Bruk av revisjonsspor i QuickBooks

Hvis du bestemmer deg for å gi flere brukere tilgang til QuickBooks-datafilen, kan det være lurt å slå på QuickBooks Audit Trail-funksjonen. Audit Trail-funksjonen lar deg holde oversikt over hvem som gjør hvilke endringer i QuickBooks-datafilen. Hvis du har mer enn én person som endrer informasjonen i QuickBooks - med andre ord, du har flere brukere som jobber med QuickBooks-datafilen - bør du merke av for Bruk revisjonsspor. Vær oppmerksom på at bruk av Audit Trail bremser QuickBooks litt. For denne degraderingen i ytelse får du imidlertid en permanent oversikt over hvem som gjør hva i QuickBooks.

Hvis du arkiverer en selskapsfil og indikerer at selskapsfilen skal komprimeres, tømmer QuickBooks revisjonssporet før datoen for "fjernede lukkede transaksjoner på eller før". Med andre ord, i den perioden QuickBooks fjerner gamle, lukkede transaksjoner, fjerner den også revisjonssporet til disse transaksjonene.

Følg disse trinnene for å slå på QuickBooks Audit Trail-funksjonen:

1. Velg kommandoen Preferanser på Rediger-menyen.

QuickBooks viser dialogboksen Innstillinger.

2. Angi at du ønsker å endre en regnskapspreferanse for firmadatafilen.

For å indikere at du vil bruke regnskapspreferansene, bruk ikonlinjen ved venstre kant av dialogboksen Preferanser for å velge regnskapsinnstillingene. (Ikonet Regnskapspreferanser vises helt øverst på listen.) Når du har gjort dette, klikker du på kategorien Firmainnstillinger.

3. Angi at du ønsker å bruke et revisjonsspor.

For å fortelle QuickBooks at du vil bruke et revisjonsspor, merk av for Use Audit Trail og klikk OK. Fra det tidspunktet og fremover holder QuickBooks oversikt over hvilke brukere som gjør endringer i regnskapet ditt.

For å lage en revisjonsspor-rapport, velg ganske enkelt kommandoen Regnskapsfører og skatter på Rapporter-menyen og velg deretter kommandoen Revisjonsspor fra undermenyen.