Grunnleggende om sikkerhetskopiering av QuickBooks 2014-datafilen

En kritisk viktig oppgave som enten du eller en kollega må fullføre, er en sikkerhetskopi av QuickBooks-datafilen. Få elementer som er lagret på datamaskinens harddisk fortjener så mye omsorg som QuickBooks-datafilen gjør. Helt bokstavelig talt beskriver QuickBooks-datafilen virksomhetens økonomiske forhold. Du vil absolutt ikke miste datafilen.

Å miste datafilen kan for eksempel bety at du ikke vet hvor mye penger du har, at du ikke vet om du tjener eller taper penger, og at du ikke enkelt eller nøyaktig kan forberede den årlige igjen på skatten.

Heldigvis er det ganske enkelt å sikkerhetskopiere QuickBooks-datafilen. Du trenger bare å fullføre ni trinn:

1Velg kommandoen Fil→Opprett kopi.

QuickBooks viser dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi, som gir tre alternativer: muligheten til å lagre en sikkerhetskopi av QuickBooks-filen, muligheten til å lage en bærbar firmafil og muligheten til å lage en regnskapsførerkopi.

2Du vil lagre en sikkerhetskopi, så klikk på alternativknappen for sikkerhetskopi; klikk deretter på Neste for å fortsette.

Du kan opprette enten en fullstendig sikkerhetskopifil eller en bærbar firmafil når du kopierer QuickBooks-filen. En bærbar firmafil er mindre enn en sikkerhetskopifil, så det er mer praktisk å flytte rundt. Du kan for eksempel lettere sende en bærbar firmafil på e-post.

Problemet med bærbare selskapsfiler er dette: QuickBooks må jobbe hardt for å skrape den bærbare selskapsfilen til en liten størrelse. QuickBooks må også gjøre mer arbeid for å fjerne filen senere når du vil jobbe med den.

Etter at du har klikket på Neste, vises dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi. Du kan gå direkte til dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi ved å velge kommandoen Fil → Lag sikkerhetskopi.

3 Angi om du vil lagre QuickBooks-sikkerhetskopifilen på bedriftens datamaskin eller i QuickBooks' eksterne datasenter.

Klikk på Lokal sikkerhetskopi for å indikere at du vil lagre sikkerhetskopien av filen på datamaskinens harddisk eller en flyttbar lagringsenhet, for eksempel en flash-stasjon.

4 Klikk på Alternativer-knappen for å velge en sikkerhetskopiplassering.

QuickBooks viser dialogboksen Backup Options.

5 Spesifiser til hvilken mappe eller diskplassering firmafilen skal sikkerhetskopieres.

Du skriver bare inn et stinavn direkte i boksen som forteller hvor du skal lagre sikkerhetskopiene.

Hvis du ikke vet hvordan du skriver inn et banenavn, klikker du på Bla gjennom-knappen. Når QuickBooks viser dialogboksen Søk etter mappe, bruk mappelisten til å velge disken eller mappen du vil bruke for QuickBooks-sikkerhetskopier.

6(Valgfritt) Velg alternativene for sikkerhetskopiering.

Du kan også bruke dialogboksen Sikkerhetskopieringsalternativer for å spesifisere når QuickBooks skal minne deg om å sikkerhetskopiere og hvordan QuickBooks skal sikkerhetskopieres:

Legge til tidsstempler: For å legge til dato og klokkeslett for sikkerhetskopieringen til sikkerhetskopifilens navn, merk av for Legg til dato og klokkeslett for sikkerhetskopieringen til filnavnet.

Begrense sikkerhetskopier: For å fortelle QuickBooks å bli kvitt gamle sikkerhetskopier, merk av for Begrens antall sikkerhetskopier i denne mappen til X og spesifiser deretter hvor mange sikkerhetskopier du vil beholde ved å bruke tekstboksen ved siden av.

Innstilling backup påminnelser: Velg minne meg på å Back Up Når jeg lukker selskapet File Hver X Times boksen og tilstøtende tekstboksen for å angi at du ønsker å bli minnet på å sikkerhetskopiere Quickbooks fil når du lukker Quickbooks. Intervallalternativene dine inkluderer hver gang, annenhver gang, hver tredje gang og så videre.

Aktivering av dataverifisering: Bruk bekreftelsesknappene for å fortelle QuickBooks at den bør sjekke for dataintegritet når den sikkerhetskopierer dataene dine. Velg Complete Verification-radioknappen for QuickBooks beste og mest omfattende verifisering.

Alternativt, hvis du ikke har tid til de ekstra få sekundene med å dobbeltsjekke at dataverifisering tar, velg alternativknappen Raskere bekreftelse. Enda bedre, kast forsiktighet helt for vinden - forsiktig er for babyer uansett - og velg Ingen bekreftelse-radioknappen.

7 Klikk OK når du er ferdig med å spesifisere sikkerhetskopieringsplasseringen og alternativene, og klikk deretter Neste.

QuickBooks viser en dialogboks (ikke vist) som spør når du vil sikkerhetskopiere.

8 Spesifiser når du vil sikkerhetskopiere.

Vanligvis vil du sikkerhetskopiere når du velger kommandoen Lagre kopi eller Sikkerhetskopiering. I dette tilfellet, når QuickBooks viser dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi som spør "når"-spørsmålet, klikker du på Lagre det nå-knappen.

Du kan imidlertid også be QuickBooks om å regelmessig planlegge sikkerhetskopiering av QuickBooks-datafilen i henhold til et smart opplegg ved - når QuickBooks stiller "når"-spørsmålet - å klikke Lagre det nå og Planlegg fremtidige sikkerhetskopier-knappene eller ved å klikke Bare Planlegg fremtid Sikkerhetskopier-knapp.

Hvis du forteller QuickBooks at du vil planlegge sikkerhetskopier, viser QuickBooks et par dialogbokser som du bruker til å lage den nye sikkerhetskopieringsplanen ved å navngi tidsplanen og ved å angi dagene og tidspunktene når sikkerhetskopier skal planlegges.

9 Klikk på Fullfør for å lukke dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi.

Etter at du har spesifisert hvordan sikkerhetskopieringen skal fungere, klikker du på Fullfør. QuickBooks sikkerhetskopierer (eller lager en kopi av) gjeldende QuickBooks-selskapsfil og lagrer den nye filkopien på sikkerhetskopistedet.