8 vanskelige situasjoner (og hva du skal gjøre videre)

Det er noen ofte hektiske realiteter i bokføringslivet du kan unngå hvis du bruker MYOB: Flere virksomheter rullet inn i en enkelt (ofte sliter) bedrift, kaoset etterlatt av tidligere bokholdere, gjeld på grunn av skattekontoret, budsjetter som aldri går i oppfyllelse, og mye mer i tillegg.

Når du står overfor denne typen vanskelige situasjoner, kan du stole på en blanding av teknisk MYOB-råd, bokføringskunnskap og en indre skinnende-ridder-til-redning-tilbøyeligheter.

Håndtere 2 eller flere virksomheter, alt samlet i én

Lurer du noen gang på hvordan bedriften din tjener pengene sine? Kanskje du gjør mange forskjellige typer arbeid, og selv om du mistenker at ikke alt dette arbeidet er lønnsomt, er du ikke sikker på hva som er lønnsomt, og hva som ikke er det. Heldigvis kan dagene med undring nå være over, for med jobb- og kategorirapportering kan du oppdage hva du gjør riktig, og hva du gjør galt.

MYOB tilbyr to måter å analysere inntekter og utgifter på:

• Den første måten er å bruke jobbfunksjoner for å spore lønnsomheten til hver jobb virksomheten din utfører, enten disse jobbene er kontrakter, stadier av et prosjekt eller arbeid for spesifikke kunder.

• Den andre måten å analysere lønnsomhet på er å dele opp virksomheten din i profittsentre ved å bruke kategorifunksjoner. Kategorier fungerer ofte bra hvis du har en bedrift som har flere forskjellige lokasjoner, eller driver forskjellige bankkontoer for forskjellige divisjoner.

  	Arbeidsplasser	Kategorier
  tr ansactions	Du kan allokere en enkelt transaksjon til mer enn én jobb	Du kan ikke tildele en enkelt transaksjon til mer enn én kategori
  Balanser	Du kan ikke skrive ut en balanse for hver jobb	Du kan skrive ut en balanse for hver kategori
  Budsjetter	Du kan lage budsjetter for individuelle jobber	Du kan ikke opprette budsjetter for kategorier
  Eiendeler	Du kan ikke spore bevegelsen av eiendeler for hver jobb	Du kan spore bevegelsen av eiendeler for hver jobb
  Advarsler	Du kan angi preferansene dine slik at du får en advarsel hvis du glemmer å legge til en jobbkode på en linje i en transaksjon	Du kan ikke angi preferansene dine slik at du får en advarsel hvis du glemmer å legge til en kategorikode i en transaksjon
  Kontroller	Du kan ikke angi preferansene dine slik at en transaksjon kun registreres hvis hver linje har en jobbkode	Du kan angi dine preferanser slik at en transaksjon kun blir registrert hvis den har en kategorikode
  Overskrifter	Du kan ha topp- og detaljjobber	Du kan ikke ha topp- og detaljkategorier
  Linker til kunder	Du kan knytte jobber til spesifikke kunder	Du kan ikke knytte kategorier til kunder
  Kobling til utgifter	Du kan knytte utgifter til jobber slik at de kan flagges for refusjon ved onfakturering av kunder	Du kan ikke knytte kategorier til utgifter for onfakturering

Forvirret? Du kan bruke jobber til å analysere lønnsomheten til individuelle kostnadssteder, prosjekter eller foretak, men bruk kategorier for å spore lønnsomheten til distinkt separate bedrifter eller lokasjoner.

Å lage en silkepung av øret til en purke

Har du arvet en bokføringsjobb fra noen som faktisk var en tvangssamler, og som uttrykte denne egenskapen ved å opprette en kontoliste i MYOB som inkluderer alle kontoer du noen gang kunne tenke deg?

Kanskje du til og med har kommet til neste trinn og bestemt deg for å slette alle de kontoene du ikke lenger trenger. Dette er punktet hvor du kan få problemer: Når du går for å slette en konto, nekter MYOB å spille, og sier at kontoen inneholder historisk informasjon.

I denne situasjonen er måten å bli kvitt en uønsket konto på å kombinere den med en konto du ønsker. For å kombinere to kontoer, gå til kontolisten din, velg kontoen du vil beholde (MYOB kaller dette din primærkonto), og klikk på Kombiner kontoer. I vinduet Kombiner kontoer som vises, velg kontoen du vil slå sammen (kalt sekundærkontoen) og klikk på Kombiner kontoer én gang til. Klikk OK for å fortsette. Ferdig!

Sporing av inntekter og utgifter fra utleieeiendommer

Har du en investering i utleieeiendom så vel som en bedrift? Hvis du vil holde styr på alt i en enkelt MYOB-fil, kan du det.

Naviger til kontolisten din og se på toppen. Kan du se fanen som sier Andre inntekter og fanen som sier Andre utgifter? Du kan bruke disse klassifiseringene til å holde styr på inntekter fra leiebolig og utgifter til leiebolig. På denne måten kan du fortsatt holde forretningsinntekter og utgifter atskilt fra eiendomsinvesteringen din.

Håndtering av aksjer og utbytte

Vil du vite hvordan du registrerer kjøp av aksjer og inntekter fra utbytte i MYOB? Svaret er kort og godt. Bare ikke gjør det. Å gjøre det er som å prøve å hogge ned et tre med en pennekniv.

Bank i stedet utbytte inn på din personlige konto, og kjøp også nye aksjer fra din personlige konto. Bruk en enkel håndskrevet bok eller et regneark for å holde styr på disse transaksjonene og gi et sammendrag til regnskapsføreren ved slutten av hvert år.

