Grunnleggende om sikkerhetskopiering av QuickBooks 2012-datafilen

En kritisk viktig oppgave som enten du eller en kollega må fullføre, er å sikkerhetskopiere QuickBooks 2012-datafilen. Helt bokstavelig talt beskriver QuickBooks-datafilen virksomhetens økonomiske forhold. Du vil absolutt ikke miste datafilen.

Å miste datafilen kan for eksempel bety at du ikke vet hvor mye penger du har, at du ikke vet om du tjener eller taper penger, og at du ikke enkelt eller nøyaktig kan forberede den årlige igjen på skatten.

Heldigvis er det ganske enkelt å sikkerhetskopiere QuickBooks-datafilen. Du trenger bare å fullføre tre trinn:

Velg kommandoen Fil → Lag kopi.

QuickBooks viser dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi, som gir tre alternativer: muligheten til å lagre en sikkerhetskopi av QuickBooks-filen, muligheten til å lage en bærbar firmafil og muligheten til å lage en regnskapsførerkopi.

Du vil lagre en sikkerhetskopi, så klikk på alternativknappen for sikkerhetskopi. Klikk deretter på Neste for å fortsette.

Du kan opprette enten en fullstendig sikkerhetskopifil eller en bærbar firmafil når du kopierer QuickBooks-filen. En bærbar firmafil er mindre enn en sikkerhetskopifil, så det er mer praktisk å flytte rundt.

Du kan for eksempel lettere sende en bærbar firmafil på e-post. Problemet med bærbare selskapsfiler er dette: QuickBooks må jobbe hardt for å skrape den bærbare selskapsfilen til en liten størrelse. QuickBooks må også gjøre mer arbeid for å fjerne filen senere når du vil jobbe med den.

Etter at du har klikket på Neste, vises dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi, vist i illustrasjonen nedenfor.

Du kan bare gå direkte til dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi vist nedenfor ved å velge kommandoen Fil → Lag sikkerhetskopi.

Angi om du vil lagre QuickBooks sikkerhetskopifil på ditt lokale firma eller QuickBooks offsite datasenter.

Klikk på Lokal sikkerhetskopi for å indikere at du vil lagre sikkerhetskopien av filen på datamaskinens harddisk.

Klikk på Alternativer-knappen for å velge en sikkerhetskopiplassering.

QuickBooks viser dialogboksen Backup Options, som vist i illustrasjonen nedenfor.

Spesifiser til hvilken mappe eller diskplassering firmafilen skal sikkerhetskopieres.

Du skriver bare inn et stinavn direkte i boksen som forteller hvor du skal lagre sikkerhetskopiene.

(Valgfritt) Velg alternativene for sikkerhetskopiering.

Du kan også bruke dialogboksen for sikkerhetskopieringsalternativer vist ovenfor for å spesifisere når QuickBooks skal minne deg om å sikkerhetskopiere og hvordan QuickBooks skal sikkerhetskopieres:

Tidsstempler: For å legge til dato og klokkeslett for sikkerhetskopieringen til sikkerhetskopifilens navn, merk av for Legg til dato og klokkeslett for sikkerhetskopieringen til filnavnet.

Begrense sikkerhetskopier: For å fortelle QuickBooks at den skal bli kvitt gamle sikkerhetskopier, merk av for Begrens antall sikkerhetskopier i denne mappen og spesifiser deretter hvor mange sikkerhetskopier du vil beholde ved å bruke tekstboksen ved siden av.

Sikkerhetskopieringspåminnelser: Merk av for Påminn meg om å sikkerhetskopiere når jeg lukker firmafilen min og den tilstøtende tekstboksen for å spesifisere at du vil bli påminnet om å sikkerhetskopiere QuickBooks-filen hver gang, annenhver gang, hver tredje gang, og så videre, at du lukker QuickBooks.

Dataverifisering: Bruk bekreftelsesknappene for å fortelle QuickBooks at den bør sjekke for dataintegritet når den sikkerhetskopierer dataene dine. Merk av Fullfør bekreftelse-knappen for QuickBooks beste og mest omfattende verifisering.

Klikk OK når du er ferdig med å spesifisere sikkerhetskopieringsplasseringen og alternativene, og klikk deretter Neste.

QuickBooks viser en dialogboks som spør når du vil sikkerhetskopiere.

Bestem når du vil sikkerhetskopiere.

Vanligvis vil du sikkerhetskopiere når du velger kommandoen Lagre kopi eller Sikkerhetskopiering. Du kan imidlertid også be QuickBooks å regelmessig planlegge sikkerhetskopier av QuickBooks-datafilen i henhold til et smart opplegg.

Hvis du forteller QuickBooks at du vil planlegge sikkerhetskopiering, viser QuickBooks et par dialogbokser du bruker til å lage den nye planen for sikkerhetskopiering ved å navngi tidsplanen og ved å fortelle dagene og tidspunktene som sikkerhetskopiering skal planlegges.

Klikk Fullfør for å lukke dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi.

Etter at du har spesifisert hvordan sikkerhetskopieringen skal fungere, klikker du på Fullfør. QuickBooks sikkerhetskopierer (eller lager en kopi av) gjeldende QuickBooks-selskapsfil og lagrer den nye filkopien på sikkerhetskopistedet.