Formålet med regnskap for å jobbe med QuickBooks 2012

Det viktigste å forstå om regnskap for å få mest mulig ut av arbeidet ditt i QuickBooks 2012 er at det gir økonomisk informasjon til interessenter. Hver regnskapsfunksjon som er beskrevet her utføres dyktig av hver av versjonene av QuickBooks: QuickBooks Simple Start, QuickBooks Pro, QuickBooks Premier og QuickBooks Enterprise.

Interessenter er personene som gjør forretninger med eller samhandler med et firma; de inkluderer ledere, ansatte, investorer, banker, leverandører, offentlige myndigheter og byråer som kan skattlegge et firma. Informasjonsbehovene til disse interessentene avgjør hva et regnskapssystem må gjøre.

Informasjonsbehov for ledere, investorer og gründere

Den første kategorien av interessenter inkluderer firmaets ledere, investorer og gründere. Denne gruppen trenger finansiell informasjon for å avgjøre om en bedrift tjener penger. Denne gruppen ønsker også all informasjon som gir innsikt i om en virksomhet vokser eller trekker seg sammen og hvor frisk eller syk den er.

For å oppfylle sine forpliktelser og plikter trenger denne gruppen ofte detaljert informasjon. For eksempel kan en leder eller gründer ønske å vite hvilke kunder som er spesielt lønnsomme — eller ulønnsomme. En aktiv investor vil kanskje vite hvilke produktlinjer som vokser eller trekker seg sammen.

Et relatert sett med informasjonskrav gjelder journalføring av eiendeler og forpliktelser. En eiendel er noe firmaet eier, for eksempel kontanter, inventar eller utstyr. En forpliktelse er en gjeld eller forpliktelse som firmaet skylder, for eksempel banklån og leverandørgjeld.

Det er klart at noen i et firma - kanskje en leder, bokholder eller regnskapsfører - må ha svært detaljerte registreringer av mengden kontanter som firmaet har på bankkontoene sine, varelageret firmaet har på lageret eller i hyllene, og utstyret som firmaet eier og bruker i sin virksomhet.

Noen som jobber i en virksomhet, leder en virksomhet eller aktivt investerer i en virksomhet trenger god generell informasjon om selskapets økonomiske forhold og i mange tilfeller svært detaljert informasjon om viktige eiendeler (som kontanter) og forpliktelser (som f.eks. banklån).

Informasjonsbehov til eksterne kreditorer

En annen kategori av interessenter inkluderer eksterne firmaer som låner penger til en bedrift og kredittrapporteringsbyråer som leverer informasjon til disse långivere. Banker ønsker for eksempel å vite om økonomiske forhold og økonomiske tilstand til et firma før de låner ut penger. Regnskapssystemet må produsere den økonomiske informasjonen som en bank trenger for å vurdere en låneforespørsel.

Hvilken informasjon ønsker långivere? Långivere ønsker å vite at en bedrift er lønnsom og har en positiv kontantstrøm. Fortjeneste og positive kontantstrømmer gjør at en bedrift enkelt kan betale tilbake gjeld. En bank eller annen långiver ønsker også å se eiendeler som i verste fall kan avvikles for å betale et lån - og også annen gjeld som kan representere et krav på selskapets eiendeler.

Leverandører krever vanligvis også finansiell informasjon fra et firma. En leverandør låner ofte penger til et firma ved å utvide handelskreditt. Det som er bemerkelsesverdig med dette er at leverandører noen ganger krever spesiell regnskapsføring.

For eksempel er en av kategoriene av leverandører som et selskap som Wiley Publishing, Inc., handler med forfattere. For å betale en forfatter royaltyen han eller hun har krav på, legger Wiley ned en god del arbeid for å beregne royalty-per-enhet-beløp og rapporterer og sender deretter disse beløpene til forfatterne.

Andre firmaer har noen ganger lignende krav til finansiell rapportering for leverandører. Franchisetakere (som mannen eller kvinnen som eier og driver den lokale McDonald's) betaler en franchiseavgift basert på inntektene. Forhandlere kan utføre spesiell regnskapsføring og rapportering for å nyte godt av rabatter og insentiver fra produsentene av produktene de selger.

Informasjonsbehov til offentlige etater

Forutsigbare interessenter som krever finansiell informasjon fra en virksomhet er de føderale og statlige myndighetene med jurisdiksjon over firmaet. For eksempel må hver virksomhet i USA rapportere om sine inntekter, utgifter og fortjeneste slik at firmaet kan beregne inntektsskatten til den føderale regjeringen korrekt og deretter betale den skatten.

Bedrifter med ansatte må også rapportere til den føderale og statlige regjeringen om lønn utbetalt til de ansatte - og betale lønnsskatt basert på beregninger, for eksempel antall ansatte, lønn utbetalt til ansatte og arbeidsledighetstrygd krevd av tidligere ansatte.

Å gi denne typen finansiell informasjon til offentlige etater representerer en nøkkeloppgave for et firmas regnskapssystem.

Informasjonsbehov for generering av forretningsskjemaer

I tillegg til den økonomiske rapporteringen beskrevet i de foregående avsnittene, utfører regnskapssystemer vanligvis en annen nøkkeloppgave for virksomheter: å produsere forretningsskjemaer. For eksempel produserer et regnskapssystem nesten alltid sjekkene som trengs for å betale leverandører.

I tillegg utarbeider et regnskapssystem fakturaene og lønnssjekkene. Mer sofistikerte regnskapssystemer, som de som brukes av store firmaer, utarbeider mange andre forretningsformer, inkludert innkjøpsordrer, månedlige kundeutskrifter, kreditnotaer til kunder, salgskvitteringer og så videre.