11 ting å gjøre hvis din ikke-online konto ikke balanserer i QuickBooks 2016

Her er noen forslag for å avstemme en konto når du har problemer i QuickBooks. Hvis du sitter foran datamaskinen og vri på hendene, prøv tipsene i denne delen:

• Sørg for at du jobber med riktig konto. Høres dumt ut, ikke sant? Hvis du har flere bankkontoer, er det imidlertid lett å havne på feil konto. Så fortsett og bekreft for eksempel at du prøver å avstemme brukskontoen din i Mammoth International Bank ved å bruke Mammoth International Banks kontoutskrift.

• Se etter transaksjoner som banken har registrert, men du ikke har. Gå gjennom kontoutskriften for å forsikre deg om at du har registrert hver transaksjon som banken din har registrert. Du kan enkelt overse uttak fra pengeautomater, spesielle gebyrer eller servicegebyrer (som gebyrer for sjekker eller bankboks), automatiske uttak, direkte innskudd og så videre.

  Hvis forskjellen er positiv — det vil si at banken mener at du har mindre penger enn du tror du burde ha — kan det hende du mangler en uttakstransaksjon. Hvis forskjellen er negativ, kan det hende du mangler en innskuddstransaksjon.

• Se etter reverserte transaksjoner. Her er en vanskelig en: Hvis du ved et uhell skriver inn en transaksjon bakover - et innskudd som et uttak eller et uttak som et innskudd - balanserer ikke kontoen din. Og feilen kan være vanskelig å finne. Avstem-vinduet viser alle de riktige transaksjonene, men et transaksjonsbeløp vises i feil liste. (Beløpet vises i Innskudds- og andre kreditter-listen når det hører hjemme i Sjekk- og betalings-listen, eller omvendt.) Sjekken du skrev til Acme Housewreckers for riving av carporten din, vises i Innskudds- og andre kredittlisten, for eksempel.

• Se etter en transaksjon som er lik halvparten av forskjellen. En praktisk måte å finne transaksjonen du skrev inn baklengs – hvis du bare har én – er å se etter en transaksjon som tilsvarer halvparten av den uforsonlige forskjellen. Hvis forskjellen er $200, for eksempel, kan du ha lagt inn et $100 innskudd som et uttak eller et $100 uttak som et innskudd.

• Se etter en transaksjon som er lik differansen. Her er et åpenbart poeng: Hvis forskjellen mellom bankens og dine poster tilsvarer en av transaksjonene som er oppført i registeret ditt, kan det hende du feilaktig har merket transaksjonen som slettet eller feilaktig latt transaksjonen være umerket (vist som uavklart). Kanskje det var for tydelig. Naaaah.

• Se etter transponerte tall. Transponerte tall er flip-floppede sifre. Du angir for eksempel $45,89 som $48,59. Disse kalkunene forårsaker alltid hodepine for regnskapsførere og bokholdere. Hvis du ser på tallene, er det ofte vanskelig å oppdage en feil fordi sifrene er de samme. For eksempel, når du sammenligner et sjekkbeløp på $45,89 i registeret med en sjekk på $48,59 vist på kontoutskriften, viser begge sjekkbeløpene de samme sifrene: 4, 5, 8 og 9. De viser dem bare i en annen rekkefølge .

  Transponerte tall er vanskelige å finne, men her er et triks du kan prøve: Del forskjellen som vises i Reconcile-vinduet med 9. Hvis resultatet er et partall på dollar eller cent, er sjansen stor for at du har et transponert tall et sted.

• Bruk knappen Finn avvik. Dialogboksen vist nedenfor inkluderer en Finn avvik-knapp, som du kan klikke for å vise en annen dialogboks som skriver ut rapporter som kan hjelpe deg med å avstemme kontoen din. Spesielt lar dialogboksen deg se en rapport over endringer som er gjort i tidligere godkjente transaksjoner (noe som ville være ganske mistenkelig bokføringsaktivitet og definitivt ville ødelegge avstemmingen din).

  Den viser også en rapport som viser transaksjoner merket som klarert under tidligere avstemminger, noe som kan være interessant fordi du kanskje feilaktig merket en transaksjon som klarert før den virkelig ble klarert.

  

  Dialogboksen Start avstemming.

• La noen andre se over arbeidet ditt. Denne ideen kan virke ganske åpenbar, men du vil bli overrasket over hvor ofte et andre par øyne kan finne noe du har oversett. Be en av dine medarbeidere eller ansatte (helst den personen som alltid ser ut til å ha altfor mye fritid) om å se over alt for deg.

• Vær på utkikk etter flere feil. Hvis du finner en feil ved å bruke denne vaskelisten og du fortsatt har en forskjell, kan du begynne å sjekke øverst på listen igjen. Du kan for eksempel oppdage, etter at du har funnet et transponert nummer, at du skrev inn en annen transaksjon bakover, eller feilaktig slettet eller fjernet en transaksjon.

• Prøv igjen neste måned (og kanskje måneden etter det). Hvis forskjellen ikke er stor i forhold til størrelsen på bankkontoen din, kan det være lurt å vente til neste måned og prøve å avstemme kontoen på nytt.

  Tenk på følgende eksempel: I januar avstemmer du kontoen din, og differansen er $24,02. Så avstemmer du kontoen i februar, og differansen er $24,02. Du avstemmer kontoen i mars, og – overraskelse, overraskelse – forskjellen er fortsatt $24,02. Hva foregår her?

  Vel, startkontosaldoen din var sannsynligvis redusert med $24,02. (Jo flere måneder du prøver å avstemme kontoen din og finner ut at du alltid får $24,02 i rabatt, jo mer sannsynlig er det denne typen feil.) Etter den andre eller tredje måneden er det å la QuickBooks legge inn en justeringstransaksjon på $24,02. ganske rimelig slik at kontoen din balanserer.

  Hvis du har avstemt kontoen din med QuickBooks før, kan det hende at arbeidet ditt ikke er feil. Feilen kan være (trommerull, takk) bankens! Og i dette tilfellet bør du gjøre noe annet...

• Sett deg i bilen, kjør til banken og be om hjelp. Som et alternativ til den foregående ideen – som forutsetter at bankens kontoutskrift er korrekt og at registrene dine er feil – prøv denne ideen: Be banken om å hjelpe deg med å avstemme kontoen. Hint om at du tror feilen sannsynligvis er bankens, men på en veldig hyggelig, hjertelig måte. Smil mye.

  Og en annen ting: Sørg for å spørre om hvilket produkt banken for øyeblikket annonserer i lobbyen (noe som oppmuntrer personalet til å tro at du er interessert i det 180-måneders innskuddsbeviset, noe som får dem til å være ekstra hyggelige mot deg ).

  Generelt er bankens journalføring vanligvis ganske bra. Ikke desto mindre kan det være at banken din har gjort en feil, så be om hjelp. Sørg for å be om en forklaring på alle transaksjoner du oppdager bare ved å se dem på kontoutskriften din. Forresten, du vil sannsynligvis betale for denne hjelpen.