Administrere prosjekter i QuickBooks Online

QuickBooks Online Projects-funksjonen hjelper deg å organisere, på ett sentralisert sted, alle delene – det vil si tilhørende transaksjoner, tidsbruk og nødvendige rapporter – som utgjør … vel, et prosjekt. Og rapportene som er inkludert i prosjektfunksjonen hjelper deg med å bestemme hvert prosjekts lønnsomhet og holde oversikt over ufakturert tid og utgifter samt ikke-fakturerbar tid.

Hvis du bruker QBO Plus i Canada, Storbritannia, USA eller Australia, kan du dra nytte av prosjektfunksjonen. For øyeblikket er funksjonen i "forhåndsvisning" -modus - noe som betyr at den kun er tilgjengelig i QuickBooks Online Labs. Følg disse trinnene for å slå på funksjonen:

Klikk på Gear og deretter QuickBooks Labs.
Du finner QuickBooks Labs nederst i kolonnen Ditt firma.

QBO viser denne siden.

QuickBooks Labs-siden.

Klikk på Av-knappen ved siden av Spor prosjektene dine for å slå på prosjektfunksjonen.

Av-knappen endres til På, og det vises en melding som forteller deg at QBO har aktivert Projects-plugin-modulen.

Klikk på Ferdig for å gå tilbake til QBO-selskapet ditt.

Et nytt alternativ, Prosjekter, vises i navigasjonsruten. Når du klikker på alternativet, ber QBO deg om å sette opp ditt første prosjekt.

Den nye prosjektsiden i QBO.

Klikk på Legg til ditt første prosjekt for å komme i gang med prosjektfunksjonen. Et panel vises på høyre side av skjermen; i panelet, oppgi et prosjektnavn, som kan være hva du vil og bør være noe du lett kan kjenne igjen. Gi også kunden knyttet til prosjektet og, hvis du ønsker, eventuelle notater om prosjektet. Når du er ferdig, klikker du på Lagre, og QBO viser en melding for å fortelle deg at den satte opp prosjektet. Når du klikker OK for å avvise meldingen, vises en side som denne.

Oversiktssiden for detaljer om et prosjekt.

Terminologien her kan bli litt forvirrende; ovenfor, ser du på Oversikt-siden for detaljer om et prosjekt. Denne siden viser deg listen over rapporter relatert til prosjektets informasjon som du kan se og som kan ha bedre tittel "Prosjektrapporter" i stedet for "Oversikt". Transaksjonssiden (klikk på lenken ved siden av Oversikt) viser alle transaksjoner knyttet til prosjektet. Hvis du klikker på Prosjekter i navigasjonslinjen på dette tidspunktet, viser siden en liste over prosjekter du har etablert; du kan klikke på et hvilket som helst prosjekt for å vise siden vist nedenfor.

Selv om du velger en kunde når du oppretter prosjektet, trekker ikke QBO inn eksisterende transaksjoner for kunden til Prosjekter-siden. Nyopprettede prosjekter har ingen transaksjoner – og derfor er transaksjonssiden logisk tom og rapporter inneholder ingen informasjon.

Hvis du tenker på å endre kundenavnet på eksisterende transaksjoner for å trekke disse transaksjonene inn i prosjektet, vær forsiktig. Å endre kunden kan få konsekvenser gjennom QBO. Hvis du for eksempel prøver å endre kunden som er tilordnet en betalingstransaksjon som du har satt inn, vil QBO advare deg om at du må fjerne transaksjonen fra innskuddet før du kan endre kundenavnet. Og det vil ødelegge innskuddet ditt med mindre du husker å legge til betalingen på nytt til innskuddet. Ting kan bli komplisert veldig raskt.

Pass på at du velger prosjektet fra rullegardinlisten Kunde når du oppretter transaksjonen i stedet for kunden.

På bildet under opprettes en fakturatransaksjon for prosjektet. Og du har et nytt sted å starte når du vil legge til en transaksjon til et prosjekt; Selv om du kan starte fra Opprett-menyen eller fra Salg i navigasjonslinjen, kan du også klikke på Legg til i prosjekt-knappen etter at du har klikket på Prosjekter i navigasjonslinjen. Merk at du ikke kan opprette en salgskvittering fra siden Prosjekter; bruk Opprett-menyen eller Salg-siden.

Opprette en faktura for prosjektet.

Når prosjektet ditt samler inn transaksjoner, blir rapportene meningsfulle. Transaksjonsliste-rapporten viser som standard nøyaktig hva du forventer: alle transaksjonene som er tilordnet prosjektet.

Prosjektets lønnsomhetsrapport er i hovedsak en resultat- og tapsrapport for prosjektet; du ser et eksempel nedenfor.

Et eksempel på prosjektlønnsomhetsrapport.

Rapporten Ufakturert tid og utgifter viser deg tid som er tildelt prosjektet, men som ennå ikke er fakturert, og rapporten Ikke-fakturerbar tid viser deg registrert tid til prosjektet som du ikke kan fakturere prosjektet.

Prosjektfunksjonen gir deg også måter å "kassere" prosjektet. Hvis du merker av for Prosjekt i navigasjonslinjen og deretter klikker på Alternativer-knappen for et bestemt prosjekt, kan du velge å merke prosjektet som fullført, merke prosjektet som kansellert eller slette prosjektet. Merk at du ikke kan slette prosjekter som har transaksjoner knyttet til seg; du må merke prosjektet som fullført eller kansellert.