Å sette seg i gjeld med ATO

Dette er den vanskelige situasjonen der du finner ut at du ikke kan betale forretningsaktivitetserklæringen din i tide og du ender opp med å skylde penger til det australske skattekontoret.

I denne situasjonen sender ATO deg en erklæring hver måned som viser hvor mye du skylder. For at kontoene dine skal gi mening, bør du inkludere denne forpliktelsen i kontoene dine. Dette er hvordan:

Gå til kontolisten din og opprett en ny ansvarskonto kalt 'Money Owing to ATO'.

Velg Kredittkort som kontotype.

Gå til Bruk penger og registrer aktivitetsuttalelsen din som om du betaler den i sin helhet.

Den generelle ideen er at du deler betalingen din på GST Collected-kontoen din, din GST Paid-konto og, hvis du har ansatte, din PAYG-forskuddstrekkkonto.

Før du klikker på Registrer, velg Money Owing to ATO som din bankkonto i øverste venstre hjørne.

Registrering av en transaksjon på denne måten sletter GST- og PAYG-kontoene dine tilbake til de riktige beløpene og viser ATO-ansvaret korrekt.

Hver gang du foretar en betaling mot denne gjelden, registrer denne betalingen i Spend Money og alloker denne betalingen til Penger på grunn av ATO-kontoen din.

Avstem denne kontoen på samme måte som du ville avstemt en hvilken som helst annen bankkonto.

Denne kontoen bør du avstemme hver gang skattekontoret sender deg en kontoutskrift.

Holde budsjettene på rett spor

Budsjetter er like mye en test av personlighet som de er en øvelse i regning og planlegging. Her er noen tips for å hjelpe budsjettene dine nærme målet:

• Tenk på personen (enten det er deg eller noen andre) som utgjør figurene. Er de en optimist eller en pessimist? Avhengig av svaret på dette spørsmålet, juster tallene dine tilsvarende.

• Selgere er optimister (de ville ellers ikke overlevd i jobbene sine). Ta salgsprognosene deres med en klype salt.

• Hvis du har mange mennesker som jobber i virksomheten din, be dem om deres innspill til budsjetttallene. Jo mer involvert alle er, jo mer realistisk og oppnåelig er budsjettet.

• Så snart den første måneden har gått, sammenligne budsjetter med faktiske resultater, ved å bruke MYOBs Profit & Loss Budget Analysis-rapport. Gjør dette hver måned for å mestre den sanne kunsten å se på krystallkuler.

• Tillat alltid uforutsette utgifter, spesielt hvis du lager et budsjett for en ny virksomhet. Ting koster alltid mer enn du tror.

• Vurder nøye tidspunktet for uregelmessige betalinger, for eksempel kvartalsvise strømregninger, måneder med fem lønnsuker og årlige forsikringspremier.

Arbeid med generelle tidsskrifter

Generelle journaler er vanligvis regnskapsførernes domene, men hvis du er seriøs med dette MYOB-spillet, kan noen eller andre før eller siden be deg om å registrere en generell journal. Kanskje du justerer for avskrivninger, registrerer en justering for slutten av året eller omdisponerer utgifter fra en konto til en annen.

Her er noen generelle tips for hvordan du kan takle denne spesielt vanskelige situasjonen:

Gå til kommandosenteret for kontoer og klikk på Registrer journaloppføring.

Ta en pause og tenk nøye gjennom datoen.

Generelle journaler er vanligvis justeringer av et eller annet slag, og bør som oftest gis en annen dato enn systemdatoen som tilbys. Dater journalen slik at den samsvarer med perioden som justeringen gjøres for - hvis du gjør en avskrivningsføring for november, dater journalen som november.

Ta opp et detaljert notat.

Forklar hva du gjør og hvorfor.

Debiter én konto eller kontoer, og krediter én konto eller flere kontoer.

For hver linje kan du angi et beløp i Debet-kolonnen eller Kreditt-kolonnen - ikke i begge. Du kan imidlertid legge til så mange linjer du vil.

Tenk på avgiftskodene for hver linje.

De fleste generelle tidsskrifter påvirker ikke GST, så den vanlige skattekoden er NT. Men hvis du ikke er sikker, spør regnskapsføreren din.

Sjekk at totale debeter samsvarer med totale kreditter.

De gjør? Da skal beløpet utenfor saldo nederst vises som null

Klikk på Registrer for å fullføre journalen.

Gjerningen er gjort.

Håndtering av utenlandske transaksjoner

MYOB AccountRight inkluderer for øyeblikket ikke funksjoner for utenlandsk valuta. Hva er løsningene på dette dilemmaet?

• Hvis du eksporterer varer til utlandet, men salget er i australske dollar, selv om du eksporterer varer til utlandet, trenger du ikke funksjoner for utenlandsk valuta.

• På samme måte, hvis du kjøper varer fra utlandet med australske dollar, trenger du ikke utenlandsk valuta. Hvis du for eksempel kjøper noe med ditt australske kredittkort, selv om prisen som ble oppgitt var i amerikanske dollar, når beløpet vises på kontoutskriften din, vil dette beløpet allerede være konvertert til australske dollar.

• Hvis du ikke allerede har kjøpt MYOB, kan du fortsatt velge den gamle MYOB Premier Classic-versjonen, som inkluderte utenlandsk valuta. Den største ulempen er at denne versjonen ikke inkluderer bankfeeds eller skyfunksjoner.

Sist, før du gjør noe, kontakt MYOB kundeservice. Funksjonene i MYOB AccountRight endres hele tiden.