Arbeide med delvise kjøpsordrer i QuickBooks Online

Jobber du med en delvis innkjøpsordre i QuickBooks Online? Du kan bare legge til deler av en innkjøpsordre til en transaksjon for å betale for varene du har mottatt og la de andre varene stå ute. Anta at du bare mottar en del av en ordre eller at du bare vil betale for en del av en ordre. Ikke noe problem. Du kan legge til deler av en innkjøpsordre til en regning, sjekk eller utgiftstransaksjon og senere legge til mer til en annen regning, sjekk eller utgift – og fortsette på denne måten til du bruker hele innkjøpsordren.

QBO kobler flere transaksjoner til innkjøpsordren og QBO lukker automatisk innkjøpsordren når du har koblet alle linjer på innkjøpsordren til en kombinasjon av regning, sjekk eller utgiftstransaksjoner. Hvis du fastslår at du ikke kommer til å motta en linje på innkjøpsordren, kan du manuelt lukke den linjen uten å koble den til en annen transaksjon. Klikk på linjen du vil lukke på innkjøpsordren og merk av i boksen i Lukket-kolonnen.

Du kan manuelt lukke en hel innkjøpsordre hvis du ikke lenger trenger den; bare klikk på innkjøpsordrestatusindikatoren under leverandørens navn og endre statusen fra Åpen til Lukket.

Anta at du har en innkjøpsordre som ligner på den som vises her, og at du mottar to linjer på innkjøpsordren, men at du fortsatt venter på de to andre linjene.

En innkjøpsordre med flere linjer.

Du kan opprette en transaksjon for å betale kun for de varene du har mottatt og la resten stå åpen på innkjøpsordren. Følg disse trinnene:

Åpne Opprett-menyen (plustegnet) og velg Regning, Sjekk eller Utgift, avhengig av typen transaksjon du vil bruke. For dette eksemplet, la oss bruke en sjekk.

Velg leverandøren.
Tilgjengelige innkjøpsordrer for den valgte leverandøren vises i panelet på høyre side av skjermen, hvor du kan se noen av linjene på innkjøpsordren samt dens opprinnelige og gjeldende beløp.

En sjekk som viser en tilgjengelig innkjøpsordre med flere linjer for den valgte leverandøren.

Klikk Legg til på innkjøpsordren i panelet.
QBO legger til alle linjene på innkjøpsordren til delen Varedetaljer eller Kontodetaljer fra den første tilgjengelige linjen i den aktuelle delen.

Rediger antallet eller beløpet for hver linje for å gjenspeile delen du vil registrere som delvis mottatt eller betalt.

På dette bildet ble mengdene satt til null på den første og siste linjen for å indikere at varene ikke er mottatt ennå. Den tredje linjen er satt til å delvis motta den bestilte varen.

Merk at du delvis kan betale en linje på innkjøpsordren ved å endre mengdene på den linjen fra det opprinnelige beløpet på innkjøpsordren til nummeret du mottar.

Motta og betale for deler av en innkjøpsordre.

Lagre regningen, sjekken eller utgiftstransaksjonen.

Hvis du åpner innkjøpsordren på nytt, vil du se at QBO holder styr på statusen til varene på de enkelte linjene i kjøpet.

Hvis jeg gjentar prosessen med å motta noen av varene på innkjøpsordren, indikerer innkjøpsordren i sideruten at totalverdien og gjeldende gjenværende saldo ikke er det samme, noe som antyder at en del av innkjøpsordren er mottatt. Og etter at jeg har identifisert flere mottatte varer og lagret regningen, sjekken eller utgiftstransaksjonen, viser det opprinnelige kjøpet to koblede transaksjoner og, hvis det er aktuelt, ytterligere lukkede linjer på innkjøpsordren.

Ved å klikke på Koblede transaksjoner under innkjøpsordrens status vises de tilknyttede transaksjonstyper, datoer og beløp; du kan klikke på en hvilken som helst koblet transaksjon for å vise den.

Lurer du på hvordan du enkelt kan finne ut hvor mye av en bestemt innkjøpsordre du har mottatt eller betalt og hvor mye som fortsatt er utestående? Bruk rapporten Åpne innkjøpsordrer.

Rapporten for detaljer om åpne kjøpsordrer.

I dette bildet skjules navigasjonsruten ved å klikke på de tre horisontale stolpene i øvre venstre hjørne av QBO-vinduet.

For å kjøre denne rapporten, klikk på Rapporter i navigasjonsruten. Bruk deretter søkeboksen til å skrive "Åpent kjøp" (du trenger ikke å skrive mer enn det – QBO viser rapporttittelen i søkeresultatene, og du kan klikke på den for å vise rapporten). Du kan også bruke rapporten Åpen innkjøpsordreliste.