4 måter å holde økonomiske poster ryddige i QuickBooks 2015

Påliteligheten og anvendeligheten til QuickBooks 2015-dataene dine avhenger i stor grad av hvor ryddig og ryddig du holder dine økonomiske poster. For å hjelpe deg eller dine ansatte til å gjøre en bedre jobb med dette, bør du vurdere å bruke følgende fire teknikker.

Teknikk #1: Avstem QuickBooks bankkontoer regelmessig

Når du tar deg tid til å avstemme en bankkonto, forbedrer du ikke bare nøyaktigheten av bankkontopostene dine (inkludert kontosaldoene dine); men du sjekker også indirekte en haug med andre transaksjoner, inkludert alle inntektene som strømmer inn på en bestemt bankkonto. Og du sjekker utgiftene utbetalt fra en bestemt konto.

Så, bunnlinjen: Avstem bankkontoene dine regelmessig.

Teknikk #2: Oppdater saldo på lånekontoer

Hvis du har lånt penger i banken, bør du dobbeltsjekke kontosaldoen. Og du bør oppdatere kontosaldoen hvis den ikke samsvarer med utlånerens årsavslutning.

Lånekontosaldoene blir vanligvis "feil" over tid fordi fordelingen av betalinger i hovedstol- og rentekomponentene er litt dårligere. Denne feilen begynner å øke over tid.

Du kan ofte fikse saldo på lånekontoer ved å legge til en journalpost som "fikser" den feilaktige kontosaldoen og deretter kaster den nødvendige debet- eller kreditmotregningen til lånerentekostnadskategorien.

Teknikk #3: Se etter foreldreløse betalinger

Folk synes det er overraskende enkelt å legge inn kundebetalinger, men bruker aldri betalingene på en faktura. Når denne unnlatelsesfeilen oppstår, utelater virksomheten inntekter fra resultatregnskapet og undervurderer inntektene og fortjenesten. Så dette er en dårlig feil.

Du kan finne noen av disse foreldreløse betalingene i QuickBooks-filen din ved å lage en balanse på kontantbasis. Hvis en saldo på kontantbasis viser en negativ verdi for kundefordringer, indikerer det at du har lagt inn betalinger i QuickBooks, men aldri lagt inn betalingen på en faktura.

For å fikse denne feilen (eller fikse denne feilen flere ganger hvis du har gjort flere feil), må du bla gjennom kundebetalingene dine eller lage en rapport over transaksjoner for en kunde for å finne de du ikke har brukt.

Teknikk #4: Se gjennom balansen din

Vet du hvor regnskapsfeil ofte viser seg mest slående? På balansen din.

Av denne grunn, få en vane med regelmessig å produsere en balanse. Se etter rare tall, for eksempel uinnsatte midler som utgjør $40 000 (som betyr at QuickBooks tror du har 40 tusen dollar liggende rundt på kontoret et sted) eller en kontantsaldo som er $11.000 (som betyr at du har overtrukket brukskontoen din med 11 tusen).

Du kan undersøke morsomme balansetall ved å dobbeltklikke på den odde verdien i rapportvinduet og deretter se gjennom transaksjonsdataene som gir en åpenbart feil verdi.

Et siste poeng om denne feilkontrollteknikken: Ofte er feilen som gir en gal balanseverdi ikke en transaksjon som er angitt feil, men en transaksjon som er utelatt.

Hvis du virkelig ønsker å grave i balanseoppryddingen, kan du gå deg gjennom en mye lengre liste over balanseoppryddingsoppgaver på Evergreen Small Business-bloggen .