10 nøkler for å bruke teknologi for å administrere småbedriftsposter

Småbedriftseiere overalt har tatt i bruk teknologi for å administrere journalene sine, enten det er å planlegge avtaler, opprette korrespondanse, registrere forretningsdrift, behandle lønn, spore varelager eller mer. Selv om bedrifter ikke har blitt "papirløse", har de erkjent fordelene ved å bruke teknologi for å holde orden. Hvis du fortsatt er lenket til å bruke papir, kan det være på tide for deg å bruke følgende ti nøkler for å erstatte papiret med elektroniske filer.

Bruk Outlook til å holde styr på avtaler, oppgaver og prosjekter

Papirkalenderen som går overalt er nyttig, men har du prøvd å bruke kalenderfunksjonen i et program? Med en datastyrt kalender kan du legge inn en avtale én gang og angi at den skal gjentas daglig, ukentlig, annenhver uke eller månedlig, og du kan angi automatiske påminnelser – oppgaver du ikke kan gjøre på papirkalenderen. Her er en annen bonus: Med programvare som Outlook kan alle ansatte dele kalendere.

Skann visittkort og overfør informasjonen deres til Outlook-kontaktlister

Er du lei av å måtte pløye deg gjennom din Rolodex eller en stor stabel med visittkort for å finne et telefonnummer eller en e-postadresse? Vel, du kan gå bort fra hvilken versjon av dette marerittet du møter. Hvordan? Kjør hvert visittkort gjennom en skanner som inkluderer programvare for å konvertere informasjonen på kortet til kontaktlisten i Outlook. Deretter kan du finne informasjonen du søker med en Finn-operasjon.

Konverter dokumenter til Adobe .pdf-filer

MS Word har et alternativ for å lagre filer som. pdf-er. Prosessen er smertefri. Med et åpent Word-dokument velger du ArkivLagre som Lagre som type, og klikker på rullegardinpilen helt til høyre. Rull nedover listen, merk PDF og klikk Lagre (ved siden av Avbryt nederst i boksen).

Hva er problemet med pdf-filer? Du trenger ikke lenger å bekymre deg for om noen har riktig versjon av programvare for å lese filen din. Enhver datamaskin med Adobe Reader kan åpne en hvilken som helst PDF-fil.

Du kan også skanne brev, fakturaer, annonser – alle dokumenter som passer til skanneren din – og lagre dem som pdf-filer. Bare sørg for at du setter skanneren til .pdf-filtypen før du skanner dokumentet.

Lag mestere for dokumenter som brukes ofte

Når du ofte bruker stort sett samme bokstav, men med mindre endringer, hold en hovedfil av den på datamaskinen. Når du trenger dokumentet, åpner du hoveddokumentet, gjør endringene og skriver ut dokumentet. Husk å lagre filen med et annet filnavn slik at masteren ikke endres.

Bruk regnskapsprogramvare til å opprette fakturaer og innkjøpsordrer

Du trenger ikke å bla gjennom arkivskap fulle av fakturaer eller innkjøpsordrer lenger. Bruk regnskapsprogramvare som QuickBooks eller Sage 50 for å lage disse dokumentene. Det kan hende du må skrive ut og sende dokumenter til en kunde, men selve filen blir værende – ikke i plasskrevende arkivskap – men på datamaskinen din der det å finne en faktura er et spørsmål om å skrive noen få tastetrykk.

Automatiser timekort, prosjektfakturering og lønnsbehandling

Du kan erstatte punching og behandling av timekort med elektronisk innlogging og behandling av lønn. Tenk på tiden som er spart og feilene som er unngått. En arbeidsgiver sier at selskapet hans kuttet lønnsbehandlingen fra 6 timer til 45 minutter ved å bruke timekortprogramvare. Nå er det en stor prestasjon.

Og hvis pålitelighet er et problem for virksomheten din, kan du kjøpe et program som krever at hver ansatt plasserer en finger på en skanner når arbeidstiden begynner og avsluttes! Dette fingeravtrykk høres ut som en sci-fi-film, ikke sant?

Spor inventar elektronisk

Hvis den lille bedriften din involverer inventar, er bruk av teknologi den eneste veien å gå. Optical Character Recognition (OCR)-programvare gjør det mulig for bedriften å holde en nøyaktig oversikt over beholdningen, fylle bestillinger raskere, sende bestillinger sømløst og fakturere nøyaktig fordi alt spores av datamaskinen. Du kan administrere alle disse prosessene ved å bruke etiketter og tall på dataskjermen.

Registrer kjøp og produktdetaljer om eiendeler i et regneark eller en database

Når du kjøper utstyr eller andre eiendeler, registrerer du kjøpet og produktdetaljene i et regneark eller en database. Med all informasjon til fingerspissene kan du kontakte leverandøren med eventuelle problemer eller raskt telle opp eiendelene dine for et regnskap eller svare på en forespørsel om informasjon om eiendeler fra banken.

Gjør skattetid til et stykke kake

Når alle eller de fleste postene dine er på datamaskinen, er det mye enklere og mer nøyaktig å utarbeide skatt enn å overføre data fra papirdokumenter til datamaskinen.

Med alle dine fakturaer eller innkjøpsordrer i et regnskapsprogram, kjører du bare en rapport og — voila! – Programvaren gir deg totalen av fakturaer eller innkjøpsordrer for året. Det samme gjelder lønn, varelager og eiendeler. Du kan hente alt du systematisk har lagret på datamaskinen når du trenger det.

Backup filer

En ekstra fordel med å bruke teknologi for å administrere postene dine for små bedrifter er at du kan sikkerhetskopiere dem - lagre dem på en datamaskin på et annet sted eller en flash-stasjon, for eksempel.

Hvorfor er det så viktig? Den mest dyrebare datamaskinressursen er dataene den har. Behold en ekstra kopi av disse dataene slik at du aldri møter forferdelsen av tapte poster. Du får sjelden forhåndsvarsel om at innbruddstyv kommer til å stjele datamaskinen din, en brann kommer til å smelte den, eller at den bare skal dø.