Foreta et kontoinnskudd med QuickBooks 2005

Du kan ikke skrive sjekker med mindre du setter inn penger på brukskontoen din. Visste du ikke det? Vel, neste gang du skal trene i fengselsgården, tenk litt alvorlig. Fra tid til annen må du sette inn penger på brukskontoen din og registrere disse innskuddene i QuickBooks Checking-registeret.

Du kan registrere innskudd på to måter. Finn ut om disse måtene i de følgende delene.

Registrering av enkle innskudd

Hvis du har et enkelt innskudd å gjøre – en sum penger som ikke kom fra en av kundene dine – gjør du bare innskuddet direkte i Checking-registeret.

Anta for eksempel at din eldre tante Iris sender deg 100 dollar med en lapp som forklarer hvordan grandonkel Bert for mer enn 80 år siden startet sin hengekøyeproduksjonsvirksomhet med bare 100 dollar, og for lykke til, sender hun deg 100 dollar for å hjelpe deg.

Å registrere et enkelt innskudd er, vel, ganske enkelt. Følg disse trinnene:

1. Åpne kontrollregisteret.

Velg Bank –> Bruk Register. Eller velg Bank fra Navigator-listen og klikk på Sjekkregister-ikonet. Hvis du har mer enn én bankkonto, viser QuickBooks dialogboksen Bruk register. Velg brukskontoen du vil gjøre innskuddet til og klikk OK. QuickBooks viser vinduet Kontroller register.

2. Skriv inn datoen du gjorde innskuddet i kolonnen Dato.

3. I Utbetalingsmottaker-kolonnen skriver du inn navnet på personen eller virksomheten som sendte deg penger.

Ikke bekymre deg hvis QuickBooks legger til et sjekknummer i Nummer-feltet når du flytter til betalingsmottaker-kolonnen. Når du angir et innskuddsbeløp, endrer QuickBooks Nummer-feltet til DEP (for innskudd, selvfølgelig).

4. Angi beløpet du setter inn.

Flytt markøren til innskuddskolonnen og skriv inn beløpet.

5. Skriv inn en konto for dette innskuddet.

Gå til Konto-feltet, klikk på nedoverpilen og velg en konto fra listen. Mest sannsynlig vil du velge en konto som Ukategorisert inntekt.

6. Klikk på Record-knappen.

Innskuddet ditt er lagt inn, og kontosaldoen din fettes tilsvarende. Merk at alle oppføringer i Checking-registeret skjer i kronologisk rekkefølge, med innskudd først og sjekker deretter.

Sette inn inntekter fra kunder

Å sette inn inntekter fra kunder er litt mer komplisert fordi det involverer dialogboksen Betalinger til innskudd. Har du registrert kundebetalinger etter hvert som de kommer inn? (Du gjør det ved å velge Kunder –> Motta betalinger eller Kunder –> Skriv inn salgskvittering.) Hvis du har registrert kundebetalinger og har bedt QuickBooks om å gruppere dem med andre uinnsatte midler, plasserer QuickBooks disse betalingene på kontoen din for ikke-innsatte midler. . Nå er alt du trenger å gjøre å overføre de uinnsatte midlene til brukskontoen din. Dette er hvordan:

1. Velg Bank –> Gjør innskudd.

Du kan også velge Bank fra Navigator-listen og klikke på Innskudd-ikonet. Fordi du har uinnsatte midler, ser du dialogboksen Betalinger til innskudd. Denne dialogboksen viser sjekkene du har mottatt, men som ikke har satt inn en brukskonto eller annen bankkonto ennå.

Rullegardinlisten Vis betalingsmåtetype lar deg se betalinger av bare en bestemt type: kontanter, sjekk, American Express og så videre. Hvis du grupperer innskudd etter betalingstype, fungerer denne boksen som et smart verktøy for å gruppere transaksjoner som du vil sette inn sammen.

2. Velg sjekkene du vil sette inn.

Sett en hake ved siden av sjekkene du vil sette inn ved å klikke i kolonnen ved siden av dem. Hvis du vil sette inn alle sjekkene, klikker du på Velg alle-knappen. Klikk OK.

Vinduet Gjør innskudd vises. Kjenner du igjen informasjonen i midten av vinduet? Den beskriver sjekkene du nettopp valgte å settes inn.

Du vil forsikre deg om at innskuddsummen vist i vinduet Gjør innskudd er riktig innskuddsbeløp – med andre ord, det faktiske beløpet som virkelig er satt inn på bankkontoen. Når du senere forsøker å avstemme bankkontoen, vil du sammenligne innskuddsummen vist her med kontoutskriftens godkjente innskuddsbeløp.

3. Velg brukskontoen for å motta disse innskuddene.

Velg kontoen fra rullegardinlisten Innskudd til øverst i vinduet. Og mens du er i gang, sjekk datotekstboksen for å forsikre deg om at den viser datoen du vil sette inn disse sjekkene på brukskontoen din. Med andre ord, hvis du ikke kommer til banken eller minibanken før i morgen, skriv inn morgendagens dato i tekstboksen Dato.

4. Legg til eventuelle andre ikke-kundeinnskudd som skal inkluderes på innskuddsslippen.

Hvis bestemoren din, velsigne hennes hjerte, ga deg 1000 pennies i 10 ruller, for eksempel, er det 10 ekstra dollar som du kan registrere på denne innskuddskupongen. Nederst på listen over betalinger skriver du inn navnet på personen som ga deg kontantene, kontoen, et notat, et sjekknummer, betalingsmåten (kontanter, i dette tilfellet), en klasse hvis du bruker klasser , og beløpet.

5. Skriv et notat til deg selv i notatboksen for å beskrive dette innskuddet, hvis du vil, og klikk på Skriv ut-knappen for å få en papirkopi av innskuddsslippen.

Mange banker aksepterer denne innskuddsseddelen, så du kan skrive den ut og legge den i konvolutten med minibankinnskuddet eller levere den til bankfunksjonæren. Uansett hva du skriver på notatet vises i kontrollregisteret. (Du bør sannsynligvis skrive et notat til deg selv i tilfelle du trenger å vite hva dette innskuddet er om flere år.)

6. Registrer eventuelle tilbakebetalinger som du planlegger å få med innskuddet.

Hvis du trenger å få penger for å fylle opp småpengerkontoen din, velg kontoen fra rullegardinlisten Cash Back Goes To, skriv et notat og registrer deretter beløpet du ønsker å få tilbake fra innskuddet.

7. Klikk på Lagre og lukk-knappen nederst i vinduet Gjør innskudd.

Innskuddet registreres i QuickBooks. Det vises i Checking-registeret ved siden av forkortelsen DEP (som står for Deposit).