endrer det, enten ved å slette det eller erstatte det med riktig informasjon.

Du kan også merke deg at QuickBooks beholder totaler både for gjeldende sjekk og for året til dags dato.

5. Klikk på Opprett-knappen for å registrere lønnstransaksjonen.

Etter at du har sjekket alle ansattes lønnsslipp, går QuickBooks tilbake til dialogboksen Velg ansatte som skal betales.

6. Skriv ut sjekkene.

Du kan skrive ut sjekker fra vinduet Velg ansatte som skal betales ved å klikke på knappen Skriv ut lønnsslipp. QuickBooks skriver ut lønnsslipper akkurat som den skriver ut vanlige sjekker.