GoldMine 8 For Lucky Templates Cheat Sheet

GoldMine forretningsprogramvare hjelper deg med å organisere kontakter, spore aktiviteter, planlegge avtaler, lage rapporter og mer. Styrk CRM-ferdigheter (customer relationship management) ved å mestre GoldMine 8: Vet hvordan du flytter faner for å passe dine behov, finn kontakter (poster) på et blunk, og koble sammen postene dine for å se relasjoner mellom kontaktene dine.

Hvordan flytte faner i GoldMine

GoldMine 8 CRM-programvare kommer med 18 definerte faner, og du vil bruke noen mer enn andre. Omorganiser GoldMine-fanene ved å flytte dem opp eller ned, i rekkefølge etter preferanse, viktighet eller bruksfrekvens.

Før du begynner å flytte GoldMine-fanene, må du imidlertid være oppmerksom på at du ikke kan se alle samtidig med mindre du klikker på nedoverpilen til venstre for fanene som vises. Du ser da en rullegardinliste over alle tilgjengelige faner, og du kan til og med navigere til hvert av disse områdene ved å klikke på et hvilket som helst element i rullegardinlisten.

Her er to eksempler på Goldmine-faner for å vurdere kandidater for degradering fra første lag til andre:

• Sammendrag-fanen. Vurder å degradere denne fanen til det andre nivået og erstatte den med Linker-fanen. Lenker-fanen hjelper deg med å holde styr på alle dokumentene og filene knyttet til hver post. Du vil sannsynligvis bruke Lenker-fanen oftere enn flere av de originale fanene som vises som standard.

• Henvisninger-fanen. Selv om du vil bruke fanen Henvisninger, vil du sannsynligvis ikke bruke den så ofte.

Følg disse trinnene for å degradere en fane og promotere en annen samtidig.

Klikk på pil ned til venstre for fanene.

En rullegardinliste vises.

Klikk på Tilpass nederst på listen.

Skjermbildet Display Tabs vises.

Marker fanen du vil promotere eller nedgradere.

Du trenger ikke trykke på avmerkingsboksen til venstre for fanebeskrivelsen. Bare marker navnet på fanen og klikk deretter på Flytt opp eller Flytt ned-knappen så mange ganger du vil. Du kan se den valgte fanen bevege seg opp eller ned mens du klikker.

Når du er ferdig med å omorganisere alle fanene dine, klikker du OK.

GoldMine returnerer deg til hovedarbeidsområdet. Endringene dine har trådt i kraft.

Disse endringene gjelder kun den nåværende påloggede brukeren og påvirker ikke noen andre. Det er ingen global eller bedriftsomfattende setting for dette.

Hvis noen av fanene irriterer deg så mye at du bare vil eliminere dem, kan du gjøre det fra skjermbildet Alternativer ved å fjerne merket i boksen ved siden av hvilken fane du vil fjerne. Hvis du ombestemmer deg, klikker du på Tilbakestill-knappen for å gjenopprette alle de opprinnelige standardinnstillingene.

2 måter å finne poster i en GoldMine-database

Når du bruker GoldMine 8 CRM-programvare, kan det å finne en post være den hyppigste oppgaven du utfører. Du kan finne hvilken som helst post – uansett hvor mange som er i GoldMine-databasen din – ved å bruke et enkelt søk eller et mer detaljert søk.

Med bare litt øvelse sparer du tid og bygger kunderelasjoner når du setter GoldMine i arbeid. Du må for eksempel slå opp poster for å planlegge aktiviteter, skrive notater eller sjekke en klients historie. Og hver gang telefonen ringer, kan det være lurt å raskt sjekke innringerens post.

Den halvhemmelige og raske måten å finne en GoldMine-plate på

Hvis du håndterer mange telefonsamtaler hver dag, kan noen være fra folk som helt klart vet hvem er, men du kan ikke huske hvem han eller hun er. Det siste du vil at den mystiske leverandør-klient-ringer skal vite er at du ikke husker ham eller henne. Med GoldMine kan du raskt og stille finne en kundes post mens du sier hei og småprater.

