10 tips for å forbedre kontantstrømmen din med Xero

Kontanter er avgjørende for å overleve en bedrift, og Xero kan brukes til å spore dem. Kontanter må strømme inn i virksomheten, så virksomheten har penger til å betale for generelle utgifter som husleie, lønn og lager. Her er ti beste tips for å sikre at du bruker Xero effektivt for at kontanter skal strømme inn på forretningsbankkontoene.

Avstem bankkontoer regelmessig

For å sikre at Xero-dashbord og -rapporter er korrekte og oppdaterte, bør du gjøre det til en vane å avstemme bankkontoer ofte. Med tidsriktig informasjon, du kan være trygg på at rapporter om utestående fakturaer er korrekte og i stand til å kommunisere med kunden s omgående. Alternativet er å vente med å sjekke kvitteringene på alle pengene som kommer inn i virksomheten før du begynner å jage kunden for betaling.

Følg med på forventet kontantstrøm inn i virksomheten

På Xero-hjemmepanelet er dashbordet for fakturaer til deg, som oppsummerer informasjon om gjeldende kundefordringer og inkluderer en graf. Du kan raskt klikke deg gjennom for å finne ut verdien av utestående fakturaer, gjeldende og utkast til fakturaer, og gå ned for å se detaljene på salgsdashbordet. En gang på salgsdashbordet kan du klikke på boksen i Forventet dato-kolonnen og legge til notater og oppdatere forventet dato for fakturaen.

Tilpass Xero-fakturaer

Xero-fakturaer bør tilpasses for å inkludere bankinformasjon og betalingsbetingelser. Dette gjør det enkelt for kundene å betale deg. Din betalingsgateway-detaljer kan også legges til fakturaen via fakturamerkingstemaet. Skriv ut en kopi av fakturaen din og sjekk visuelt at det er enkelt for kundene å finne ut hvordan de skal betale virksomheten.

Send ut Xero-fakturaer raskt

Fakturaer kan sendes via e-post fra Xero-salgsområdet (eller hvilken som helst mobilenhet), og sparer deg for kostnadene for et stempel og tidspunktet for å sette fakturaen inn i den vanlige leverandørgjeldprosessen; ofte noen dager hvis du hadde brukt postboksen.

Når du sender en faktura via Xero har du muligheten til å sende den som PDF via Xero-nettverket, og som en online lenke. En klient kan laste ned PDF-en, kutte ned et tre, skrive den ut og arkivere den - boo! Eller de kan lagre PDF-en på datamaskinen, og sørge for at de har et vanlig sikkerhetskopieringssystem på plass.

Hvis de er en superkul Xero-bruker som deg, kan de minimere dataregistrering ved å koble til Xero-systemet ditt og motta fakturaen direkte på kontoene deres som et utkast til regning. Kunden kan klikke på en hyperlenke, automatisk generert i fakturaen du sendte dem, og se fakturaen online. Når de klikker på linken den grønne haken mot fakturaen på din Sales dashbordet mørkere, slik at du vet at de har sett det. Deilig, hei?

Engasjer deg med mobilteknologi

Installer Xero-appen på din iPhone og omfavn skyen ved å fakturere mens du er på veien. Jo raskere fakturaen utstedes, desto raskere betales den og desto raskere kvitteres kontanter av banken.

Send Xero-utskrifter i slutten av måneden

Med bare noen få klikk via Xero Sales-dashbordet kan aktivitet og utestående kontoutskrifter som oppsummerer kundefakturaer enkelt sendes til kunder som har utestående saldoer.

Gjennomgå rapporten for gamle fordringer

Gamle fordringer-rapporten finner du på Xeros rapportdashbord og viser alle fordringer etter klient og måned. Du kan klikke på data for å avdekke ytterligere detaljer om fakturaen og kunden.

Se gjennom kontantposisjonsrapporten

I Xeros sammendragsrapport har du tilgang til en kontantposisjonsrapport. Den første informasjonsblokken i denne rapporten er en enkel oversikt over kontantsituasjonen til virksomheten: Kontanter mottatt, Kontanter brukt, Kontantoverskudd (underskudd) og Utgående banksaldo.

Positive avvik er uthevet grønt og negative avvik er uthevet rødt. Dette er en oversikt på høyt nivå over virksomhetens kontantbeholdning, og det kan trigge deg til å gå dypere i detalj om nødvendig.

Kontantposisjonsrapporten hjelper deg også med å forstå detaljene bak virksomhetens netto kontantbevegelse. Ved å holde deg informert om kontantbevegelsen til virksomheten din, er du i en bedre posisjon til å ta proaktive beslutninger, for eksempel å utsette utgifter hvis kontantstrømmen er treg.

Følg også med på stolpediagrammet Total Cash In and Out på hjemmedashbordet, som fremhever kontantbevegelsene de siste seks månedene.

Omfavn den samarbeidende naturen til skyen

Gi et virtuelt teammedlem eller konsulent tilgang til Xero-filen din, og de kan jage utestående regninger og oppdatere kundeposter eksternt.

Invester i en tilleggsløsning for å samle inn gjeld

Ikke la kundene behandle deg som en bank. Invester i en av Xeros tilleggsløsninger for gjeldssporing som Debtor Daddy, Satago, Chaser eller Late Fee Manager. Disse tilbyr en rekke funksjoner, inkludert høflighetspåminnelser før en faktura forfaller, automatiske e-postpåminnelser som følger opp forsinkede betalinger, og muligheten til å sende tekstmeldinger, pålegge forsinkelsesgebyrer, servicegebyrer eller renter på fakturaer.