Fiddle-Faddle-metoden for regnskap

Arbeidet med å utarbeide regnskap - kalt regnskap eller bokføring - krever enten en hel haug med fikling med tall eller å lære å bruke dobbeltbokføring. For å produsere disse uttalelsene med et regnskapsprogram som QuickBooks 2012, må du bruke dobbeltbokføring.

Du kan konstruere regnskaper ved å bruke fele-faddle-metoden. Men fele-fedle-metoden lider av noen virkelig svekkende svakheter. Disse svakhetene indikerer at du trenger et bedre verktøy. Nærmere bestemt trenger du dobbelt bokføring.

De fleste små bedrifter - eller i det minste de små bedriftene der eierne ikke allerede er opplært i regnskap - har brukt fele-fedle-metoden. Ta for eksempel en titt på regnskapet vist i tabellene nedenfor. Den første tabellen viser resultatregnskapet for den ene dagen i året som den imaginære pølsebodvirksomheten driver.

En enkel inntektsoppgave for pølseboden

Denne neste tabellen viser balansen ved starten av første driftsdag.

En enkel balanse for pølseboden

Med fiddle-faddle-metoden for regnskap, beregner du individuelt hvert tall som vises i regnskapet. For eksempel er salgsinntektstallet 13 000 USD. Fiddle-faddle-metoden for regnskap krever at du på en eller annen måte kommer opp med dette salgsinntektsnummeret manuelt.

Du kan kanskje komme opp med dette tallet ved å huske hvert av salgene du har gjort i løpet av dagen. Eller, hvis du utarbeider fakturaer eller salgskvitteringer, kan du kanskje komme opp med dette nummeret ved å legge til alle de individuelle salgene. Hvis du har et kasseapparat, kan du kanskje også komme opp med dette nummeret ved å se på kassebåndet.

Andre inntekter og utgifter blir beregnet på samme grove måte. For eksempel beregnes 1000 dollar i husleie ved enten å huske hvilket beløp du betalte for husleie eller ved å se i sjekkbokregisteret og finne sjekken du skrev for leie.

Balanseverdiene blir produsert på omtrent samme måte. Du kan utlede kontantsaldoen på $1000, for eksempel ved å se på sjekkheftet eller, i verste fall, kontoutskriften. Du kan trekke ut beholdningssaldoen på $3 000 ved å legge til de individuelle beholdningsvareverdiene. Du kan beregne forpliktelsen og egenkapitalbeløpene på lignende måte.

Noen av verdiene som vises i en resultatregnskap eller på en balanse blir plugget - noe som betyr at de beregnes ved å bruke andre tall fra regnskapet. For eksempel, du ser ikke opp fortjenestebeløpet på noe bestemt sted; i stedet beregner du fortjeneste ved å trekke utgifter fra inntektene. Du kan selvfølgelig også beregne balanseverdier, slik som totalkapital, egenkapital og total forpliktelse til eiers egenkapital.

Fiddle-faddle-metoden for regnskap fungerer rimelig bra for en veldig liten bedrift så lenge du har et godt sjekkhefte. Så, for en veldig liten bedrift, kan du kanskje komme unna med denne grove, stykkevise tilnærmingen til regnskap.

Men dessverre lider fele-fedle-metoden av tre forferdelige svakheter for et firma som ikke har superenkel økonomi:

• Det er ikke systematisk nok til å bli automatisert. Du bryr deg kanskje ikke om at fele-feddle-tilnærmingen ikke er systematisk nok for automatisering. En systematisk tilnærming som dobbeltbokføring kan automatiseres, slik QuickBooks gjør. Denne automatiseringen gjør at oppgaven med å utarbeide regnskap krever kanskje fem museklikk.

  Fordi fele-feddle-tilnærmingen ikke kan automatiseres, hver gang du ønsker å produsere regnskap, går du eller en stakkars medarbeider til en enorm mengde arbeid for å samle inn tallene og alle rådataene som er nødvendige for å produsere informasjon.

• Det er veldig lett å miste detaljer. Du ser at pølsebodvirksomheten bare pådrar seg tre driftsutgifter: husleie, lønn og forsyninger. Hvis du kjenner driftsutgiftskategoriene som virksomheten pådrar seg, er det ganske enkelt å se gjennom sjekkregisteret og finne sjekken eller sjekkene som for eksempel betaler husleie.

  Du kan bruke en lignende tilnærming med lønns- og rekvisitautgifter. Men hva om du også har en annonseutgiftskategori eller en forretningslisenskostnad, eller en annen kategori som er lett å glemme? Glemmer du en kategori går du glipp av utgifter.

• Det tillater ikke streng feilkontroll. Feilkontroll er viktig med regnskaps- og bokføringssystemer. Med alle tallene og transaksjonene som flyter rundt, kryper det lett feil inn i systemet.