5 avstemmingstriks for QuickBooks

Avstemming av bank- og andre kontoer i QuickBooks er noe du trenger og ønsker å gjøre. Slikt arbeid forbedrer nøyaktigheten til dataene dine. Arbeidet kan også fange opp alvorlige problemer (som ansattesvindel eller underslag).

Dessverre blir det å avstemme bankkontoer og andre kontoer ofte til et frustrerende arbeid fordi kontoer ser ut til å være umulige å avstemme. Hvis du støter på en uforsonlig forskjell, ikke gi opp - i hvert fall ikke ennå. Prøv i stedet de fem triksene som er oppført nedenfor:

• Bekreft kontoen. Her er et første triks eller tips hvis du prøver å avstemme en konto (som en bankkonto) i QuickBooks og arbeidet ikke går problemfritt. Er du sikker på at du jobber med riktig konto? Det høres ganske dumt ut, ikke sant? Men hvis du for eksempel har flere bankkontoer, kan det hende du prøver å avstemme feil konto eller bruke feil kontoutskrift for å avstemme kontoen din.

• Se etter manglende transaksjoner. Her er et annet triks å prøve. Kan du oppdage manglende transaksjoner? Hvis du for eksempel prøver å avstemme en bankkonto, sjekk kontoutskriften for å se om banken har registrert transaksjoner som du ikke har. Disse manglende transaksjonene kan selvsagt føre til at sluttsaldoen din ikke er lik den utlignede saldoen din. Etter at du har registrert disse transaksjonene og merket dem som klarerte, kan kontoen din avstemmes.

• Dobbeltsjekk dataoppføringen. Her er en annen ting å se etter. Har du registrert transaksjoner riktig? Dette kan også høres dumt ut, men hvis du registrerte transaksjonen, og du har noen få pennies eller noen få dollar unna – kanskje du har transponert et par tall – vil du ikke kunne avstemme kontoen din. Det er sannsynligvis veldig vanlig når du legger inn dusinvis og dusinvis av transaksjoner å av og til registrere en transaksjon som er feil. Enkelte feil må fikses før du kan avstemme en konto.

• Gå på nettet. Her er en veldig enkel idé (kanskje for fremtidige avstemminger du må gjøre). Å avstemme en konto er mye enklere hvis du bruker nettbank. Med nettbank henter du og legger inn mye av dataene dine elektronisk, noe som i utgangspunktet eliminerer datainntastingsfeil.

• Ta en pause. Her er et siste tips. Hvis du har sjekket alt og fortsatt ikke finner avviket i regnskapet (eller problemet i bankens kontoutskrift), gi deg selv en pause. Sett avstemmingen til side for en dag eller to. Hvis du kommer tilbake til forsoningen senere, med nye øyne, finner du ofte problemet du ikke kunne se før.