Etablere regler i QuickBooks Online for å godta transaksjoner

QuickBooks Online prøver å lære vanene dine når du gjennomgår nedlastede transaksjoner; du kan hjelpe prosessen ved å etablere regler som QBO skal følge. Når du setter opp regler, fremskynder du gjennomgangsprosessen fordi du effektivt forteller QBO på forhånd hvordan du skal behandle visse typer transaksjoner.

Hvordan regler fungerer

Tenk deg for eksempel at du kjøper gass til forretningsbiler fra Shell-bensinstasjoner og at du alltid betaler med et kredittkort du har koblet til en finansinstitusjon i QBO. Faktisk vil du kategorisere alle transaksjoner på Shell-stasjoner til drivstoffkontoen din.

Du kan manuelt tilordne kategorien til en av disse transaksjonene og vente på at QBO "lærer" preferansen din, eller du kan sette opp en regel som QBO skal følge. Når du etablerer en regel, spesifiserer du informasjon som kontoene og hvilke typer transaksjoner (penger inn eller penger ut) som regelen skal gjelde for.

Du kan opprette en regel som påvirker alle kontoer eller en regel som påvirker bestemte kontoer.

Du identifiserer deretter kriterier som individuelle transaksjoner skal oppfylle før QBO handler på transaksjonene. Til slutt angir du informasjonen QBO skal tildele til transaksjoner som oppfyller kriteriene. Du kan for eksempel spesifisere en transaksjonstype og en kategori.

Reglene du etablerer kan fungere på en av to måter:

• QBO kan bruke regelen din til å foreslå endringer i nedlastede transaksjoner som du deretter vurderer og godkjenner. Eller
• Du kan velge å la QBO automatisk bruke regelen på alle transaksjoner som den bestemmer samsvarer med regelens betingelser og legge disse transaksjonene til QBO.

Når du bruker den første tilnærmingen, identifiserer QBO, på For gjennomgang-fanen på Bank- og kredittkortsiden, transaksjoner som den finner og forventer å bruke en regel for. Du kan identifisere disse transaksjonene fordi de viser et regelikon i kolonnen Kategori eller samsvar.

QBO bruker forskjellige ikoner for å identifisere transaksjoner som samsvarer med regler, men som ennå ikke er lagt til bedriften din, og transaksjoner lagt til automatisk av regler.

Den andre tilnærmingen kan virke risikabel, men det er den egentlig ikke. Selv om QBO automatisk bruker regelen, kan du fortsatt gjøre endringer i transaksjoner som QBO automatisk godtar.

Opprette en regel

Du konfigurerer begge typer regel – den som foreslår endringer og du må gjennomgå dem, og den som automatisk legger til transaksjoner basert på en regel – ved å bruke de samme trinnene. Det er bare ett trinn hvor du gjør ting annerledes.

Velg Transaksjoner → Bank.

Bank- og kredittkortsiden vises.

På høyre side av siden klikker du på nedoverpilen ved siden av Oppdater-knappen og velger Administrer regler.

QBO viser Regler-siden.

Klikk på Ny regel-knappen øverst til høyre på Regler-siden.

QBO viser dialogboksen Regel.

Gi regelen et navn - et som vil være meningsfullt for deg.

Identifiser om regelen gjelder for penger som kommer inn i QBO eller penger som strømmer ut av QuickBooks, og velg kontoene du vil at regelen skal gjelde for.

Bruk delen "Når en transaksjon oppfyller" for å angi kriterier som QBO skal bruke når de undersøker nedlastede transaksjoner for å avgjøre om regelen skal brukes på dem.

Du kan angi flere kriterier ved å bruke knappen Legg til linje, og du kan angi at en transaksjon skal oppfylle alle eller noen av kriteriene. Å spesifisere "alle" er strengere og QBO er mer selektiv når det gjelder å bruke regelen.

Den første listeboksen i seksjonen lar deg spesifisere om QBO skal sammenligne transaksjonsbeskrivelsen, bankteksten eller transaksjonsbeløpet med en betingelse du angir. For de spørrende sinnene der ute, refererer Beskrivelse (transaksjonsbeskrivelsen) til teksten som vises i Beskrivelse-kolonnen på Bank- og kredittkortsiden. Alternativet Banktekst refererer til Bankdetaljbeskrivelsen banken laster ned; du kan se beskrivelsen av bankdetaljene hvis du klikker på en nedlastet transaksjon. Bankdetaljbeskrivelsen vises nederst til venstre for transaksjonene som redigeres.

Nederst i regeldialogboksen angir du informasjonen du vil at QBO skal bruke på transaksjoner som oppfyller regelens kriterier. Du kan velge ett eller flere av følgende:

• Velg transaksjonstypen QBO skal tilordne til transaksjonen.
• Velg betalingsmottaker og én eller flere kategorier som skal gjelde for transaksjoner som oppfyller regelens betingelser.
• Eventuelt kan du legge til et notat til hver transaksjon som oppfyller regelens betingelser.
• Merk av for Legg til automatisk i mine bøker hvis du vil at QBO automatisk skal legge til transaksjoner som oppfyller regelens betingelser til bedriften din.

  Dette er det "annerlede" trinnet enn du finner i introduksjonen til disse trinnene. Hvis du velger denne boksen, trenger du ikke å godkjenne transaksjoner som QBO bruker denne regelen på. Men du kan alltid gjøre endringer i automatisk lagt til transaksjoner.

Klikk Lagre.

Når du har opprettet en regel, kan du bruke Handlinger-kolonnen på Regler-siden til å kopiere den (slik at du ikke trenger å lage lignende regler fra bunnen av) og til å slette regler du ikke lenger vil ha. Og hvis du trenger å redigere en regel, klikker du på Rediger-knappen i Handlinger-kolonnen for å åpne regeldialogboksen på nytt og gjøre endringer.

Regnskapsførere, du kan hjelpe kundene dine og spare litt tid hvis du eksporterer og importerer regler mellom QBO-selskaper.