Dokumentoppbevaring i QuickBooks

Hvor lenge bør du beholde gamle rapporter, kopier av fakturaer og annen regnskapsinformasjon? Dessverre finnes det ikke et enkelt svar på disse spørsmålene. Her er imidlertid noen ting å tenke på:

• Vurder om den andre parten i en transaksjon noen gang kommer til å ønske informasjonen. For eksempel, hvis du kronisk krangler med en leverandør om hvorvidt du har betalt en regning, er det fornuftig å henge på disse leverandørregningene og eventuelle registreringer av betalingen din så lenge krangelen kan fortsette.

  Dette betyr at alle papirer som dokumenterer leverandørens regninger og betalinger ikke nødvendigvis må beholdes hvis du ikke har et problem.

• Vurder skatteregnskapskrav. Ved lov (mange mennesker er ikke klar over dette), er en virksomhet pålagt å føre regnskap for å rapportere fortjeneste, tap, inntekt og fradrag til Internal Revenue Service. Dette betyr at alt du trenger for å beregne fortjenesten eller underbygge elementer i beregningene dine, bør opprettholdes.

  Imidlertid eksisterer det en foreldelsesfrist som vanligvis løper tre år fra datoen du sist leverte returen. Dette betyr at du i de fleste tilfeller ikke trenger å oppbevare papirer som er eldre enn tre år etter avkastningen det gjelder. Med andre ord, hvis du har data fra år 2009, og du leverte selvangivelsen for 2009 15. mars 2010 innen 16. mars 2013, bør du (i de fleste tilfeller) ikke trenge å beholde alt det gamle papirarbeidet.

  Foreldelsesfristen tilsier at du skal kunne kaste de gamle tingene. Et ord med forsiktighet er på sin plass, fordi det finnes en håndfull unntak fra denne treårige foreldelsesfristen:

  • Hvis du har vært skikkelig slurvete og på grunn av slurvet unnlatt bruttoinntekt utover 25 prosent av det avkastningen viser, tilsvarer foreldelsesfristen seks år.

  • Hvis det ikke sendes inn noen retur eller en uredelig retur, eksisterer ingen foreldelsesfrist.

  • Stater uten inntektsskatt (som staten Washington) bruker et annet sett med regler og kan bruke en lengre foreldelsesfrist. Washington state, for eksempel, sier at foreldelsesfristen er fire år, ikke tre.

• Vurder de gamle postene som du kanskje trenger i fremtiden for å beregne en vare for selvangivelsen. Disse postene må oppbevares. For eksempel, hvis du kjøpte en fabrikk for 30 år siden, hold disse kjøpsopplysningene til 3 (eller 6) år etter at du solgte fabrikken.

• Tenk på at det i noen bransjer finnes andre regler eller forskrifter for oppbevaring av dokumenter. For eksempel, hvis du er en lege, beholder du dine gamle pasientjournaler - og dette kan inkludere pasientregnskapsinformasjon - i mer enn bare tre år. Disse andre dokumentoppbevaringsreglene varierer fra bransje til bransje. Finn ut hva reglene er for din bransje.

• Vurder risikoen ved å oppbevare konfidensiell informasjon for lenge. Til slutt, selv om du kan tenke på alle de foregående punktene og konkludere med at du bør holde dine økonomiske poster i evighet, vær oppmerksom på at denne tilnærmingen også skaper risiko. Jo mer økonomisk dokumentasjon du arkiverer, jo lettere kan det i noen tilfeller være for denne informasjonen å bli borte eller stjålet.

  Du ønsker for eksempel ikke å beholde så mange års data at du må leie et lager i en dårlig del av byen bare for å lagre tingene.

Oppsummert, hvordan forstår du disse vage forslagene? Kom med en grov gjetning på hvor lenge du synes du bør henge med ting.

Hvis du ikke gjør noe kriminelt eller uredelig eller slurvete, kast alt som er over fem år gammelt. Del dokumenter du kan kaste ut etter år i bokser. Merk boksene med årsnummer. Merk også boksene med en lapp som "Kast i 2016" bare slik at du vet når du kan kaste det ut.

Det kan være lurt å tenke to ganger på å bare kaste ut økonomiske poster. Ikke kast ut dine personlige poster eller, selvfølgelig, noen kundeposter: makuler dokumentene først.

Forresten, noen store kassebutikker tilbyr makuleringstjenester i butikken til rimelige priser.