Bruke QuickBooks til å administrere inventar i et produksjonsfirma

Det er vanskeligere å spore inventar i en produksjonsbedrift enn i andre typer virksomheter. Når du koker ned alt til essensen i QuickBooks, stammer problemet fra et par vanskelige regnskapskrav:

• I et produksjonsmiljø kombinerer produsenten råvarer til ferdigvarer. Dette betyr - og dette er den utfordrende delen - at produksjonsprosessen reduserer lagerantallet og verdien for noen varer (råvarene eller komponentene) og samtidig øker antallet og verdien av de andre ferdigvarene.
• I et produksjonsmiljø sier reglene at du ikke bare teller verdien av varer i varelagerverdiene for ferdigvarer. Du teller også kostnadene for arbeidskraft og fabrikkkostnader som brukes til å produsere varene.

QuickBooks løser det første problemet knyttet til produksjonsbeholdning, men det løser eller løser ikke det andre problemet. Heldigvis, så lenge du er en liten produsent, trenger du sannsynligvis ikke å bekymre deg for mye om det andre problemet. Du bør spørre din CPA om dette. Men ikke bekymre deg - Kongressen og Internal Revenue Service har gitt en haug med smutthull som gjør regnskapet enklere for de små gutta.

Håndtering av produsert varelager på den enkle måten

Hvis du bruker QuickBooks Pro eller noen tidligere versjoner av QuickBooks Premier, har du ikke muligheten til å gjøre rede for produksjonen av inventar i QuickBooks. Det beste du kan gjøre er å gruppere varer for å kombinere dem til individuelle varer i en kundes faktura.

Denne tilnærmingen høres slurvete ut, men den er ikke fullt så ille som du kanskje tror ved første rødme. Du kan velge å vise kun gruppevaren i en kundefaktura. Dette betyr - for å komme tilbake til eksemplet med blomsterhandleren som selger røde roser og vaser - at blomsterhandleren kan "produsere" en krystallvase med et dusin røde roser og deretter vise den produserte varen som en gruppevare på kundens faktura.

Den ene tingen som er problematisk med "bare bruk en gruppevare"-tilnærmingen er at den ikke gir deg en måte å spore de ferdige varenes lagerverdier.

Utføre lagerregnskap i QuickBooks

For å gjøre rede for produksjonen av inventar i QuickBooks Premier eller QuickBooks Enterprise Solutions, legger du til lagermonteringsartikler til varelisten for de varene du produserer. Du registrerer også produksjonen av varer mens du … vel, produserer dem.

Anta at Pine Lake Porcelain stort sett bare kjøper og videreselger kaffekrus og andre porselenskisser. Men anta også at Pine Lake Porcelain en gang i året setter sammen en samling røde kaffekrus til et gavesett for St. Valentine's Day. I dette tilfellet kan QuickBooks registrere monteringen av et gavesett i eske som kombinerer for eksempel fire røde kaffekrus, en pappeske og litt silkepapir.

Legge til inventarmonteringsartikler

Følg disse trinnene for å beskrive produserte varer:

Velg Lister → Vareliste.\

QuickBooks viser varelistevinduet.

Klikk på Element-knappen i Vareliste-vinduet, og velg Ny fra rullegardinlisten.

QuickBooks viser vinduet Nytt element.

Velg Inventory Assembly-elementet fra Type-rullegardinlisten.

QuickBooks viser Inventory Assembly-versjonen av New Item-vinduet.

Angi kontoen som skal brukes for å spore denne varens pris når du selger den.

QuickBooks foreslår kostnaden for solgte varer. Hvis du har opprettet andre kontoer for COGS, velger du den andre kontoen.

Beskriv den produserte varen.

Skriv inn en beskrivelse av varen du vil skal vises i dokumenter som kundene dine ser, for eksempel fakturaer. (QuickBooks foreslår den samme beskrivelsen som du brukte i tekstboksen Beskrivelse ved kjøpstransaksjoner som standard.)

Skriv inn beløpet du belaster for varen i Salgspris-boksen.

Angi om den produserte varen er pålagt merverdiavgift ved å bruke rullegardinlisten Skattekode.