De fleste feltene på hovedskjermen lar deg peke med musen på en etikett og dobbeltklikke, noe som åpner et søkevindu. For eksempel, hvis du dobbeltklikker på Siste-etiketten, vises et bla-vindu, som det vist nedenfor. Dette søkevinduet kalles faktisk søkesenteret.

I dette eksempelvinduet vil du se at bokstaven "g" er i søkefeltet, så GoldMine viser alle kontoene som har en primærkontakt hvis etternavn begynner med denne bokstaven:

For å få bla-vinduet (Søkesenter) til å vises, må du dobbeltklikke på feltetiketten – ikke tekstboksen der du skriver inn data.

Den detaljerte måten å søke i GoldMine

GoldMine 8-søkesenteret lar deg gjøre komplekse søk, som å søke på flere felt samtidig. Det kan for eksempel være lurt å finne alle kontoene i California som har faksnumre. Du utvider søket ditt fra et enkelt enkeltfeltssøk til flere felt ved å klikke på Søk-knappen i øvre venstre hjørne av GoldMine-skjermen.

Når søkesentervinduet vises, velg hvilke felt som skal vises ved å klikke på Kolonner-knappen øverst til høyre i søkesenteret. Hvis du gjør det, vises skjermen nedenfor:

Finjuster feltene du ser i søkesenteret.

Du kan legge til eller slette felt (kolonner) fra søkesenterskjermen ved å markere det aktuelle feltet og velge venstre eller høyre pil midt på skjermen for å legge til eller slette kolonnen.

Slik kobler du sammen poster ved å bruke fanen GoldMine Referrals

Referrals-fanen på GoldMine 8-hovedskjermen lar deg koble én post til en annen eller én post til mange andre. GoldMines Referrals-fane er relasjonell, noe som betyr at ett datastykke kobler til flere deler av andre data.

Ved å koble en post til en annen kan du raskt se hva forholdet mellom to eller flere poster kan være. Anta for eksempel at regnskapsføreren din henviste 17 andre kunder til deg. Du takker henne og registrerer hver av henvisningene i regnskapsførerens GoldMine-post. Får henne til å se mye viktigere ut, ikke sant?

En viktig merknad er at Referrals-fanen er toveis, så etter at du kobler A til B, blir B koblet tilbake til A. Forholdet fungerer som en vippebryter. Ved å dobbeltklikke på en henvisningsoppføring vises posten som henvisningen er knyttet til. Du kan gå tilbake til den opprinnelige posten ved å dobbeltklikke på henvisningslisten igjen.

I dette bildet kan du se to poster knyttet til hverandre i Henvisninger-fanen:

Selv om du ikke trenger å spore potensielle kunder du har gitt ut til forhandlere, kan det være lurt å bruke Henvisninger-fanen for en slags relatert aktivitet. Å jobbe med en konto som bruker en konsulent (eller en regnskapsfører eller en advokat) gir en mulighet til å bruke fanen Henvisninger. En henvisning er spesielt nyttig hvis den samme konsulenten dukker opp i andre kontoer hos deg, og den er også relevant hvis du er en del av et distribusjonssystem på flere nivåer.

Følg disse trinnene for å opprette en henvisningslenke:

Fra hovedskjermbildet for GoldMine klikker du på Referrals-fanen.

Høyreklikk i området under fanen og velg Ny fra hurtigmenyen.

Et vindu som viser alle postene i databasen din vises.

Dobbeltklikk på posten du vil koble til.

Dialogboksen Henvisningsegenskaper vises, slik at du kan angi henvisningsinformasjonen. På venstre side av dialogboksen ser du den opprinnelige posten og et tomt referansefelt under den. På høyre side av dialogboksen er oppføringen for posten som henvisningen plasseres til. Du bruker de to referansefeltene (ett for hver post) for å angi hva forholdet er mellom de to postene.

Hvert av disse to referansefeltene kan ha en oppslagsliste. Hvis du planlegger å gjøre omfattende bruk av henvisninger, bør du sette opp disse oppslagslistene for å sikre en viss konsistens i relasjonene du bruker.