Avstemming av bankkontoen din i Sage 50

Før du starter en bankavstemming i Sage 50, må du forsikre deg om at du har lagt inn størstedelen av dine økonomiske transaksjoner for perioden du skal avstemme. Tradisjonelt sett ville bokholdere avstemme bankkontoen ved slutten av hver måned, når de mottok kontoutskriftene sine. Men fremkomsten av nettbank gjør at det nå er enklere å avstemme bankkontoen din på mye mer regelmessig basis. I teorien kan du avstemme transaksjonene dine daglig, selv om ukentlig kanskje er mer sannsynlig.

Her er en liste over ting du trenger for å sikre at du har lagt ut før du avstemmer bankkontoen:

• Sjekk at alle salgsfakturaer er bokført og oppdatert på ditt kontosystem. Dette sikrer at alle mottatte remitteringer kan fordeles på riktig faktura.

• Sørg for at alle kvitteringer som er innbetalt til bankkontoen manuelt blir bokført i kontosystemet. Du kan bokføre eventuelle BACS-kvitteringer direkte fra kontoutskriftene.

• Sørg for at du har lagt inn sjekker på regnskapssystemet som du har skrevet og sendt.

• Sjekk at du har bokført alle leverandørfakturaer i systemet. Dette sikrer at alle betalinger du gjør til leverandørene dine kan fordeles mot riktig faktura.

• Hvis du bruker Sage 50, sørg for at du har behandlet alle gjentakende bankoppføringer som du kan ha konfigurert for vanlige betalinger gjort eller mottatt.

Når du er fornøyd med at du har fullført alle oppgavene ovenfor, kan du starte avstemmingsprosessen.

Fra Bankkontomodulen velger du kontoen du vil avstemme og klikker på Avstemming-ikonet.

Dette åpner vinduet Utskriftssammendrag der du må angi en tittel for bankavstemmingen og angi kontoutskriftssaldoen du avstemmer og datoen for kontoutskriften.

Når du klikker OK, åpnes bankavstemmingsskjermen og du vil kunne bruke kontoutskriftene dine til å krysse av for alle transaksjonene som vises i Sage 50 mot selve kontoutskriftene.

Dersom det ikke er krysset av for noen poster, for eksempel avtalegiro og BAC-kvitteringer, kan du legge til disse ved å bruke justeringsknappen og velge riktig type betaling eller kvittering.

Ikke glem at du kan lagre avstemmingen når som helst, så hvis du blir avbrutt, kan du lagre avstemmingen og gå tilbake til den senere. Eventuelle treff du har laget vil bli lagret. Bare pass på at når du åpner bankavstemmingen neste gang, klikker du på alternativet "Brukt lagret" og ikke "Forkast lagret", ellers må du begynne på nytt!

Når du er glad for at du har matchet alle varene i Sage med en oppføring på kontoutskriftene dine og at ingen gjenværende varer er umerket på din faktiske kontoutskrift, er du i stand til å fullføre avstemmingsprosessen.

Før du klikker på Avstemming-knappen, må du imidlertid sørge for at "Difference"-boksen i nedre høyre hjørne viser null. Hvis ikke, sjekk at du har oppgitt riktig kontoutskriftsbeløp, og dobbeltsjekk alle varene du har krysset av. Du kan ha matchet en ekstra vare ved en feil.

Når du er fornøyd med at tallene dine er nøyaktige og forskjellsboksen er null, klikker du Avstem. Jobben er gjort!

En kopi av bankavstemmingen din vil bli lagret i arkivet for fremtidig referanse.