Eksporter klientendringer fra QuickBooks 2012-datafilen

Etter at du har brukt en regnskapsførers kopi av QuickBooks 2012-datafilen til å korrigere transaksjoner eller for å legge inn nye transaksjoner, eksporterer du endringene slik at de senere kan importeres til klientens datafil. For å gjøre dette, velg kommandoen Fil → Regnskapsførers kopi → Vis/eksporter endringer for klient.

QuickBooks viser først et vindu som viser endringene du har gjort i regnskapsførerens kopi. Merk at du kan skrive ut denne listen eller lage en PDF-fil av den ved å klikke på Skriv ut eller Lagre som PDF-knappen.

Hvis du klikker på knappen Opprett endringsfil for klient, viser QuickBooks dialogboksen Lagre regnskapsførers eksport til. Denne dialogboksen fungerer som en standard Windows-dialogboks for lagring av en fil eller et dokument. Du bruker rullegardinlisten Lagre i for å identifisere plasseringen til endringsfilen.

Bruk deretter Filnavn-boksen for å gi filen et unikt navn. Når du klikker Lagre, lagrer QuickBooks endringene du har gjort i en fil. Du importerer denne filen senere, eller lar klienten importere denne filen, til QuickBooks-datafilen.

Hvis du klikker på Send endringer til klient-knappen, viser QuickBooks dialogboksen Lagre regnskapsførerens endringer. Denne dialogboksen samler inn nødvendig informasjon for å sende klienten en e-post med instruksjoner om hvordan du importerer regnskapsførerendringene og en lenke klienten kan bruke for å hente frem selve regnskapsførerens endringer. En fin ting med dette alternativet er at QuickBooks forteller regnskapsføreren når klienten tar tak i endringene.

Du beholder ikke regnskapsførerens kopi av datafilen. Med andre ord, regnskapsførerens kopi er bare en midlertidig kopi av datafilen som du bruker til å identifisere og lage et sett med endringer som er nødvendige for å oppdatere eller korrigere klientens poster. Etter at du har gjort endringene, eksporterer du endringene til en endringsfil. Deretter importerer klienten disse endringene.

Hvis du gjør endringer igjen en gang i nær fremtid, får du kunden til å lage en ny — en helt ny — regnskapsførereksemplar.

For å identifisere når du arbeider med en regnskapsførers kopi, viser QuickBooks parentesen (Accountant's Copy) øverst i QuickBooks-programvinduet. QuickBooks identifiserer også vanlige QuickBooks-datafiler som regnskapsførerens kopier er opprettet for ved å legge til parentesen (Accountant's Copy Exists).

Denne setningen vises bare på QuickBooks programvindus tittellinje fra det punktet at klienten oppretter regnskapsførerens kopi til det punktet at klienten importerer endringer fra regnskapsførerens kopi.