5 Regnskapskontroller for QuickBooks

Her er en rask oppsummering av fem kraftige teknikker for å minimere problemene som dukker opp når du har folk med varierende ferdighetsnivå og pålitelighet som jobber med QuickBooks-dataene dine:

• Sammenlign regelmessig antall fysiske varelager med lagerregnskap. En ting du kan gjøre, både for å minimere beholdningstapene og for å opprettholde nøyaktige regnskapsposter, er å jevnlig sammenligne fysiske tellinger av beholdningen din med det regnskapspostene dine viser. Å telle de mest verdifulle og lettest å stjele gjenstandene ofte oppnår to ting:

  • Lagerkrymping identifiseres raskt.

  • Bedriftseieren kan minimere beholdningskrymping ved å identifisere typen beholdning som oftest blir stjålet, eller til og med når beholdningen oftest stjeles.

• Avstem bankkontoer. En annen ting bedriftseiere bør gjøre, etter min mening, er å avstemme sine egne bankkontoer. Ofte skjer ansatttyveri av regnskapspersonell når ansatte finner ut hvordan de skal skrive sjekker på selskapets bankkonto som eieren ikke ser. En sikker måte å finne en fiktiv og uredelig transaksjon på er å få eieren til å avstemme kontoutskriften. I tillegg har alle uklare, mistenkelige transaksjoner en tendens til å bli åpenbare når bedriftseieren ser nøye på sjekkene.

• Skille regnskap fra fysisk varetekt der det er mulig. I en liten bedrift er det ikke alltid lett å skille regnskapet for en aktivitet fra den fysiske varetekten eller det fysiske ansvaret for den aktiviteten. For eksempel er det vanskelig å skille lagerregnskapet fra fysisk oppbevaring eller tilgang til det varelageret. En butikkmedarbeider, for eksempel, kan være i stand til å stjele sigaretter enkelt og også justere lagerregistreringer gjennom kassasalg for sigaretter. Likevel, uansett hvor du kan skille fysisk varetekt fra regnskap, forekommer innebygd feilkontroll. Den som foretar regnskapet kontrollerer indirekte de fysiske depotmottakernes forvaltning av eiendelen.

• Lær ansatte i bruk av QuickBooks. Du bør lære opp ansatte til å bruke QuickBooks hvis du har en bedrift av en hvilken som helst størrelse, av to grunnleggende grunner: Noen som vet hvordan de skal bruke QuickBooks er mindre sannsynlig å gjøre utilsiktede feil, og rotete regnskapsdokumenter kamuflerer ansattes tyveri.

• Lukk QuickBooks-filen. Her er en siste teknikk verdt å vurdere. Selv om du ikke er pålagt å avslutte regnskapsåret i QuickBooks, vil du kanskje fortsatt gjøre dette for å opprettholde integriteten til dataene dine. Slik gjør du: Velg kommandoen Rediger → Innstillinger, velg Regnskap, velg kategorien Selskapsinnstillinger, og klikk deretter på knappen Sluttdato Still inn dato/passord. Når QuickBooks ber deg, spesifiser en sluttdato og passord. Etter at du har gitt denne informasjonen, forbyr eller begrenser QuickBooks brukere fra å endre eller legge inn transaksjoner datert før sluttdatoen.