Forstå dokumentoppbevaring med QuickBooks 2011

Selv med QuickBooks rundt, lurer bokholdere ofte på hvor lenge de bør beholde gamle rapporter, kopier av fakturaer og annen regnskapsinformasjon. Det finnes ikke et enkelt svar på dette, men QuickBooks kan hjelpe deg med oppbevaring av dokumenter. Det er imidlertid et par ting å tenke på:

• Vurder om den andre parten i en transaksjon noen gang kommer til å ønske informasjonen. For eksempel, hvis du kronisk krangler med en leverandør om hvorvidt du har betalt en regning, er det fornuftig å henge på disse leverandørregningene og eventuelle registreringer av betalingen din så lenge krangelen kan fortsette. Dette betyr at alle papirer som dokumenterer leverandørens regninger og betalinger ikke nødvendigvis må beholdes hvis du ikke har et problem.

• Vurder skatteregnskapskrav. Ved lov (mange mennesker er ikke klar over dette), er en virksomhet pålagt å føre regnskap for å rapportere fortjeneste, tap, inntekt og fradrag til Internal Revenue Service. Dette betyr at alt du trenger for å beregne fortjenesten eller underbygge elementer i beregningene dine, bør opprettholdes. Imidlertid eksisterer det en foreldelsesfrist som vanligvis løper tre år fra datoen du sist leverte returen. Dette betyr at du i de fleste tilfeller ikke trenger å oppbevare papirer som er eldre enn tre år etter avkastningen det gjelder. Et ord med forsiktighet er på sin plass fordi det finnes et par unntak fra denne treårige foreldelsesfristen:

  • Hvis du har vært skikkelig slurvete og gjennom slurvet unnlatt bruttoinntekt utover 25 prosent av det avkastningen viser, tilsvarer foreldelsesfristen seks år.

  • Hvis det ikke sendes inn noen retur eller en uredelig retur, eksisterer ingen foreldelsesfrist.

• Vurder de gamle postene som du kanskje trenger i fremtiden for å beregne en vare for selvangivelsen. Disse må beholdes. Hvis du for eksempel kjøpte en fabrikk for 30 år siden, hold disse kjøpsopplysningene til etter at du har solgt fabrikken.

• Tenk på at det i noen bransjer finnes andre regler eller forskrifter for oppbevaring av dokumenter. For eksempel, hvis du er en lege, beholder du dine gamle pasientjournaler - og dette kan inkludere pasientregnskapsinformasjon - i mer enn bare tre år. Disse andre dokumentoppbevaringsreglene varierer fra bransje til bransje. Finn ut hva reglene er for din bransje.

Det kan være lurt å tenke to ganger på å bare kaste ut økonomiske poster. Det kan være lurt å makulere dem. Noen store kassebutikker tilbyr makuleringstjenester i butikken til rimelige priser.