Bruk rullegardinlisten Inntektskonto for å spesifisere kontoen du vil at QuickBooks skal bruke for å spore inntekten fra salget av varen.

Identifiser komponentene som går inn i det ferdige elementet.

Bruk stykklisten for å identifisere de individuelle komponentelementene og mengdene som trengs for å lage inventarsammenstillingen. Hvert komponentelement går på en egen linje i listen. Ikke for å være for overflødig, men vær oppmerksom på at du identifiserer både komponentelementet og antall komponentelementer som trengs.

Identifiser aktivakontoen.

Spesifiser den andre omløpskontoen som du vil at QuickBooks skal bruke for å spore denne inventarvarens verdi.

Velg et byggepunkt.

Bruk Byggepunkt-boksene for å spesifisere det laveste beholdningskvantiteten av denne varen som kan være igjen før du produserer mer. Når lagernivået faller til dette antallet, legger QuickBooks til en påminnelse til påminnelseslisten, og gir deg beskjed om at du må gjøre mer ut av varen.

Ignorer boksene On Hand og Total Value.

Ser du den On Hand-boksen? La den stå på null. Å angi et tall nå er å registrere en ukategorisert transaksjon, og du vil ikke gjøre det. Fortsett og la Totalverdi-feltet stå på null også.

La boksen Som Av stå tom, eller skriv inn gjeldende dato.

Det spiller ingen rolle.

Inventory Assembly-versjonen av New Item-vinduet.

Registrering av produksjon eller montering av gjenstander

For å bygge en samling, velg kommandoen Leverandører → Inventaraktiviteter → Bygg sammenstillinger. QuickBooks viser vinduet Bygg sammenstillinger. Alt du gjør er å velge det du vil bygge fra rullegardinlisten Monteringselement og deretter angi antallet du (eller en ulykkelig kollega) bygde i boksen Antall som skal bygges i nedre høyre hjørne. Deretter klikker du enten på Bygg og lukk eller Bygg og ny. (Klikk på Bygg og ny-knappen hvis du vil registrere sammenstillingen av noen andre elementer.)

Build Assemblies-versjonen av New Item-vinduet.

Her er noen ting å huske på om kommandoen Bygg forsamlinger:

• I øvre høyre hjørne av vinduet viser QuickBooks mengden av monteringen du har for hånden og antall kunder som har lagt inn bestillinger. Det er ganske nyttig informasjon å ha, så husk at den er der.
• En tabell i vinduet Bygg sammenstillinger viser deg hva som legges inn i produktet ditt. Ikke at du bryr deg, men dette er en stykkliste.
• Nederst på stykklisten viser QuickBooks deg det maksimale antallet sammenstillinger du kan lage, gitt din nåværende lagerbeholdning.
• Når du bygger en vare, justerer QuickBooks antall varelager. Hvis du lager gavesett i eske, hver med fire røde krus og to innpakningsservietter, reduserer QuickBooks vareantallet av røde krus og innpakningsvev, og øker antallet gjenstander for gavesettene i eske når du registrerer bygging av forsamlingen.

Noen av komponentene som brukes i en sammenstilling er kanskje ikke inventarvarer. Du kan bruke ikke-inventardeler i en sammenstilling.

Administrere flere lagerplasseringer

QuickBooks Enterprise Solutions lar deg takle journalføringsutfordringen med å lagre inventar på flere steder. For å slå på denne funksjonen, kalt Avansert beholdningssporing, velg Rediger → Innstillinger-kommandoen, klikk på Varer og beholdning, klikk på kategorien Firmainnstillinger og klikk deretter på knappen Avanserte beholdningsinnstillinger.

Hvis du bruker Enterprise Solutions-versjonen av QuickBooks, viser QuickBooks dialogbokser som lar deg bygge en liste over inventarnettsteder, og legger også til felt i passende vinduer og dialogbokser slik at du kan spore inventarelementer etter nettsted. Hvis du ikke bruker Enterprise Solutions-versjonen av QuickBooks, viser QuickBooks informasjon om hvordan du kan oppgradere til Enterprise Solutions.