Grunnleggende om opprydding for QuickBooks-selskapsfilen

Når du forstår hva arkivering i QuickBooks handler om, er prosessen ganske grei. Følg disse trinnene for å kondensere QuickBooks-selskapsfilen:

Velg kommandoen Fil → Verktøy → Kondenser data.

QuickBooks viser den første dialogboksen Kondensere data.

Velg alternativknappen Transaksjoner før en bestemt dato.

Dette alternativet forteller QuickBooks at du vil gjøre to ting: lage en arkivkopi av QuickBooks-datafilen, og slanke ned arbeidsselskapsfilen slik at den ikke er så stor. QuickBooks reduserer størrelsen på arbeidsversjonen av firmadatafilen ved å fjerne gamle, lukkede transaksjoner hvis du velger å fjerne transaksjoner i trinn 3.

Spesifiser datoen Fjern transaksjoner før.

For å spesifisere datoen før som avsluttede transaksjoner skal fjernes, skriv inn datoen i datoboksen. Hvis du ønsker å kondensere filen ved å fjerne transaksjoner på eller før 31. desember 2016, for eksempel, skriv inn 1/1/2017 i datoboksen . Du trenger imidlertid ikke føle deg tvangsmessig for å fjerne en haug med lukkede transaksjoner. Du fjerner lukkede transaksjoner bare hvis QuickBooks-selskapsfilen din blir for stor. Du kan enkelt jobbe med en QuickBooks-selskapsfil som er på 25 MB, 50 MB eller til og med 100 MB (megabyte).

Selv om du vanligvis kondenserer en QuickBooks-fil ved å fjerne gamle, lukkede transaksjoner, oppretter kommandoen Condense også filer uten transaksjoner og filer med bare et spesifisert dataområde for transaksjoner. For å lage en fil som inneholder lister og preferanser, men ingen transaksjoner, velg alternativknappen Alle transaksjoner.

Forresten, kan du bruke alternativet Alle transaksjoner til å bygge en nesten tom fil som du kan bruke på nytt (for eksempel til trening). For å lage en QuickBooks-fil som inneholder et spesifisert spekter av transaksjoner, velg alternativknappen Transaksjoner utenfor en datoperiode og skriv deretter inn datoene som bokfører intervallet i Før- og Etter-boksene.

Klikk Neste når du er ferdig med å spesifisere hvilke transaksjoner QuickBooks skal fjerne.

QuickBooks viser den andre dialogboksen Kondensere data.

Spesifiser hvordan transaksjoner skal oppsummeres.

Hvis du vil oppsummere historiske transaksjoner, bruker QuickBooks en annen dialogboks for Kondensere data for å spørre hvordan den skal oppsummere historiske data: med en enkelt sammendragsjournalpost, med månedlige oppsummeringsjournaloppføringer, eller ingen oppsummering i det hele tatt. Velg alternativknappen som tilsvarer oppsummeringsmetoden du ønsker. (Vanligvis bruker du det andre alternativet som er oppført - å la QuickBooks lage månedlige oppsummerende journaloppføringer - slik at du fortsatt kan generere meningsfulle sammenlignende månedlige rapporter.)

Klikk Neste når du er ferdig med å spesifisere hvordan QuickBooks skal oppsummere transaksjoner.

QuickBooks viser den tredje dialogboksen Kondensere data.

Spesifiser hvordan lagertransaksjoner skal komprimeres, og klikk Neste.

Hvis QuickBooks-filen inkluderer lagertransaksjoner, anbefaler QuickBooks at du fjerner gamle lagertransaksjoner. Når QuickBooks viser den tredje dialogboksen Kondenser data, kan du be QuickBooks om å gjøre nettopp dette ved å velge alternativknappen Summarize Inventory Transactions (anbefalt). (Hvis du ikke vil fjerne gamle transaksjoner, velg alternativknappen Behold lagertransaksjonsdetaljer.)
Når du klikker på Neste, fortsetter du til den fjerde dialogboksen Kondenser data, som spør hvilke transaksjoner som bør anses som lukket.

Spesifiser hvilke transaksjoner som skal fjernes, og klikk Neste.

QuickBooks ber om litt mer informasjon om nøyaktig hva som utgjør en lukket eller gammel transaksjon som bør fjernes. Du merker av i avmerkingsbokser for å indikere om transaksjoner før fjerningsdatoen skal fjernes selv om de er uavklarte, merket som Skal skrives ut, flagges som Skal sendes, og så videre.
Når du klikker på Neste, går du videre til den femte dialogboksen Kondensere data.

Angi en listeopprydding som skal skje, og klikk på Neste.

Bruk den femte dialogboksen Kondenser data for å fortelle QuickBooks at i tillegg til å fjerne gamle lukkede transaksjoner, bør den rydde opp i noen av listene. Du kan velge avmerkingsbokser som forteller QuickBooks å fjerne ubrukte kontoer, ubrukte kunder, ubrukte leverandører og så videre. Ved å rydde opp i listen din ved å fjerne ubrukte listeelementer, reduserer du ikke bare størrelsen på firmafilen, men gjør det også enklere for folk å jobbe med listen.

Når du klikker på Neste, viser QuickBooks den sjette dialogboksen Kondensere data. Dialogboksen forteller deg at arkiveringsprosessen begynner med at QuickBooks lager en kopi av datafilen og at kondenseringsoperasjonen kan ta flere minutter eller til og med flere timer å fullføre.

Klikk på Begynn kondensering.

QuickBooks begynner prosessen med å kondensere datafilen.

Sikkerhetskopier datafilen når du blir bedt om det.

I begynnelsen av kondenseringsprosessen ber QuickBooks deg om å sikkerhetskopiere QuickBooks-selskapsfilen. Å sikkerhetskopiere QuickBooks-selskapsfilen som en del av en kondenseringsoperasjon fungerer på samme måte som å sikkerhetskopiere QuickBooks-selskapsfilen når som helst.

Etter at du har sikkerhetskopiert QuickBooks-selskapsfilen, lagrer QuickBooks en arkivkopi av firmafilen og rydder deretter opp i arbeidsversjonen av firmafilen ved å bruke instruksjonene dine. Igjen, som nevnt i de tidligere trinnene, kan oppryddingsprosessen ta bare noen få minutter, eller det kan ta flere timer hvis filen din er veldig stor.