Bruke periodiske inventarsystemer i QuickBooks 2017

Du kan bruke en enkel tilnærming til lagerregnskap med QuickBooks 2017. I stedet for å holde styr på individuelle lagervarer ved å bruke et evigvarende lagersystem – som ganske enkelt betyr at du sporer hver vare når den flytter inn i virksomheten din og ut i en kundes bil eller minivan — du kan bruke et enkelt periodisk system. Du må vite hvordan et periodisk inventarsystem fungerer i QuickBooks. Det er også greit å vite hva som er dårlig og hva som er bra med å bruke et periodisk lagersystem.

Hvordan periodiske lagersystemer fungerer i QuickBooks

Hvis du bruker et periodisk inventarsystem, setter du opp en annen omløpsaktiva type konto kalt Inventory. Deretter, når du kjøper inventar, kategoriserer du lagerkjøpet som å falle inn på denne falske inventarkontoen. (Kontoen kalles en "falsk" lagerkonto fordi det ikke er en ekte lagerkonto for QuickBooks.)

For å registrere kostnadene for solgte varer hver måned, bruker du en journalpost for å flytte en passende del ut av den falske varebeholdningskontoen og inn på varekostnadskontoen din. Hvordan vet du hvilken del du bør flytte? Godt spørsmål. I et nøtteskall, du gjetter basert på din historiske kostnad for varesolgte prosentandel.

Her er et eksempel på hvordan dette fungerer: Anta at siden uminnelige tider har kostnadene for solgte varer stått for 45 prosent av salgsinntektene dine, og at du i forrige måned solgte varer for 10 000 USD. I dette tilfellet vil du regne med at 45 prosent av $10 000 ($4 500) tilsvarer kostnaden for beholdningen du solgte. Følgelig vil du flytte $4500 ut av den falske lagerkontoen og inn i varekostnadene.

Forutsigbart betyr denne grove og klare tilnærmingen at beholdningen og varekostnadstallene dine kommer til å være feil. Så på slutten av året utfører du fortsatt en fysisk beholdningstelling for å finne ut nøyaktig hva du virkelig har i beholdningen. På det tidspunktet ville du justere beholdningen og varekostnadene slik at de samsvarer med det den fysiske beholdningen viser.

Det kan hende at i løpet av året har det grove tallet på 45 prosent betydd at du har flyttet $5000 for mye fra varelager til varekostnader. I dette tilfellet flytter du 5000 USD ut av varekostnadene og tilbake til varelageret. Eller du kan oppleve at du flyttet $5000 for lite fra varelager til varekostnad. For å fikse det problemet, flytter du ytterligere 5000 USD fra varelager til varekostnad.

Et siste raskt punkt om bruk av en periodisk inventar: Du bruker ikke inventarvarer hvis du bruker en periodisk inventar. Så det du legger på fakturaer eller salgskvitteringer er bare en generisk del som ikke er på lager.

Det gode og dårlige med en periodisk inventar

Et periodisk lagersystem er bra for noen typer virksomheter. Hvis du for eksempel har for mange varer å spore med QuickBooks-varelisten, kan tilnærmingen beskrevet her være en livredder.

Periodiske lagersystemer skaper imidlertid noen problemer. Her er de fire største og verste problemene:

• Du vil egentlig ikke vite hvilke varer som selger godt og hvilke som ikke er det, fordi du ikke vil spore salg etter lagervarer. Dette betyr at du ikke kan lagerføre mer av de hot-selgende tingene og mindre av ting som ikke selger.
• Du vil ikke vite hva du egentlig har i beholdningen din bortsett fra når du tar den fysiske beholdningen ved årsskiftet. (Du vil ikke vite hvor mange dollar i beholdning du har eller hvilke varemengder du har.)
• Fordi du ikke vil gjøre justeringer på varenivå basert på din fysiske beholdning, vil du ikke vite hvilke varer som er utsatt for å krympe på grunn av problemer som tyveri, brudd og ødeleggelse.
• Du må lage journaloppføringene som registrerer dollaren som flyttes ut av varelageret og inn i varekostnadene. Disse journaloppføringene er ikke så veldig vanskelige, men de kan være litt vanskelige å finne ut av de første gangene.

Du må bestemme deg for om du vil eller må gå med et enklere periodisk lagersystem til tross for problemene et slikt system byr på. En siste tanke: Mange små bedrifter, spesielt små forhandlere, bruker med hell periodiske lagersystemer.