Hvordan sette opp en ny bruker i QuickBooks Online Accountant

Hvis regnskapsfirmaet ditt har mer enn én person som trenger tilgang til QuickBooks Online-klientselskaper, kan personen som oppretter QBOA-kontoen – kalt, på QBOA-språk, hovedadministratoren – sette opp de andre brukerne. De andre brukerne får sin egen påloggingsinformasjon og tilgang til de klientene som hovedadministratoren spesifiserer; for disse kundene kan brukeren få tilgang til regnskapsførerverktøyene. Hovedadministratoren spesifiserer også brukerens tilgangsnivå til firmaets informasjon; en bruker kan ha grunnleggende, full eller tilpasset tilgang.

Å bruke separat QBOA-påloggingsinformasjon bidrar til å opprettholde sikkerheten i QBOA, fordi mye finansiell informasjon (for eksempel produktabonnement og faktureringsinformasjon) er knyttet til påloggingsinformasjon.

Så, hva er forskjellen, statusmessig, mellom grunnleggende, full og tilpasset tilgang?

• De brukerne med full tilgang kan åpne og jobbe i firmaets bøker så vel som i klient QBO-selskaper og kan få tilgang til Team-siden og gjøre endringer i enhver brukers privilegier.
• De brukerne med grunnleggende tilgang kan bare få tilgang til klient QBO-selskaper.
• De brukerne med tilpasset tilgang har ikke mer enn grunnleggende eller full tilgang med minst ett privilegium som er forskjellig fra QBOAs standardinnstillinger for grunnleggende eller full tilgang.

For å sette opp flere brukere i en QBOA-konto, setter hovedadministratoren eller et hvilket som helst firmamedlem med full tilgangsrettigheter til QBOA opp andre medlemmer av firmaet; under prosessen sender QBOA en e-post til de andre firmamedlemmene som, for denne diskusjonen, vil bli referert til som inviterte . Når en invitert aksepterer invitasjonen, ber QBOA den inviterte om å sette opp sin egen QBOA-påloggingsinformasjon. Følg disse trinnene for å sette opp en ny bruker i en QBOA-konto:

Logg inn på QBOA.

Klikk på Team i navigasjonslinjen.

Team-siden vises.

Klikk på Legg til bruker-knappen.

Veiviseren for Legg til bruker starter.

På den første siden i veiviseren for Legg til bruker, fyll inn navn, e-postadresse og tittel på teammedlemmet du vil legge til.

Teammedlemmets tittel er valgfri.

Klikk Neste.

Den andre siden i veiviseren Legg til bruker vises. På denne siden identifiserer du privilegiene knyttet til firmaet ditt som du ønsker å gi til teammedlemmet.

Velg typen tilgang du vil gi til teammedlemmet.

Du kan tildele grunnleggende, full eller tilpasset tilgang; en beskrivelse av hver type tilgang vises på høyre side av siden. Tildel full tilgang til de teammedlemmene som skal ha tilgang til din egen bedrifts bøker. Tildel grunnleggende tilgang for kun å gi et teammedlem tilgang til QBO-klientbedrifter.

Du kan gjøre endringer i individuelle innstillinger; hvis du gjør det, setter QBOA teammedlemmets tilgang til Custom som standard.

Klikk Neste.

Det siste skjermbildet i veiviseren Legg til bruker vises. På denne siden identifiserer du klientene som teammedlemmet skal kunne utføre arbeid for.

Velg bort klienter etter behov.

Klikk Lagre.

QBOA legger til den nye brukeren til teamet ditt og tildeler statusen Invitert til brukeren. I tillegg indikerer Status-kolonnen på Team-skjermen at QBOA sendte en e-postinvitasjon til brukeren, og inviterte brukeren til å bli med i teamet ditt. Etter at brukeren har svart på QBOA-invitasjonen, endres brukerens status til Aktiv på Team-siden i QBOA.

E-postinvitasjonen som QBOA sender ser slik ut.

Mottakeren klikker på Godta invitasjon-knappen, og forutsatt at den inviterte ikke allerede har påloggingsinformasjon for QBOA, vises siden nedenfor. På denne siden setter den inviterte opp QBOA-påloggingsinformasjon ved å oppgi en bruker-ID (som ikke trenger å være en e-postadresse) og et passord. Når den inviterte klikker på Opprett bruker, bekrefter QBOA at bruker-IDen er tilgjengelig, setter opp påloggingsinformasjonen og viser en side der en Logg på-knapp vises. Ved å klikke på Logg på-knappen logges brukeren på QBOA med brukerens tildelte rettigheter.

For å logge på QBOA i fremtiden, navigerer teammedlemmet til qbo.intuit.com og oppgir påloggingsinformasjonen hennes.